对社会用工人员实行档案化管理的一点尝试

　　在新中国成立之初的很长一段时期，应当时社会发展的需要，形成了在企事业单位中从事工业化生产的工人，在广袤大地上的乡村集体中从事农业耕种的农民，这样两大主要劳动群体。

　　两大劳动群体之间界限分明，相互之间人员不能自由流动，劳动性质、人事管理、收入分配福利等各不相同，并对各自所在的单位和集体有较强的依附性。对于工人，由于工业生产的分工合作性、组织纪律性、人事管理规范性、劳动分工和调任、收入福利分配等的需要，所在单位除对其作城市户籍登记外，为便于人事管理，还建有个人档案，对其个人信息和从事工作历程的情况进行连续记录管理，形成了一套系统的人事档案管理办法。对于农民，相对就简单很多，一般就只作农村户籍登记。

　　随着我国社会发展的需要，社会主义改革应运而生，在改革开放的大浪潮中，大量农民逐渐的进入到城市，在工矿企业与工人一起生产劳动。随着劳动用工制度改革的深化，工农之间的人员流动更加自由化，单位用工形式也趋多样化。当初的工人也逐渐演变成了正式工或在编合同工(后文称为“正式工”)，而进城务工的农民以及后来的城市非正式就业人员也由当初的临时工逐渐变为编外合同工或叫做外聘员工、社会用工(后文称为“社会用工”)。在同一单位中，此两种用工在劳动上虽然趋向同质化，但在人事档案管理上却有很大差异。我们单位在用工变化和人事档案管理上也是如此。

　　我所在的单位是部属院校。随着高校社会化改革的推进和适应国家劳动用工制度改革的需要对全校在编正式工实行聘用上岗和签定劳动合同。由学校人事处按传统做法，对每位正式工建立有规范的人事档案。

　　在社会用工这一块，则由学校下属各部门根据实际需要，自行负责招聘管理。各部门所需社会用工的岗位一般不很稳定，与社会上大多数企事业单位一样，随招随用，来去自由。应当时工作条件情况和要求，长期以来对社会用工人员资料没有系统化收集，社会用工人员资料不全，有的甚至无报名表，无登记，更不用说为其建立档案，包括我所在学校后勤集团饮食服务中心(后文简称“中心”)在过去很长的一段时期也是这样，这是一种较为普遍的社会现象。

　　二三十年以来，随着社会用工人员的来来去去，我们中心的社会用工比例逐年增大，比如目前，中心员工中社会用工人员占到九成。多年来中心在社会用工这一块的人事管理工作虽然做了不少适应性改进，也收集了大量员工信息资料，但一直未进行较系统的档案化管理。因此，在中心就形成了社会用工人员在中心工作中发挥的作用虽然越来越大，但对其信息资料收集管理的人事档案管理工作却相对滞后的不对称局面。

　　多年来，虽然我们中心的社会用工人员的资料收集不全，但由于社会用工人员多，陆陆续续的，在中心也积累了大量的社会用工人员资料。这些资料只是简单的分类无序存放在一起，有的甚至混在别的资料中。每当需要使用到其中的信息时，需要耗费大量时间和人力去翻阅查找，有时甚至还查无结果，因此大大降低了资料的利用效率。有时在处理过期工作资料时，无意间还可能造成一些有用的员工信息资料丢失。

　　近年来，随着我国劳动用工制度改革的深化，《劳动法》、《劳动合同法》、以及包括社会保险在内的一系列劳动保障制度等法规的颁布实施，对社会用工的管理提出了更高的要求，相应的加大了如劳动保障局、社保局等地方行政职能部门和系统内上级部门对社会用工的信息需求量，对相关用工信息的收集、上报、存档等材料的处理和规范化管理提出了更高的要求。

　　2006年我负责中心管理后，意识到中心社会用工人员多，员工材料量大繁杂，人事档案管理不规范的情形后，组织人员对中心所存放的人员资料进行清理，为每位员工建立档案袋，逐一将员工的各种材料各入其档，在中心尝试人事档案化管理。对后来新招聘的社会用工人员，需填写“报名表”、“社会用工登记表”，收集身份证复印件和其所在地出据的相关证明材料。严格按《劳动合同法》与员工签订劳动合同、办理解除或终止合同等劳动用工手续材料。对员工奖罚，考核等都形成文字书面材料，这些材料都按时间顺序存放入其个人档案袋。改变口传无据的现状。对随后发生的人员材料，做到及时登录入档。

　　结合计算机技术，将入档材料目录输入计算机，并将每份材料的重要信息，简要注明于目录旁，如 “社会用工劳动合同书(20080101签/期限20080101-2012131)”、“后勤集团聘用员工考核指标体系表——2010年1-12月”、“ 工作调动通知——调入一餐20071029”。并建立员工信息库，将员工的相关个人信息，如“姓名”、“性别”、“出生年月”、“身份证号”、“所在地”、“来中心工作时间”、“合同期限”、“学历”、“职业资质”、“联系电话”、“社保情况”、“婚育”等，超过25项信息，输入计算机。

　　虽然在建立档案化管理初期为清理前期材料和将信息输入计算机等，投入的精力比较大，但随后的日常管理几乎不用额外增加管理负担。

　　通过这几年的探索，我们中心初步建立起有别于传统人事档案管理方式，却是适应中心人事管理工作需要的人事档案管理方式。中心的人事档案管理方式，在中心人事管理中的信息处理和劳动纠纷处理以及提高人事管理工作效率等方面发挥了明显作用。通过将人事材料分袋入档，既做到了对人事档案材料的保全和连续、系统、规范化管理，也方便了人员信息查找，尤其是计算机化管理后，很大程度上提高档案管理的便捷性以及相关信息的查找和使用效率。如这两年每当职能部门或上级部门需要提报相关用工人员信息时，中心虽然员工较多，但总是能做到比较快的准确呈报，不用去找每位员工填报或在大堆材料中去漫无边际的查找，也避免了对远期信息在填报上的不准确性。中心在管理中需要相关信息时，也总是很方便快捷的找到。中心初偿到了对社会用工人员实行档案化管理的甜头。

　　通过中心这几年的探索来看，对社会用工人员实行档案化管理既是适应劳动用工制度改革对大量用工信息的需要，也是我们中心对大量社会用工人事管理的内在要求和有益尝试。

　　谨此与大家分享。

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