加强电子档案管理的分析与思考

　　摘要：随着当前社会科学技术的不断发展，档案管理工作由单一的模式转变成为了信息化、自动化的管理方式。随着事业单位电子档案管理工作的不断深入扩大，事业单位档案管理形成了一种规模性的管理方式，想要保证电子档案的稳定与安全，就必须要强化电子档案的管理模式。电子档案是传播知识的渠道，本文通过对当前电子档案管理工作中的所存在的问题进行深入研究，探索如何加强电子档案的管理策略，为以后电子档案管理提供有价值的参考与借鉴。

　　关键词：电子档案 事业单位 管理措施

　　引言

　　相对于传统的档案管理方式，电子档案管理是一项难度较大的工作，其主要是由于多数的电子文件还处于传统模式下，会被误认为电子文件文不是档案管理，电子文件对于就计算机的软件系统具有依赖性，其必须在计算机的基础上进行对档案的整理。当前，推动电子档案归档工作刻不容缓，要从事业单位的角度出发，以大局为重，顺应其自然发展规律，促进电子文件归档自动化、信息化的工作内容，建立合理的规章管理制度。

　　一、电子档案的特点

　　(一)操作简单，方便管理

　　传统的档案管理模式是文件管理方法的运用，能够使档案管理人员、业务人员以及处理人员共享整个信息管理系统，当电子文件形成时，能够及时的对其进行储存，以及归档。相关部门可以对存档的档案进行处理，对其进行分类，也能够将平常工作中产生的文件信息进行直接传输，档案管理部门依据要求进行及时的电子文件信息下载，从而转化为电子档案。

　　(二)信息能够共享，便于查询

　　使用者要借阅纸质档案，必需要通过档案室办理相关的档案办理手续，借阅后需要进行档案复制还要办理相关的档案复制审批手续。而电子档案的信息数据库是档案部门与业务部门共享的，使用者可以办公电脑进行网上档案信息查找，并能够更方便快捷的进行档案复制，从档案的使用层面来说，电子档案存储到计算机之后，能够不受到时间以及空间的限制，进行档案查询。信息检索功能使电子档案变得更加准确、快捷、方便。

　　(三)具有虚拟性与依赖性

　　电子档案文件的形式以“1”和“0”作为记录，其必须经过计算机以及其他的应用软件进行处理后，才能够被使用者进行阅读。所以，电子档案离不开计算机的软件系统，不能够独立的存在。此外，计算机屏幕呈现的文件格式，都是经过计算机后台程序进行加工处理之后才展示在人们面前，一种相同的电子文件能够拥有不同类型的格式，简单来说，其是一种虚拟性的文件。

　　(四)具有不稳定性

　　电子文件档案的不稳定性主要有以下三方面：其一，电子档案所依赖的系统不具有稳定性，当前，计算机的软件系统发展速度飞快，会对电子档案的存储造成结构造成不兼容数据转化失控的情况其二，电子档案的载体不具有稳定性，计算机的光盘等材料寿命较短，不能够长久的使用与保存。其三，电子档案具有多变性，其数据的真实性比不上纸质档案，有极大的可能会被修改、丢失等情况发生率较大。

　　二、事业单位电子档案管理所存在的问题

　　(一)电子档案对软件的依赖问题

　　当前事业单位进行电子档案管理工作较多，其中存在许多的问题，在一定程度上影响了档案管理工作的质量与效率。电子档案对计算机软件系统具有依赖性，脱离了电子设备之后，就不能够制作电子档案，也无法使用电子档案。此外，电子档案需要在特定的程序软件上进行操作，其制作的质量与操作方法都来源于软件系统的情况。当计算机与应用软件系统不兼容的情况下，就会发生档案交换失败等问题。

　　(二)电子档案在管理中的方式问题

　　档子档案的管理要顺应其自然发展规律，更要严格遵守相关的规定。在档案管理人员的管理上，多数的事业单位都缺少有素质的专业的复合型人才。进行档案管理工作，需要管理人员自身具有较高的素质，较强的工作能力以及宽阔的事业。总体来说，管理人员具有高素质的职业道德和业务办理能力，可以更好的了解行业知识。当前事业单位的管理人员缺少职业道德素质以及专业能力，事业单位也没有制定一套完善的管理制度，造成了档案管理人员缺少工作人情，没有积极性高。

　　(三)电子档案在网络环境中的安全问题

　　在当前网络信息快速发展的情况下，电子档案的使用存在着许多的问题，电子档案信息的安全受到人们的广泛关注。电子档案信息不安全主要表现在两个方面，一方面是人为因素，不法分子对电子档案的信息进行窃取，篡改、非法访问等行为，对电子档案的信息安全造成了极大的威胁。另一方面，网络自身因素，当前，计算机系统的保护功能还不够完善，在技术的层面上来说，网络自身的结构也存在着一定的安全问题，这就给不法分子有机可乘。计算机系统的开放性具有极大的风险与危险，是计算机网络系统最大的安全问题与漏洞。

　　三、电子档案管理措施

　　(一)电子档案应当采用与自身相符的方式

　　电子档案与纸质档案相比，并不具有纸质档案的直观性，其是一种虚拟性的文件存储方式，能够有效的利用技術设备，一旦离开了软件设备就无法进行操作。所以，电子档案必须要有良好的保管方式，采取再生性的保护方式，拷贝或转换等，延续载体的使用寿命。另外，软件系统的配置能够直接影响电子档案的质量。所以，必需要采用先进的电子档案软件技术，实现系统的兼容性与通用性，研究适合于电子档案的保管方式。对于事业单位来说，可以采用统一的制定规定以及所用的软件操作系统，对于重要的材料必要进行登记处理。这样能够减少不必要的损失，还能够保证电子档案的安全。

　　(二)加强对电子档案工作的管理工作

　　要加强对事业单位档案管理人员的专业素质教育，不断提高其应用信息技术专业能力，使其能够成为管理、研究、操作为一体的综合型人才。事业单位需要树立新的育人理念，提升对档案管理人员的培养重视度，制定出有效的、合理的、符合单位实际情况的档案管理人员体系，为档案管理人员制定职业工作给规划以及晋升方式，由此激发管理人员对档案管理工作的热情。另外，事业单位还需要强化对人才的培养方式，通过开展业务培训、学习进修等活动，不断促进管理人员的综合素质，为其提供有质量的学习方式，开拓人才引进方式。

　　(三)在网络环境下采取有效的安全策略

　　在当前的网络环境下，电子档案信息的安全防范措施是要有：访问限制，通过对网络的访问限制，严格管理用户所访问的内容，并限制用户对其进行操作.还能够更好的防止不法分子对电子档案进行盗取。信息加密，保证私密的电子档案不进行公开，其能够作为保护笛子档案的首要措施。数字签名，保证电子档案信息数据的真实性，防止被非法篡改或假造，使用者或者管理者可以在计算机屏幕上进行手写签名，能够更好的保护电子档案的安全。

　　四、结语

　　相对于传统的纸质档案，电子档案在使用上，更加方便，快捷，优势较多能够提高档案的利用率与工作质量。开展电子档案管理工作，通过网络软件系统能够及时的对档案进行存储、传输，更加精准的快速的完成工作，最终到达资源共享的目的。

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　　推荐阅读：《档案记忆》(月刊)(原：湖北档案)，创刊于1986年，由湖北省档案局(馆)主管主办。1986年下半年改名《湖北档案》，2016年2月更名为《档案记忆》。杂志是一份开发档案信息资源，走进大众日常生活的文化月刊。

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