档案管理信息电子化实施在事业单位的发展

　　这篇档案中级职称论文发表了档案管理信息化建在事业单位的发展，传统档案管理模式存在手机信息复杂、保存难度大的问题，导致档案信息的查询效率低下，那么如何才能提高档案管理的效率呢?论文从事业单位档案管理信息化的建设和发展中进行了探讨。

　　关键词：档案中级职称论文发表,档案管理,建设与发展,策略探讨

　　在事业单位档案管理过程中，探索档案管理信息化，是十分必要而且有深远意义的一项重点工作任务。推动事业单位档案管理的信息化进程，不仅是提升事业单位工作效率的有效途径，而且是更好更快处理档案问题的捷径，有效打破了时间、空间对事业单位档案管理工作的限制。

　　1事业单位档案管理信息化的意义

　　1.1提升档案的使用期限。事业单位涉及的社会公益事务越来越多，事业单位越来越广阔的发展前景，使档案管理工作也面临着日趋复杂的环境，如何有效应对日益庞大的档案数量，提升久远年代的档案使用效率，是事业单位档案管理必须面对的问题。首先，使用信息化的档案管理方法，有效解决了传统档案管理存在的容易受到环境影响问题，信息化的存储方式消除了空间、时间对档案的限制，使档案可以有信息化环境下更安全的进行使用。其次，在信息技术条件下，档案管理的成本也不断的在降低，不再需要巨大的物理空间，对档案管理的资金投入也大幅度的降低。第三，信息化档案管理方式降低了档案使用过程中的风险，可以在更长远的保存。

　　1.2提高档案管理的服务效率。档案管理的终极目的是为了提高档案的服务水平，在传统的纸制档案管理时代，档案服务的效率十分低下，不仅档案的使用手续较为繁琐，而且档案信息存在着不准确问题。在信息化的管理的模式与方法支撑下，极大的提高了档案的使用效率。首先，在信息化的管理背景下，档案管理采用标准化的方式进行，从数据信息的收集，到录入和维护，全部采用标准的化的程序作业，进一步提高了档案的准确性的完整性。其次，档案在数字化的环境下运行，提高了档案的查阅与调取速度，档案资料可以依托计算机进行快速的查询，而且还提供了强大的数据统计功能，进一步方便了使用者。第三，档案资料可以在授权后进行复制，易于档案资料的传递，延长了档案的借阅时间，从根本上提高了服务水平。

　　2档案管理信息化需要解决的问题

　　2.1急需稳定的资金投入。目前事业单位单位档案管理工作还处在起步阶段，为了加快实施事业单位档案管理工作目标，必须加强对事业单位信息化水平的整体投入，资金已经成为制约档案管理信息化的重要瓶颈问题。首先，由于资金匮乏，限制了信息化发展速度，只有稳定的资金渠道，才能保证事业单位有进行信息化建设的发展目标，为信息化建设提供有力的支持。其次，只有根据实际情况，提供必要的资金保障，才能开发出符合行业特征和事业单位档案管理实际需要的信息化系统，从而进一步提升事业单位档案管理工作信息化的针对性。第三，只有充分运用好资金支持，才能加快事业单位档案管理信息化的发展步伐，解决好档案管理信息化的发展瓶颈。

　　2.2人员因素的限制问题。缺乏必要的专业技术人员已经成为制约事业单位档案管理信息化发展的瓶颈。事业单位应当重视档案管理人员的专业能力培养，进一步提升事业单位档案管理人员的信息化水平，从而满足事业单位档案管理信息化的发展需要。首先，事业单位现有档案管理人员的年龄普遍偏大，业务能力和技术素质不高，存在着档案管理信息能力的瓶颈问题。其次，档案管理人员缺少必要的技术培训途径，无法全面更新档案管理信息化知识，限制了档案管理信息化工作高效进行，同时也阻碍了档案管理的高效发展。第三，现有档案管理考核制度，无法促进档案管理人员主动开展信息化管理工作，不利于档案管理人员向信息化的方向发展。

