做好现代化文书档案的管理措施强化

　　摘要：档案管理工作实现规范化、科学化的前提是确保资料的完整性，而文书资料的整理归档工作一般按年度进行。如果到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，将会加大工作量，而且会由于时过境迁造成资料流失，所以把“运动式”的年底收集工作变成“日常式”平时收集就显得十分重要。

　　关键词：档案管理,现代化改革

　　中图分类号：G270 　文献标志码：A　　文章编号: 1000-8772(2014)38-0000-00

　　文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理工作和档案管理工作任务不同且相对独立，但二者又是文书档案工作流程中紧密相关的工作环节。多年来，日益丰富的工作实践表明，实现文书档案管理规范化、科学化、现代化的关键，是要高度树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。从细微处入手严把住文书处理入口关，规范文书整理归档程序，扎实做好实现档案管理的各项基础性工作。要把“虚”功做实，找准实现文书档案管理工作规范化科学化现代化的切入点。着眼于把死的历史档案变成“活生生”的历史见证，把实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化作为衡量工作的第一标准。为此，重点抓住了四个切入点。

　　一、建立文书资料“收集网”

　　为此，建立了由办公室确定一名专职文书工作人员，各科室分别确定一名兼职文书工作人员的文书资料“收集网”，即办公室负责全单位的文书资料收集工作，各科室负责收集各自在日常工作中形成的文书资料，按季度交由办公室统一保管，并于实践中形成了统一的工作思路。一是要严格登记。通过登记建账，做到“家底清楚”，有据可查。登记时既要对通过正常渠道传送的文件资料进行逐件登记，更要督促外出开会、检查工作等有关人员将带回本单位的文件材料及时送交办公室并逐件登记，以使“账外文件”也能及时收回，免出漏洞。二是要及时收集。多数文件资料在承办部门留存时间过长，容易散失。因此，平时的收集工作就显得十分重要。收集资料时要视不同情况做到：在承办部门停留时间长的文件要做到定期督办、促办和促交;对于本部门举办的大型活动和会议特别是跨部门举办的会议、展览等，活动结束时要及时收集各类资料。三是要认真检查。检查文件资料的有效性、完整性以及字迹、用纸是否符合归档要求等。四是要做到妥善管理。可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如收文、发文、会议资料、信息简报、领导讲话等，分门别类存放。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

　　二、严把“公文制发”质量关

　　公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的质量，不仅决定着公文本身的质量;同时，也影响日后档案的质量，是决定档案工作规范化、标准化的前提。因此，在公文制发上注重解决好以下几个问题：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、符合国家标准，排版形式为横写横排，左侧装订;二要检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限;三要检查公文标题和内容、主送单位和抄送单位等是否准确;四是要看公文字迹是否牢固清晰;五是要看使用文种是否合理，拟制格式是否规范，行文称呼和使用文字是否规范等。

　　三、实施“以我为主”的归档原则

　　文书资料的分类、价值鉴定、整理、编号、归档等的无序，是阻碍档案工作实现规范化、标准化、科学化的最大问题。而实现档案管理工作规范化、标准化、科学化的根本目标，就是要实现档案利用价值的最大化、资料的完整化、检索利用的便捷化。实践证明，坚持“以我为主”的整理归档原则则是解决问题、实现目标的关键。为此，严格归档原则，严把分类、价值鉴定、整理、装订、排列、编号、装盒等各个环节，严格按照年度——保管期限——机构(问题)的方法分类，在同一保管期限下将文件按机构分开。这样归档，便于保存，方便查找利用。同时，在实际操作中注重解决好了过去严重制约归档工作的难题：一是准确把握文件归档的时效性。完成现行文件阶段任务的才能予以归档，没有完成的则不能归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱;二是明确归档的重点和进行合理的分类。在“以我为主”的原则指导下确立了归档的重点，在实际工作中注意区分开文件与资料，特别是注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，做到具体问题具体分析，以减少档案资料的重复度和信息的冗余度，提高了档案利用的效率和效果。

　　四、拓宽工作思路

　　在原始手工操作管理模式中渗透现代化管理技术，建立了文书档案电子管理体系。在D盘下建立专门的归档文档，按年度将本单位的人员基本情况、大事记、会议资料、发文发函、工作总结、信息、归档文件目录等资料全部输入电脑，并制作成光盘。既便于永久保存，又便于快捷合理利用，实现了文书档案电子化管理化管理模式。

　　五、结语

　　总之，做好档案管理工作，可以使档案在为国家建设创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，必须全力做好档案管理工作，为社会进步、经济发展提供更有效的档案服务。

　　参考文献：

　　[1]刘鸿胜.超前控制跟踪服务规范管理金昌市城建档案馆在档案的收管用上狠下功夫[J].档案，2010(3).

　　[2]曾予新.试论城建档案学[J].城建档案,2010(1).

　　[3]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案,2010(1).

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文章名称： 做好现代化文书档案的管理措施强化

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