浅谈南水北调工程资料的立卷与归档

1 定义
归档，文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
立卷，按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷。
案卷，由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
卷内目录，登录案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。
卷内备考表，卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。
档号，以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
2 工程文件的归档范围及质量要求
2.1工程文件的归档范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2.2归档文件的质量要求
归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。案卷内科技文件材料内容必须工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。文件材料归档范围参照《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表》。案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm*210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复.幅面一般采用国际标准A4型(297mm × 210mm)或国家通用16开型(260mm × 185mm)。图样折叠时标题栏露在右下角。工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
2.3组卷原则
组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点．保持卷内文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案管理要求．案卷不宜过厚，一般不超过40mm. 同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按请示在前、批复在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列，当卷内有不符合文件材料的载体和书写材料耐久性要求的文件，例如采用圆珠笔、纯蓝墨水等书写时，要对文件进行复印，按复印件在前，原件在后组卷排列。
2.4 组卷方法
2.4.1施工工程类文件
开工报告、施工组织设计、项目划分报审、现场组织机构及主要人员报审表、施工设备进场报验可按单位工程组卷，
技术要求、施工方案、施工技术交底、进度计划、施工日志、设计通知、工程变更建议书、分部开工申请表及批复、合同款支付文件、施工放样报验单、施工测量成果申报表可按单位工程、时间顺序组卷，
报告单可按报告类别、时间顺序组卷。
2.4.2施工质检类文件
单元工程质量评定表可按单位工程项目划分的顺序组卷，
原材料进场检验报告单、施工原始记录可按类别、时间顺序组卷，
中间产品可按单位工程、时间顺序或单位工程、分部工程顺序组卷，
试验报告可按类别、时间顺序组卷。
峻工图可按单位工程、专业、名称排列，同专业图纸按图号顺序排列。
设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
3 案卷的编目
3.1档号填写
档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号，目录号一般指分类目录号；案卷号指科技档案按一定顺序排列后的流水号。档案馆号应填写国家档案行政部门赋予的档案馆代码。
3.2案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式．主要内容如下：
案卷题名，应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
立卷单位，应填写文件组卷部门或项日负责部门；
起止日期，起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
保管期限．应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；
密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；
档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类
号和案卷流水号。
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。
3.3 卷内目录的编制
卷内目录式样见图。
科技档案卷内文件目录
案卷号：

案卷题名
序号	责任者	编号	文件题名	文件日期	页号

 
序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
日期应填写科技文件材料的形成日期。
页号应填写每件科技文件材料的首尾页上标注的页号。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；每卷单独编号，页号从“001”开始。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不
必重新编写页号,可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号
3.4卷内备考表的编制
说明包括:案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。
立卷人应由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人应由案卷质量审核者签名。
检查日期应填写审核的日期。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
4 案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。不装订的案卷,应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。案卷内不允许有金属物，装订前要将订书钉、回形针等金属物剔除。
5 卷皮、卷内表格的规格及其制成材料
科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表面规格为:305mm×220mm,厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。卷夹的外表面规格为:305mm×220mm,厚度为20mm。卷皮宜使用无酸卷皮，采用牛皮纸板双裱压制,或黄板纸制作,外裱牛皮纸。
卷内目录、卷内备考表规格为：297mm×210mm，宜采用70g/m²以上白色书写书纸制作。
案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。案卷脊背标签宜采用150g/m²白色书写纸制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
6竣工图编制
6.1竣工图编制要求
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更，可在原图上更改。在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明，加盖并签署竣工图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。
竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠．
编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况．
6.2竣工图章的使用
竣工图章示例如下：

×××××××××竣工图
编制单位	×××××××
编制人	技术负责人	编制日期
监理单位		审核人	日期
×××××××

竣工图章尺寸为50mm*80mm，使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
7声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
工程资料完成档案专项验收，移交进馆是最终的要求。
结语：本文结合在南水北调工程建设中资料整理的工作要求和经验，对档案整理要求及方法进行了总结，以供大家在档案整理工作中参考。

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 浅谈南水北调工程资料的立卷与归档

文章地址： http://www.qikanvip.com/shuili/890.html