　　2.3缺少稳定的信息化平台。目前大部分事业单位的信息化管理平台还处在初级的开发和摸索阶段，还没能发挥出档案的服务和使用效率。首先，缺乏有广泛兼容性的平台，事业单位的信息化档案管理平台只能服务于单位的内部，无法与上级管理部门和下级机构进行有效的数据连接。其次，信息管理平台建设标准严重不统一，各平台之间无法进行互联互通，不仅无法有效提高档案服务，而且不利于未来的发展需要。第三，信息管理平台的故障率较高，更新换代的速度较慢，不适应现代互联网需要，实际上与以云存储为代表的现代信息技术有较大差距。第四，档案在信息化环境下的安全性也存在着较风险，还没有完善的抗风险机制。

　　3档案管理信息化建设与发展策略

　　3.1提高管理人员专业素质。为了进一步实现事业档案管理的信息化目标，应当加强事业单位档案管理专业人员的技术素质。首先，事业单位应当围绕档案管理的信息化发展需要，对档案管理人员进行定期培训，全面提高档案管理人员的信息化水平。其次，为档案管理人员提供必要的晋升途径，引导档案管理人员进行信息化工作的创新，激发出档案管理信息化工作的活力。第三，培养档案管理人员良好的职业素养，鼓励档案管理人员更新观念，以更好的管理方法，提升档案管理工作人员信息化的实际效能与作用。第四，多渠道引进档案管理信息化人才，依靠先进的技术人才提高档案管理信息化水平，实现信息化档案管理的高效发展目标。

　　3.2完善必要的硬件设施设备。必要的硬件设施设备是开展档案管理信息化工作的基础，事业单位应当进一步提高单位档案管理信息化的硬件设施水平，为档案管理信息化打下坚实的基础。首先，配备必要的基础性硬件设施，为档案管理信息化做好准备工作，在提供必要场地的同时，尽可能提供较高配置的计算机系统和互联网通讯设施，引进高性能的档案管理信息系统。其次，应当保证信息技术设备的安全性，进一步采用那些不易造成数据信息丢失的设备，在充分考虑设备安全的前提下，再提高设备的性能。第三，要保证设备符合未来一定时期的发展需要，预留出设备的拓展空间，这样不仅有利于节约成本，而且满足了一定时期内事业单位信息化建设发展需要。

　　3.3建立必要的信息化管理制度。做好事业单位档案管理信息化的顶层制度设计，可以进一步明确各级领导、员工、档案管理人员的职责，形成事业单位档案管理信息化的合力，全面提高档案管理工作水平。首先，从事业单位档案管理的实际情况出发，从实践性、可操作性、安全性的角度，制订全面系统的档案管理信息化制度。其次，对档案管理信息化制度执行情况进行全面监督管理，保证制度有效执行的同时，能根据档案管理实际需要进行必要的整改，以发挥出信息化档案管理制度的作用。第三，按照一岗双责的原则，明确档案管理人员和其它工作人员的职责，形成档案管理的合力。

　　3.4合理规划档案管理信息化。档案管理的信息化建设是一项长期的任务，不仅需要领导者转变原有的管理观念，而且还需要制订科学统一的规划，全面提高档案管理的水平。首先，在全面调研的基础上，加强事业单位档案管理信息化的规划工作，围绕事业单位的主营业务，发挥出档案管理的高效服务作用。其次，把提升档案管理效率作为档案管理信息化建设的核心任务，尽可能的提升现有档案管理工作效率，使事业单位档案管理信息化平台尽快发挥出实际作用。第三，筑牢事业单位档案管理工作的安全和保密基础，在更加强安全的网络环境下，实现档案数据信息的有效充分共享目的。

　　4结论

　　档案管理信息化不仅是事业单位档案工作的发展目标，而且也是事业单位档案管理工作的重要手段。实现档案管理信息化，需要加强资金、人力、物力的投入，在档案管理实际工作中采用科学的管理办法，建立符合事业单位发展需要的档案管理体系，从而推动事业单位档案管理的全面发展。

　　参考文献

　　[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013(3).

　　[2]罗丽英.聘用制下事业单位人事档案管理模式创新研究[J].邢台职业技术学院学报，2012(6).

　　作者：阚泽微 单位：大庆市疾病预防控制中心

　　推荐阅读：《机电兵船档案》(双月刊)创刊于1985年，是中国机电兵船工业档案学会和机械工业档案馆共同主办的综合性专业期刊，是中国机电兵船工业档案学会的会刊。办刊宗旨为：为档案管理工作服务，为档案工作者服务，为企业改革和发展服务，为社会主义经济建设服务。偏重于理论应用及应用性研究报道。

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