正确认识人事管理档案的改革管理模式

　　摘要：要使档案工作有新的进展和突破。就要抓住当前有利时机.加强学习、不断创新，冲破原有的思路、模式.形成一整套新的档案思想、档案观念.才能适应档案事业的发展.并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有贡献。

　　1 人事档案现状及存在的问题

　　1.1 对档案的重视程度不够

　　长期以来.相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区.认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作.不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”.不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了 这表明一些人对档案工作缺乏了解.忽视档案工作.这种轻视档案工作的思想已无法适应目前的管理需求。

　　1.2 人事档案交接手续不严密.重视不够

　　档案管理人员大多不是专职的.所以在离岗或调动工作时.移交档案、手续不按程序办理.该检查的不检查，该清理的不清理.该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为.档案交接只是一串钥匙的问题.使得人事档案交接工作前后脱节.出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

　　1.3 管理力量薄弱.管理水平不高.管理手段落后

　　大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训.对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄 而且大多数档案管理人员身兼数职.对档案工作精力投入不足 一些归档的材料还不够真实准确.归档材料未能及时、准确地得到补充.使存档的材料不能真实地反映本人现实情况.导致人事档案的不完整。

　　1.4 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位

　　一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传.使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新：二是人事档案管理基本上是兼管.属于非专业人员管理 由于受专业和时间限制.档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

　　1.5 档案管理人员对人事档案重要性认识不足

　　有人认为只要有一份好工作就行了.档案可有可无 对个人档案采取忽视的态度.有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚.甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管：有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档 这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

　　1.6 人事档案管理手段落后

　　在档案管理手段上.没有单独的计算机和档案管理软件.查阅人事档案信息仍采用手工查找 档案的存储依旧使用古老的铁皮柜.占地面积大.使用空间也不能完全合理应用。

　　2 人事档案管理对策及思考

　　人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以.只有加强人事档案的管理.充分发挥其利用价值。才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考。针对以上存在的问题。就人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

　　2.1 严格按程序交接

　　人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续包括：一是对所保管的档案进行一次全面清理：二是对借出的档案要及时催还：三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档： 四是按档案移交要求进行移交.并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章.要做到对交接工作负责。

　　2.2 强化档案管理意识.严格档案管理程序

　　强化领导干部的档案管理意识.完善档案管理硬件设备.增加档案库房.购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件.建立人事档案的信息存储和检索系统 档案管理是人事管理工作的重要环节.与工资福利、职称评聘等个人利益相关.因此应提高档案管理人员综合素质.提高工作主动性.从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度.努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

　　2. 3 健全档案管理制度

　　建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际.以适应单位档案管理的需要：第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用：第三。坚持制度约束的双向性 既约束领导又约束职工 领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行.而职丁是单位的主要构成群体.是制度的主要约束对象和执行者：第四.坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门.又是规章制度的执行部门.在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性

　　2.4 建章立制。有章可循。规范操作

　　积极主动做好档案收集工作.做到制度上墙.操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿.职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿。档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料.要查明原因，登记说明.为以后的查找工作提供方便 所以在收集档案资料时要做到15勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料.真正起到人事档案的依据作用。

　　2.5 积极做好宣传工作.加强档案管理人员的事业心、责任感

　　积极做好宣传工作.对收集的材料要认真核实.把真实可靠的材料收人人事档案.把好质量关。在档案鉴别过程中.档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性.不断改进工作方式、工作方法.创新工作模式.提高工作效率.提高业务素质。在鉴别过程中.能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外.维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

　　2.6 提高人民群众对档案材料重要性的认识

　　一是加大宣传力度.提高对人事档案重要性的认识.做好咨询服务工作.利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识.使其认识到，人事档案并不是可有可无的.它对本人今后工作有着重要的影响;二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范：三是加强收集工作.完善档案内容.及时补充档案缺失材料.提高档案的利用价值。

　　2.7 加快档案信息化进程.提高工作效率

　　如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理.已经成为人事档案管理工作的重要课题 这就要求尽快建立人事档案数据库.使人事档案的管理实现信息化、网络化 同时.在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放.建立公开、透明的人事档案管理机制。如此，不仅能使大家增强档案意识、增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

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