单套制电子文件管理模式的辨析与思考

　　摘要：文章从文件生命周期、辩证唯物主义和司法实践角度对单套制管理模式的期限、思想和效力展开辨析，在把握其本质的基础上探讨催生单套制管理模式的背景因素，并提出档案工作者应针对电子文件特性创新管理思维和管理方式，以改变认知、加快立法、健全政策和重塑秩序为支点推行单套制管理模式。

　　关键词：单套制;双套制;电子文件管理

　　随着数字媒介体系的发展，电子文件日益成为信息记录、传递、交换与共享的主流方式，也成为国家档案资源的重要组成部分，这是现代化进程的一个显著标志。面对呈指数型增长的电子文件，该如何实现档案管理工作的数字化转型已经成为时下急需解答的难题。目前美国、加拿大、英国、法国、德国、澳大利亚、新加坡、日本和韩国等，均逐步推进或已经实现了单套制管理模式。[1]反观我国档案政策背景和实践选择，对推行电子文件独立管理整体还处于观望阶段。因此，有必要厘清单套制电子文件管理模式本身及其背景因素和基本策略。

　　1单套制电子文件管理模式辨析

　　社会形态的变革、网络逻辑的扩散和开发场景的跨媒介，致使我国档案管理工作长期陷入纸质与电子的混杂状态，造成我国关于单轨制、双轨制、单套制、双套制的电子文件管理模式的争论持续了很长时间。就目前的国际经验和国内实践来看，推行单套制管理模式已经取得了各方共识。然而面对纷繁复杂的实际情况，空喊口号缺乏根基性和思辨性，无法为单套制研究提供基本落脚点。只有结合文件生命周期、辩证唯物主义、司法实践多重角度对单套制管理期限、思想和效力加以梳理辨析，才能明确其定位表述和约束性规则，科学指导电子文件管理模式发展。

　　1.1基于文件生命周期的期限辨析

　　文件生命周期理论是对文件运动规律的科学抽象和客观描述，研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程并将这一过程划分为若干阶段，其中对归档前后文件与管理者主体行为、管理方式之间对应关系的提法更是为相关学术研究创建了参考坐标。关于“套”和“轨”的讨论就是在此基础上阐发的，其重点在于分析文件从一个阶段向另一个阶段过渡的各种影响因素，从中获得明确期限和定位的具体标准，并避免使用一种缺乏适用性的尺度去概括和衡量文件管理现象和关联线索，如图1所示。

　　总的来说，“套”体现的是文件归档保存的状态，即在生命周期中后端，文件是完全在电子环境中存储还是在电子、纸质两种环境中同时保存;而“轨”侧重强调文件自生成、运行到归档、保存、利用的全流程运行状态，是比“套”更偏向于整体性、系统性的概念。目前我国基本上实现了无纸化办公环境，因此与前端相比，对“套”的辩证探析更能凸显问题本质。以归档为核心节点深究文件版本变体及其管理模式的演变轨道，档案机构的管理理念和工作办法也在某种程度上成了一种研究对象。相较于双套制，单套制管理模式彻底颠覆了对传统纸质载体的依赖，旨在将电子文件独立管理嵌入中后端，实现了无纸化理念在文件运动中的全程贯穿。单套双套管理模式的抉择取舍，倒逼着档案工作者直面文件运动中后端的系统存储能力、安全防御技術、主体权责划分、管理制度建设等方面的要求，须审视文件管理在前后不同阶段的衔接度、连贯性和统一性。

　　1.2基于辩证唯物主义的思想辨析

　　T·库克指出，电子文件“把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’的时代。在这个时代，传统档案论述中极为重要的实态文件已不复存在”，“一份文件的定义将因此由一份实态文件变成作者和读者的一种理性的或虚拟的概念”。[2]在虚拟、动态、易变的电子环境中生成和运行的文件丧失了实体感，为单套制管理引来诸多质疑，从而导致我国档案机构大多倾向于以双套制管理模式在物理可控范围内对文件实体加以把握。但“虚拟”一词本身蕴含着技术环境和违背事实的双重内涵，上述仅以技术环境的角度定性单套制未免脱离客观实在范畴。

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文章名称： 单套制电子文件管理模式的辨析与思考

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