科研院所设备档案管理及利用的几点思考

　　摘 要 我们正处在信息高速传递的时代，档案工作已经日益成为各项工作的基础和支撑，而科研院所中档案信息资源的开发利用程度更是直接或间接的影响着项目的申报、预算与执行、验收等，对科研经费的申请、规范使用及管理具有重要的意义。文章通过对科研院所设备档案管理及信息资源的开发利用工作过程进行总结，提出设备档案信息资源开发利用中的重点及潜在效益，从而推动科研院所档案信息资源开发利用工作结构的优化，提高质量。

　　关键词 档案信息资源开发利用 设备档案 科研经费 电子化 服务

　　档案信息资源开发利用是指檔案馆(室)根据特定利用者的需求或社会需求，将馆(室)藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。其基本方式有档案借阅、档案复制、档案证明、档案咨询、档案开放、档案公布、档案编研、档案展览八种方式。

　　一、树立以科研服务为中心的档案工作定位

　　近年来我国科研经费投入持续增长，据国家统计局发布的2016年全国科技经费数据[1]显示，全国共投入研究与试验发展(R&D)经费15676.7亿元，比2015年增长了10.6%，占国内生产总值①的2.11%，按研究与试验发展(R&D)人员(全时工作量)计算的人均经费为40.4万元，比2015年增长了6.68%，其中应用研究②和试验发展③经费所占比重分别为10.3%和84.5%，增长速度为5.4%和11.1%。中国科学院作为我国建设国家创新体系构想的创建者及科研创新的推动者，作为中国科研的领航者，其更是承担着中国科研发展的重担，科研经费的申请及管理是科研院所各项工作的核心。同时，科研院所的设备购置经费80%来源于项目经费，因此在经济审计、结题验收等阶段设备档案的验收成为了验收的主体，需要一套完整的设备档案为后盾。树立以科研服务为中心的定位，不仅奠定了档案工作的主体地位，更为档案立卷工作提供了便利，从文件的产生到档案的立卷，能形成一套真实、完整的档案资料，极大限度的为重要设备在使用年限较久或人员更替后需借阅资料的情况提供了保障。

　　以此，建立的设备档案信息资源，能有效地达到为科研经费的规范管理及优化使用提供帮助的目的。

　　二、建立电子共享为主、纸质立卷为辅的设备档案管理系统

　　目前大部分科研院所的设备档案还未进行电子化，纸质载体的设备档案占绝大多数。随着感光技术、磁记录技术，特别是电子信息的发展，越来越多的社会活动采用新型载体和记录方式，纸质为载体的档案受到了极大的冲击。对于以感光、磁性材料等为载体的新型档案而言，纸质档案在真实、安全、直观性、较强的凭证效力和法律效力等方面有新型档案不可替代的优点[2]20。但纸质档案在存储中需要大量的空间、质量容易受到储存环境的影响、不易于远距离大批量的共享等缺点，造就了纸质档案目前尴尬的境遇。

　　以中科院的设备档案为例，其设备档案主要有设备的预算申请及批复、固定资产采购计划表、调研记录、沟通磋商记录、设备分析会纪要、招标文件、投标文件、中标通知书、评标报告、合同、技术协议、验收凭证、结算资料、记账凭证、说明书等材料。在科研院所中，设备档案信息资源的借阅中，以查询其沟通记录、合同商务条款及技术参数的借阅记录为主。对于该部分的借阅查询时，纸质档案就不具备新型载体档案的快速检索、查阅及共享性。同样，在采购信息的查询记录中，合同商务条款及技术资料咨询量占总咨询量的90%以上，在每年近千份份的合同中，若每次单纯依靠纸质合同的查询，则极大地降低了查询效率，不能及时有效地为科研项目建设和验收提供保障。

　　因此，设备档案信息的电子化是科研院所档案工作的重点，通过档案信息资源的开发不仅能实现档案信息资源的快速检索及共享利用，还能实现提升档案信息的价值。同时，借助档案建设，建立文件共享高速网络，对重要设备的资料进行电子化，建立电子共享为主，纸质立卷为辅的设备档案管理系统，可以不断提高设备信息的检索效率，提高信息查全率，提升资料共享率，提升档案工作价值。

　　三、通过档案信息资源建设，强化设备购置监管，规范经费使用

　　利用建立的档案信息共享高速网络，在新申请购置的设备审批时，可以及时有效地查询相似设备的购置价格、供应商、配置及技术参数等信息，同时，依托中科院推行的仪器设备开放共享制度，对通用的测试设备在申请购置阶段就进行严格把关，做到有效控制通用测试设备的配比，提高共享测试设备的使用率，节约科研经费，降低设备的运行成本，减轻科研基础设备的购置压力，提升尖端设备的购置能力，间接提高科研经费的有效使用率，规范科研经费的使用，做到科研经费的有效管理。

　　四、及时研读政策，发挥长处，弥补经费不足“短板”

　　对着国家科研经费投入比例的增加，每年对于重要行业及重点研究方向的设备的补贴也会随着经费投入的情况而出现一定的变动。及时研读政策，跟踪政策动态，变动时可以迅速响应，如国产设备的退税[3]、进口设备的贴息[4]等，对于科研院所而言，该部分政策的补贴，可以一定程度上缓解运行经费的紧张压力。

　　已建立的设备档案电子文件共享网络可以实现采购合同的快速精准查出及提供，在涉及的部门多、要求高、手续繁琐，且对申报单位提供的资料具有较高的要求的国产设备退税工作中及在短时间需提供大量设备的采购合同、技术资料、免税表及报关单的进口设备贴息项目申报中，可以提供稳定的保障。

　　科研经费是科技创新的基础，通过档案信息资源的开发与利用，不断促进科研经费的有效使用率及通过争取政策性的补助，为资源的合理配置及优化提供良好的助力，更好的增强科研院所的核心竞争力，以此推动科研工作的不断发展。

　　注释

　　①统计占比的2016年国内生产总值为国家统计局初步核算数据。

　　②应用研究指為了确定基础研究成果可能的用途，或是为达到预定的目标探索应采取的新方法(原理性)或新途径而进行的创造性研究。应用研究主要针对某一特定的目的或目标。

　　③试验发展指利用从基础研究、应用研究和实际经验所获得的现有知识，为产生新的产品、材料和装置，建立新的工艺、系统和服务，以及对已产生和建立的上述各项作实质性的改进而进行的系统性工作。

　　参考文献

　　[1]国家统计局.2016年全国科技经费投入统计公报[EB].2017-10-10.

　　[2]葛丽阳.浅谈纸质档案管理中的优缺点[J].档案学研究，2012(7)：20.

　　[3]研发机构采购国产设备增值税退税管理办法[Z].国家税务总局公告，2017年第5号.

　　[4]进口贴息资金管理办法[Z].财政部 商务部，2014年第36号.

　　推荐阅读：《档案记忆》(月刊)(原：湖北档案)，创刊于1986年，由湖北省档案局(馆)主管主办。1986年下半年改名《湖北档案》，2016年2月更名为《档案记忆》。杂志是一份开发档案信息资源，走进大众日常生活的文化月刊。

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