人事档案资料信息收集利用策略

　　摘　要：在我国的国有企业中，我们应该不断更新观念，与时俱进，努力加强人事档案资料的管理工作，以适应国有企业对人事档案管理工作的要求。本文中，笔者对国有企业人事档案资料信息的收集与利用进行了探讨。

　　关键字：国有企业,人事档案,收集利用

　　中图分类号：G271　　文献标志码：A　　文章编号：1000-8772(2013)19-0143-01

　　作为我国人事管理制度的一项重要特色，人事档案制度是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系密切相关，具有法律效用，也是记载人生轨迹的重要依据[1]。因此，做好人事档案资料信息的管理工作是国有企业人力资源部门最重要的一项工作内容。如何做好国有企业人事档案资料信息的收集与利用?在文中笔者将从以下几方面进行思考与探讨。

　　一、目前国有企业人事档案资料的收集与利用存在的问题

　　(一)人事档案管理法规不够健全

　　现在国有企业中的人事档案资料信息的管理仍然以中共中央组织部和国家档案局在1991年颁发的《干部档案工作条例》和在1996年的颁布的《流动人员人事档案暂行规定》为管理标准。该管理规范的内容仍对计划经济体制中的某些条例或规范有所保留，已经不能适应现代市场经济体制下的要求，从而给人事档案资料的收集与利用工作带来较大的局限和阻碍。随着国有企业改革的进行，企业所涉及的管理范围也已经超过了《条例》和《规定》的管理权限，而由于条例和规定的限制，企业不能全面地收集到企业所有阶层的人事档案资料信息，这样就容易导致企业人才流失，又何谈对这些资料进行充分利用。此外，虽然目前相关法规中的细则在被不断地探索和调整，但是这些调整容易使人事档案管理工作产生动荡，又从另一个角度为人事档案的收集与利用带来了较大的不确定性。

　　(二)人事档案管理方式比较单一

　　大部分企业总是在发展经济、提高效益等方面加大力度，往往在管理上忽视，尤其是人事档案资料管理一类的看上去对企业的运行影响并不大的方面。因此，人事档案资料的管理方式一直是传统的收集、整理、利用等。这种传统的收集与利用方式已经无法满足企业的发展需求。古语说，故不积跬步无以致千里。尤其是在国有企业中，人事档案的收集和利用与企业人才的发现、培养、分配等方面密切相关，仍然采用传统的统一收集，统一保管，不能结合具体的实际情况来制定管理标准，容易出现千人一面的现象，会给企业的管理带来不良影响[2]。

　　(三)人事档案内容不能及时更新

　　由于很多企业对人事档案管理工作不够重视，笼统地把人事档案的收集当成一项枯燥乏味的任务，收集完档案就将其“陈列”在档案库中，公司招纳了新人，就将新人的档案继续“陈列”。随着工作压力以及竞争的增大，国有企业提倡并鼓励员工进修和深造，提高员工整体素质以利于企业的发展[3]。然而，由于管理制度的滞后，人事档案不能跟上工作人员更新自我的步伐，造成人才的埋没和流失，这甚至将会成为阻碍企业发展的不利因素。

　　二、如何做好国有企业人事档案资料的收集与利用

　　(一)人事档案资料收集的严格性和完整性

　　企业要想做好人事档案资料的收集工作，笔者认为以下两个方面应该受到重视。一是相关管理规范的完善，二是收集人事档案资料的广泛性。

　　1.完善相关管理规范

　　国有企业人事档案资料信息管理的各种法律法规、规章制度是保证人事档案资料管理工作顺利进行的重要前提。因此，企业要加大人事档案管理规范的完善力度，建立健全各种规章制度。企业要将规范制度普及到每个工作人员的心中，可以将相关法规贴到墙上或桌上，时刻提醒工作人员要按法规办事。在人事档案资料信息的收集上要注意档案的分门别类，要及时对工作人员的档案进行更新或校正，更不能出现虚假信息，要对人事档案的内容进行认真审查和核实;在人事档案进行管理时要严格按照制度进行，绝不能出现张冠李戴或者故意假用别人身份的现象。可见，进一步完善相关规范制度在人事档案管理中发挥着不可忽视的作用。

