如何加强电子公文档案系统的管理制度

　　这篇档案管理论文发表了如何加强电子公文档案系统的管理制度，电子公文档案随着时代的进步，信息水平不断得到提高，电子公文档案有容易保存的特点，不仅节省了资源和更方便与管理，论文探讨了如何完善安全管理体系，避免安全管理漏洞的出现，保证安全管理的有效性。

　　关键词：档案管理论文,电子公文档案,管理系统,安全机制

　　随着时代的不断发展，科技的不断进步，电子公文档案的管理系统也在随着时代的进步而进步，不仅是不断提高的信息水平，在网络化以及智能化方面也有了一定程度的进步，而且电子公文档案正在向着公开化的方向发展着。这时，我们必须重视这些信息资源的安全管理，如果仅仅依靠电子公文档案本身的管理系统并不能很好的保证安全性，即使管理系统本身有着一定的安全性，也一定会出现安全问题。甚至一些恶意的组织和个人会对电子公文档案管理系统以及信息资源造成极大的损害，所以我们应该重视电子公文档案管理系统的安全研究，探索出稳定有效的安全机制。

　　一、加强安全管理的概念

　　首先应该具有安全管理的意识，熟悉了解安全管理的概念。随着科技的不断进步，网络的广泛应用，电子公文档案的管理系统所面临着的安全隐患也越来越多。为了让电子公文档案管理系统安全有效的工作，有关部门一定要重视管理系统安全机制的研究，对管理人员进一步加强安全管理的概念。安全管理应该是电子公文档案管理系统持续稳定运行的关键，有关部门的领导人员应该首先重视起来管理系统的安全问题，保证管理系统安全有效的运行。对电子公文档案管理进行明确的分工，安排相应的安全管理人员，并且提高安全管理人员的安全工作意识，树立安全理念，将工作中的安全性问题放到第一位，这样才能树立起牢固的安全观念，领导与工作人员相互提醒相互扶持，要第一时间解决工作中出现的安全性问题。

　　二、完善安全管理体系

　　要想保证电子公文档案管理系统的安全性应该具有完善的安全管理体系，加强各个部门之间的联系，形成安全管理的网络，完善安全管理体系。对于一个公司或单位而言，相关的管理部门和管理人员主要负责电子公文档案的安全管理系统，但是要想加强电子公文档案管理系统的安全性，却有着许许多多的问题，所以必须完善管理体系，对涉及到电子公文档案的部门都应该纳入安全管理体系之中，可以建立一个电子公文档案的安全管理系统部门，相关部门的领导人都应该加入这个部门来提高协同性，这样不仅可以形成强大的管理网络，还可以增强各个部门之间的联系，有效的避免安全问题的发生，总而言之完善安全管理体系，需要完成各个方面的安全管理工作，多个部门之间的协同合作，使相关的安全管理人员、安全管理技术和安全管理制度具有更加密切的联系，避免安全管理漏洞的出现，保证安全管理的有效性。

　　三、建立健全安全管理制度

　　一般来说档案都有着比较重要的信息保存，所以对安全性和保密性有着较高的要求。我国也有着对公文档案进行保护的法律法规。在公文档案中有一部分年代久远或是有特殊意义的档案是纸质保存的，具有较高的机密性，所以会有相关的管理人员对这些档案进行保存处理，同样的由于计算机的进步也有着相当一部分的公文档案是由电子形式保存的，这些文件同样具有保密性的特点，但是一些恶意的不法分子或组织会利用计算机技术对这些文件进行破坏或是盗窃，为了防止这些问题的出现，所以相关部门必须提高管理系统的安全性，建立健全相关的安全管理制度，对相关的工作人员进行安全管理工作培训，提高他们的安全工作意识，加强锻炼工作人员的安全管理技能，对一些特别重要的文件安排专人管理，可以有效的加强安全性。

　　四、加强电子公文档案的物理安全

　　电子公文档案的保存相比纸质档案有着许多的优点，例如占地少，易于保存，但是电子公文档案的保存也需要有关部门的注意，这是其安全管理不可忽视的重要因素，电子公文档案的物理安全包括存储工具，通讯设备等的安全，要保证保存电子公文档案的电子设备能够不受到人为损害或是自然灾害的破坏。建立起有效的物理保护设施，切实有效的保护电子公文档案的物理安全。电子公文档案的物理存储设备现在主要分为三种，分别为磁盘保存，光盘保存和电子设备保存。

　　其中光盘的存储时间最长，不容易受到外界环境的干扰，不会受到电磁波等干扰，存储时间达到50年以上，一般用于长期储存，而磁盘与电子设备的保存因为保存的时间较短，受到电源等因素的制约所以多用于临时储存。

　　不同的存储介质在实际的存储过程中起到不同的作用，有关部门根据电子档案的需求有效的利用物理存储设施也可以有效的提高公文电子档案的安全性，为了使电子公文档案管理系统更加安全有效稳定的运行应该制定相应的物理安全措施，这样不仅可以增加电子公文档案的安全性，还能够减少其受到人为因素破坏的几率，保证了相关电子设备的安全性。电子公文档案的物理安全是电子公文档案的安全的基础与前提，有效的物理安全措施不仅仅增加了电子公文档案的安全性，对于其保存的便利性与长久的保存也有很大的优点。

　　五、结束语

　　随着科技不断地进步与发展，公文档案的保存越来越趋向于电子化，电子公文档案与纸质档案相比有着极大的优点，电子公文档案的应用不仅推进了电子政务的发展，还在一定程度上促进了信息化的发展，但是随之而来的还有安全性问题，一些非法分子靠窃取资料来赚取财富，所以相关的管理人员应该不断地提高自己的安全意识，树立起安全管理的概念，不断地提高自己安全管理的技术与方法，创新安全管理的办法。

　　参考文献

　　[1]郭新.电子公文档案管理系统安全机制分析[J].东方企业文化2015,(23)

　　[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子(上中旬)2015,(13)

　　作者：孙巍

　　推荐阅读：《档案时空》于1981年12月创刊。由湖南省档案局;湖南省档案学会主办。它是在党的十一届三中全会后全国档案工作恢复、整顿的大环境下诞生的。

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文章名称： 如何加强电子公文档案系统的管理制度

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