应用电子论文发表探讨OA系统在企业办公中的运用及影响

　　摘要：办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

　　关键词：OA系统,科学制度,科技论文发表

　　企业的核心管控环节包括各项事务都存在一个事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系，都要有一个目标制定、分解执行落地、执行中资源协助、执行后分析优化的过程，不管是流程管理、知识管理还是目标绩效、计划任务管理。当我们把目光聚焦到执行者身上，就很轻易地得出以人为中心的协同运营导航平台的原型：这个平台需要能够明确地传达他的工作体系是怎样的、目标是什么、执行落地的步骤该怎么操作、执行过程中所需要的资源应该从哪里获取，以及执行的过程可以怎样来优化等等，而这个执行的过程支撑着企业各项事务的落地和效果。因此，以人为中心是协同的精髓之所在。

　　一、现状与反思

　　利用信息化手段来改变传统的办公模式，提高工作效率和管理水平，这是选择OA系统作为信息化起步项目的初衷。部分单位选择通用的OA软件，但却无法满足符合本单位特色的业务办理需求，从而选择定制开发OA系统，但是定制开发的大部分办公OA系统都是失败的，要么系统设定的工作流程与工作人员的实际工作流程相差太远而无法被使用;要么系统界面太复杂、人们难以适应而无法在行业内推广;要么就是因为过分依赖开发公司，一旦开发公司出现问题而导致系统瘫痪和崩溃。

　　二、定制开发OA系统，正确的思路是系统成功的基石。

　　(一)详细的调研是关键。

　　细致翔实的需求调研保障了系统建设工作少走弯路、节约成本。由经验丰富的用户深入参与了需求调研，使得系统的设计框架保持了长期的稳定性，大大提高了实施工作效率。

　　OA项目的成功需要管理专家和技术专家的结合，才能真正做好，其实这就是我们常说的把需求做细做足。如公文办理方面，把所有流程都吃透，再用技术的方式重现出来，一方面尽量模拟原来的公文流转过程，一方面对一些不合理的流程进行整合和优化。

　　(二)合作开发比委托开发更符合实际情况。

　　很多行业OA系统都是委托开发的，这样对业主单位来说可以省点事。但是失败的教训也摆在眼前，过分依赖开发公司往往会造成需求调研不充分，新的需求出来以后，承建的公司无法作出快速的反应，问题积累多了，会积重难返，进而影响用户的积极性，尤其是作为信息化的启动项目，这种问题是致命的。

　　(三)要保持技术的先进性。

　　技术选型必须要有前瞻性，用发展的眼光去定位这次系统的开发。办公自动化系统不单定位成一个单纯的办公软件，随着信息技术发展更应该富于涵盖性，成为一个跨平台、智能化的电子政务办公平台。模块基本满足了OA的日常使用的全部功能，能够预留数据接口，使系统具有可扩展性，如基于移动终端的OA模块，(例如手机、PDA)，这样可实现移动办公。

　　(四)要重视系统的易用性。

　　“谷歌能在雅虎的强大压力下突围而出，其系统的易用性功不可没” “谷歌正是用它简洁友好的界面吸引了广大的互联网用户，而我们在OA的界面设计中也要注重这一点，当前现状面对的用户计算机的应用水平都还不高，复杂的操作会让影响系统的推广，因此，我们在系统的易用性目标定位应该是用户会打字、会输入网址、会收发邮件就能熟练使用的系统。在收到待办事项时，系统设置短信提醒功能，保证用户第一时间能获取到达的信息。

　　(五)严格执行软件工程建设规范。

　　首先，软件开发工作：经历了需求调研分析到概要设计到详细设计到具体编程四个阶段。其次，审查测试工作：从内部审查测试到工作小组审查测试到模拟试运行。最后，第三方测试工作：一是压力测试。测试系统的压力极限，检验系统的可靠性、稳定性。二是用户功能测试，测试系统功能与设计文档的吻合、是否满足用户的需要。

　　三、推进OA系统应用才能体现系统的真正价值，所以要注重以下着力点。

　　(一)领导重视。

　　工作人员都熟悉了原来的工作模式，突然来个彻底的颠覆，不是所有工作人员都接受和理解。因此，在建设初期用户中的畏难情绪还是普遍存在的。领导要在试运行期间带头使用，而且要上行下达，内部果断停止纸质文件流转，单轨实施自动化办文的全部流程。因此，领导重视是系统建设成功的第一法宝，只有领导重视了，才可能在资金和人员上给予支持，才可能协调其它部门把工作开展下去，才可能打破传统的管理方式。

　　(二)改变办公习惯。

　　养成一上班就打开电脑，看看今天有哪些公文需要阅读、传递或签发?网上查阅各种动态信息、通知公告、档案信息。下班前一定要看一下，今天的工作任务是否为零?今天还有哪些事情需要处理完毕才能回家? 养成了‘今日事、今日毕’的习惯。

　　(三)周到细致的运维服务。

　　系统建设初期，正值电子政务的起步阶段，用户的计算机应用水平较低。在需求调研期间我们发现，运营维护工作不到位是导致许多办公自动化项目夭折的一个重要原因。因此，建设过程中就把运维服务作为一项重要工作来抓，成立专门的运维小组，并由项目组作技术支持。运维小组除了严格按照有关制度做好日常的维护工作外，以高度的责任心和周到细致的服务解决了用户对信息化系统起步应用的问题，从打字、发email、浏览网页等最基础的技能培训做起，直到用户完全了解和学会使用系统的所有功能，乃至引导用户主动提出更深层次的应用需求。有良好的运维机制和服务手段，系统的应用才能走向正规，在短时间内实现了传统模式到信息化模式的过渡。

　　合理的OA系统，对于政府机关才具有生命力，具有价值。只有不断的推进应用，才能提高运作效率和决策的科学性，加强部门的制度化、规范化管理，增强综合管理水平和竞争力。

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文章名称： 应用电子论文发表探讨OA系统在企业办公中的运用及影响

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