在电子表格中利用函数提高数据统计的高效性

　　信息社会，在人们的工作生活及学习中，经常会用到电子表格进行有关数据报表的制作和统计，这其中用得最多的应该是Microsoft Office 中的Excel或WPS office 中的电子表格， 这两种电子表格的用法及功能几乎一致，或説相互兼容。

　　在使用电子表格时，发现绝大部分的人只是用到了其中的表格功能，而其中强大的数据统计功能用得很少，或者几乎不用，还是采用最原始、低效的数数方式在进行统计。

　　为什么会出现这一现象呢?我认为这其中既有主观原因，也有客观原因，主观原因是高效意识不够，客观原因是相关技能掌握不够和熟练程度不够。

　　一、主观意识不够

　　有些人经常或每天都在做有关电子表格的事情，但发现他们只有用到了其中的表格功能，或最简单的排序、简的求和、简单的求平均值，半人工式的计数等。其实现在的电子表格的功能几乎是无所不能，只有你想不到的，没有它做不到，所以在做相关的事情时一定要有高效的意识：有没有快速的方法?有没有自动的方法?有没有关联的方法?有没有程序化、一劳永逸的方法?等等

　　二、相关技能掌握不够或熟练程度不够

　　所谓电子表格的技能，实际就是掌握电子表格中的相关函数的使用，以及函数的组合应用。

　　Excel 函数一共有11 类，分别是：1、数据库函数、2、日期与时间函数、3、工程函数、4、财务函数、5、信息函数、6、逻辑函数、7、查询和引用函数、8、数学和三角函数、9、统计函数、10、文本函数、11、用户自定义函数。包含的门类繁多，总共有几千个函数，可以根据自己的工作需要或者兴趣选择某一部分进行学习、研究，勤加练习，加上活学活用，就能将其变成一种强大的工具。

　　在使用函数时，首先对电子表格中的单元格地址的认识是非常重要的。

　　单元格地址分为相对地址和绝对地址(或固定地址)，相对地址在复制或填充的时候地址会根据复制单元格与被复制单元格的相对位置关系自动调整，而绝对地址是在复制过程中不会自动调整、不会改变的地址。究竟用相对地址好还是绝对地址好呢?这要根据你想做的具体事情来决定，有些用相对地址就可以，有些就一定要有绝对地址，有些可能是相对地址与绝对地址配合使用。

　　相对地址的用列号加行号表示，如A5表示A列5行单元格，A1：B5表示A列1行到B列5行的单元格区域。如果在行号或列号前面加上“$”符号即变为绝对地址，如A$5，$A$5，A$5：A$10。如果列号前面加了“$”符号，则在左右复制时列号不变;如果在行号前面加了“$”，则在上下复制时行号不变;如果在行号和列号前面都加了“$”，则在复制时行号和列号都不变。

　　对于普通用户来説，只要掌握了以下几个函数，再结合相对地址与绝对地址的合理使用，基本就能满足日常所需的数据处理和数据统计需要了。

　　1、计数

　　计数就是统计个数，比如统计班级人数、各分数段人数等。

　　常用的计数函数有：Count、Counta、Countif、Countifs等。

　　(1)Count：求某一范围内数值型单元格的个数。如：=Count(A5：B6)

　　(2)Counta：求某一范围内字符型单元格的个数。如：=Counta(A5：B6，C3：C10)

　　(3)Countif：：求某一范围内满足一个条件的单元格个数。如：=Countif(A2：A1500，”G301”)

　　(4)Countifs：求某一范围内满足一个以上条件的单元格个数。

　　如：=Countifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　2、求和

　　求和就是求累加值，比如求总分、班级总分、年级总分等。

　　常用的求和函数有：sum、sumif、sumifs等

　　(1)Sum：求某一范围内单元格的数值之和。如：=Sum(A5：B6)

　　(2)Sumif：：求某一范围内满足一个条件的单元格数值之和。

　　如：=Sumif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Sumifs：求某一范围内满足一个以上条件的单元格数值之和。

　　如：=Sumifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　3、求平均值

　　常用的求平均值的函数有：Average、Averageif、Averageifs等

　　(3)Average：求某一范围内单元格的平均值。如：=Average(A5：B6)

　　(2)Averageif：：求某一范围内满足一个条件的单元格平均值。

　　如：=Averageif(A2：A1500，”G301”)

　　(3)Averageifs：求某一范围内满足一个以上条件的单元格平均值。

　　如：=Averageifs(A2：A1500，”G301”，B2：B1500，”>0”)

　　4、排序

　　排序就是找出某一数据在某一系列数据中位置。简单的可用Rank函数，复杂的可用Countifs函数来处理。

　　(1)Rank函数。Rank函数适合单一类型的数据排序，比如成绩表中不分文理科的全级排名。

　　(2)利用Countifs函数。countifs函本来是用来计数的函数，是计算满足条件的记录个数，但也可以用来解决带条件的排序问题，比如有分文理分科的年级成绩表中按文理找出某位同学的级排名，就可以按这个思路来处理：用countifs函数求出文科或理科中比自己成绩高的人数，然后把这个数加1就是对应学生的文科或理科级排名了。

　　5、查找函数

　　查找函数的主要作用是用一个数据表中的某一个单元格的值作为关键值到另一个数据表中找出对应的所需信息，比如：如果一个数据表中只有学号、姓名、性别列，另一个数据表中含有学号、班级列，现在想在第一个数据表中快速准确地加上班级列信息，这时候就可以用查找函數快速实现。

　　(1)Vlookup函数：纵向查找，也叫列内查找。

　　(2)Hlookup函数：模向查找，也叫行内查找。

　　6、if函数的使用

　　在处理需要标识的事情的时候，用if函数就非常高效和准确，比如在高考成绩表中，如果达到重本线以上的考生就标上“重点”标识，达到本科线的考生就标上“本科”标识等，就可以用if函数来处理。当然if函数还可以用来处理其他的许多事情，比如查错等。

　　7、取小数点位函数

　　取小数点位函数有：Round，RoundUp，RoundDown等。

　　(1)Round：四舍五入。

　　(2)RoundUp：只要指定位数后面的数字大于0就入。

　　(3)RoundDown：指定位数后面的数字舍去，不会进行四舍五入。

　　三、函数的用法和技巧

　　在电子表格的编辑框左侧有个“fx”字样的按钮，点击此按钮，就会在当前单元格插入函数，在弹出的对话框中然后找出你所需的函数，然后点击“确定”，再在弹出的对话框中选择或设置相关的参数(包括单元格地址、单元格范围、条件等)，同时在此对话框中可以找到对应函数的操作技巧及帮助(图2)。

　　在使用函数时，利用“$”符号对单元格地址进行合理控制，就可以用复制的方法得到同类问题的批量处理以及程序化处理。

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文章名称： 在电子表格中利用函数提高数据统计的高效性

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