关于人事档案管理工作的几点思考

　　摘 要：认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成单位和个人的各项目标任务，促进经济社会的进步具有一定的积极意义。

　　关键词：人事档案 管理 思考

　　人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，使企业的各类人才都能在适合自己的工作岗位上充分发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性。

　　Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.

　　Key words: personnel file management thinking

　　中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：

　　一、分析人事档案的特征

　　人事档案工作经过几千年历史进程的总结提高，已形成了自己独立的体系和规律，有专门的法规和管理方法，有独立的范围和任务。人事档案的主要有四个特点：一是机密性，人事档案中记载了个人的自然情况、健康、婚姻状况、政治面貌、业务成果等方面的情况，其中有些涉及个人隐私，在相当时期内是保密的。不能对外开放，一般只能由单位人事部门掌握。在成为历史档案死亡解密之前，具有机密性，这是由人事档案的内容特点决定的。二是主体性，人事档案是以个人为单位，按内容分类整理立卷的，这与人事管理工作的实践相适应，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事档案工作的基本原则，是切实可行的。三是动态性，人事档案立卷之后， 不是一成不变的，其内容将随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增加。因此，人事档案的归档不可能一次完成。需要不断收集和追加材料，直至一个人死亡，才停止归档材料的收集。四是派生性，各级组织人事部门在工作中形成的有关人员的履历、工资、党团材料，考核、任免、学习进修、思想政治表现等方面的人事材料汇集起来，共同形成人事档案。所以，人事档案是依附于组织人事部门产生的，是组织人事部门工作的衍生物。

　　二、人事档案管理中存在的问题

　　(一)人事档案信息资源利用率低。历来人事档案工作就被认为是保密性很强的工作，人事档案作为国家档案的重要组成部分，是党和国家的机密，这给人事档案披上了神秘的面纱。“还有就是现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅， 缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料、落实材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。”另外，人事档案检索工具单一，查找方式落后，案卷质量不高，严重限制了其信息服务和交流作用的发挥。相对于历史档案、文书档案的宣传活动较少，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到极大的制约。

　　(二) 人事档案内容缺乏实用性和真实性。 随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单位纷纷涌入市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案的认识不足，我国人事档案出现了 “分散多头” 管理现象。 其主要表现在两个方面： 一是保管分散， 人事档案有的保存在当前的用人单位， 有的保存在过去的单位， 还有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一个单位的人事档案处于一种“分散” 的管理状态; 二是隶属混乱， 参加主管人事档案的有组织部门、 人事部门、 劳动部门等， 甚至一些无权保存或管理人事档案的科室、 部门和单位也来保存和管理人事档案， 人事档案出现 “多头” 管理状态， 常常导致在出现问题的时候各个部门之间权责不明， 相互推诿。也有些基层单位档案意识淡薄， 档案材料收集不齐， 不能做到及时补充新材料， 导致部分档案材料内容不完整， 不能跟上个人经历的变化， 给工作带来诸多不便。不少单位的人事档案借用劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作， 人事档案长期无人整理， 没有经过严格审查， 材料是否真实无人监督， 根本做不到“归档齐全完整、 鉴别认真、 分类准确、 编排有序、目录清楚、 装订整齐” 的要求， 严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

　　(三) 人事档案管理手段落后， 信息化程度低。相比较当今世界计算机信息管理系统的高速发展，我国干部人事档案管理方法， 仅局限于 “看堆式” 的管理，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。重管理， 轻服务， 方法繁琐， 不易操作， 反应较慢，信息化、 现代化管理水平不高， 档案的功能没有充分挖掘和发挥，使用起来很不方便。 特别是在基层单位、 边远地区， 基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段， 这越来越满足不了现实工作的要求。

　　三、人事档案的收集方法

　　(一) 定向收集。 就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。 因为个人工作的现单位、 原单位、上级主管部门(含职称评定和科技成果评定、 奖励部门)可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏， 可根据有关人员的经历和社会活动变化情况.列出有关单位和部门的名单， 逐一进行收集。