　　2.广泛地收集人事档案资料

　　企业每一名成员的档案都记录着一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等，在个人转正定级、职称申报以及办理养老保险等方面都起着凭证、依据和参考的作用。因此，企业人事管理部门应该广泛地、全面地对工作人员的个人档案进行收集，例如公司成员张某的人事档案资料要包括大学就读的学校名称、所学专业、担任过的职务、受过哪些奖励或惩罚以及工作经验等等，然后对收集到的信息进行及时的检查与核对。总之，企业收集人员人事档案资料要做到完整、全面、及时、正确等。

　　(二)人事档案资料利用的时效性和丰富性

　　企业在进行人事档案管理时，要注意档案内容的更新，既要做到对档案原有的重要内容做有所留，又要将其归档之后产生的新的重要举动和作为进行记录，做到与时俱进,，及时丰富档案资料。那么，在利用人事档案资料时如何发挥其时效性和丰富性?笔者认为应具体从以下几个方面进行实践。

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　　1.改变档案记录内容的单一和枯燥

　　人事档案记载的主要内容除了个人的基本信息、专业能力、经验经历等，还可以包括个人的特长、信用、个性特点以及不良记录等信息，反映出个人的整体情况，使档案的内容跟上时代的步伐，不再千人一面[4]。

　　2.对档案资料内容进行定期更新和补充

　　例如企业中履历表的使用，员工在刚入职时都要填一份履历表，但并不是该员工的履历情况就此定格了，随着时间的推移，在以后的工作中还应该定期让员工对履历表的内容进行更新或补充。

　　(三)利用先进的应用软件，加强人事档案的资源化和信息化

　　随着现代企业人才开发战略的提出和发展，企业的人事管理工作也要满足企业发展的需求。企业应根据行业的现状和特点为人事管理部门配备具有较强实用性的人事档案管理应用软件，要将档案的收集、利用以及其他相关管理工作与企业办公系统的整体自动化相结合，体现出企业的整体性。要建立人事档案资料信息数据库，数据库中可以包括在职的、新聘的或有所调动的各类人员，又要包括退休、离休、下岗等人员;库中还应包含员工的专业学历、工作履历、职业培训以及行政职务等相关信息。负责人事档案资料管理的工作人员要有熟练的软件操作技能，对数据库随时进行更新和维护。企业要充分利用软件的查询和统计功能，提高软件运行速度和工作效率，为企业的领导或其他需要的部门及时、有效地提供第一手资料，从而充分发挥人事档案的资源、信息作用[5]。

　　三、结语

　　人事档案资料信息的收集和利用是人事档案管理工作中最重要的两个环节，决定着人事档案的真实性、动态性、机密性，发挥着人事档案的认可性、高效性等特点。人事档案在企业选拔优秀人才、对员工进行考察上都发挥着重要评判的作用，同时对于企业人才的发掘和更新也需要人事档案资料作为重要的依据。因此，国有企业务必要规范地、科学地进行人事档案管理工作，增强人事档案收集工作的严格性和完整性，提高人事档案利用工作的高效性和丰富性。做好人事档案管理工作，辅助企业顺利发展。

　　参考文献

　　[1]刘斌.论信息化条件下干部人事档案的管理与利用[J].漯河职业技术学院学报,2012.06.(81):56.

　　[2]董丽华.对国企人事档案管理与利用的几点建议[J].边看边议,2008.02(97):76.

　　[3]刘群.国企人事档案管理工作浅析.国企人事档案管理工作浅析[J].黑龙江档案,2012.3(59):67.

　　[4]赵莉萍.浅谈人事档案工作中需要注意的若干问题[J].浙江人事,2008.11.(25).

　　[5]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务,2011.10(125).

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