　　(二)按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点， 其收集工作必须坚持经常化。 所谓按时收集， 包括随时收集、 定期收集和不定期收集几种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。 定期收集，是根据本单位工作的实际情况， 确定每个季度或每半年与有关部门联系， 收集在一定阶段内形成的人事材料。 不定期收集， 就是从人事档案管理和利用的实际需要出发， 不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、 相互补充， 在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。

　　(三) 追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要， 沿着人事档案在清理、 核对中发现的问题和线索进行的收集， 它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法， 例如， 对于人事档案管理基础差、 存在问题较多的单位， 就需要集中一定的时间。集中人力， 广泛动员， 突击进行收集工作; 对于人事档案管理较好、 制度健全、 内部分工责任明确的单位， 有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档， 就此简化了收集的方法和形式。 总之， 人事档案收集工作应当立足单位实际， 尊循其形成规律， 以收集齐全、 完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。

　　四、 加强人事档案管理的建议

　　(一) 合理选拔配备人员， 提高人事档案管理水平。人事档案管理人员的政治素质和业务水平的高低，对提高人事档案管理水平， 推动人事改革步伐， 有着极为重要的作用： 一是要合理配备人员。 按照有关规定， 管理千卷以上档案的单位， 需配备一名专职档案工作人员， 千卷以下的要有兼职工作人员， 并且主要精力从事人事档案工作。二是要严格挑选档案管理人员。档案工作是一项政策性、 保密性很强的工作， 要注重选拔事业心强、 作风正、 守纪律、 守机密、 具有一定工作能力和文字水平的人员从事档案工作。三是要加强档案管理人才的引进与培养。要加大档案管理人员的培训力度， 或上级领导能多为从事人事档案工作人员创造培训和学习机会， 走出去开阔视野， 向兄弟单位档案工作先进单位去学习他们的新鲜经验， 吸取营养， 充实思想、 提高认识。

　　(二) 创新人事档案管理方式，使管理工作现代化、 信息化。虽然纸质档案最具原始凭证性，但在人们流动性增强的情况下， 纸质档案的弊端也更加明显。这就要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案， 从实际情况来看， 沿用几十年的人事档案具有偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、 不具公共性和共享性， 不能动态反映个人信息状况等缺陷，这样的人事档案在市场经济当中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具备市场经济价值。加之纸质型人事档案传递过程中的人为性， 也可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息失真的现象。 倘若实行人事档案电子化， 查阅档案人员利用计算机在不接触纸质档案的前提下就可以看见档案原件， 既可以提高档案的查阅速度， 节约人力、 物力， 也可以减少对纸质档案的磨损，有利于人事档案的保密和安全。

　　(三) 创新人事档案的管理制度， 实行人事档案管理社会化。人事档案管理社会化就是要求围绕人事档案工作所开展的人事认定、 人事争议、 人事流动、 档案保管等必须让渡给拟建或已有的社会中介机构—— —人事事务所、 人才交流中心、 公民文件中心等，让公共权力机构或公共事业单位与公共雇员 “袖手旁观” ， 从而充分实现社会的 “人事代理” 和公共管理。例如， 人事工作的认定与仲裁可以交给人事事务所， 人才的开发与流动可以由专门的人才交流中心完成，人事档案可以由专门建立的公民文件中心保管。

　　人事档案管理社会化的意义在于，一方面通过规范人事工作、 严肃人事档案内容，可以有效杜绝因人事档案产生的种种失真现象， 克服现行人事档案制度所出现的种种弊端，使人事档案制度走向公平、 公正; 另一方面也极大地节约各种社会成本， 减少各个单位琐碎的、 复杂的 “人事臃肿” ， 从而把更多的时间、 精力用于其本职工作。 当然， 其社会化的意义还在于打破城乡、 区域、 部门、 行业、 身份和所有制的限制， 推动人力资源逐步实现由 “单位所有”转变为“社会所有” 这一远景目标。

　　五、结束语

　　总之，人事档案实现科学化和现代化管理是新时期做好档案管理工作的必然要求，随着知识经济的飞速发展，市场人才流动的数最与质量的逐步增强，未来的人事档案管理模式将更加完善。

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文章名称： 关于人事档案管理工作的几点思考

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