档案数字化建设实践与发展思路分析

　　来源：科学与生活·学术 2022年5期

　　作者：雷亚龙

　　摘要：信息技术的进一步发展为档案管理带来了新的机遇，档案管理发展的优化应该从数字化建设发展。本文在简述档案数字化建设含义与意义的基础上，对目前档案数字化建设存在的问题及未来发展思路进行了深入研究，本文认为，档案数字化建设应该从规范管理模式，加强人员培训，加大资金及技术性投入等方面着手，全面推动档案数字化建设。

　　关键词：档案管理;数字化建设;信息技术

　　前言：作为一种信息资源，档案在居民生产生活当中占据重要地位，是国家信息资源的重要部分。随着计算机技术的发展，我国档案管理开始向数字化发展，但由于起步较晚，相关技术投入不足，目前档案数字化建设仍然存在较大缺陷，特别是信息泄露带来的严重安全问题，影响了档案数字化建设的进一步发展。但是也应该看到，档案数字化建设对于提高档案管理的便捷性具有重要意义，因此应该针对其缺陷有效弥补，实现安全稳定的檔案数字化建设。

　　1档案数字化建设含义

　　档案数字化建设是将传统纸质档案向数字化档案进行转变，借助于计算机和网络将其共联进行管理，进行档案信息库的建设，实现档案的共享，这一过程需要借助储存技术、数据库技术、扫描技术以及计算机技术等高新技术。档案数字化按照数字化程度可将其分为两个层次：其一为档案目录数字化，其主要目的是进行档案目录数据库的建设，对著录标引进行规范，完善数据库结构;其二是档案全文的数字化，这一过程主要建筑扫描录入技术将其转化为图像文件，按目录进行规范整理。在进行当然数据化建设的过程当中，应按照档案自身特点，综合使用两种方式。档案数字化管理流程如下图所示，必须要注意的是，在对于纸质档案进行数字化建设之后，还应该将原档案进行归类保存，以防数字化建设出现问题档案丢失。

　　2档案数字化建设的意义

　　2.1有效保护档案原件

　　传统的档案大多为纸质形式，其分类管理完全依赖于人工，对于需要长期保存的档案来说，丢失、破损的可能在所难免。将纸质的档案通过扫描等方式进行上传，在相应的数据库当中进行储存，可最大程度的对其进行原样保存，方便后续进行查阅，档案丢失、破损的可能性大大降低。

　　2.2提高工作人员的工作效率

　　档案作为一种记录工具，内容繁多，在使用纸质记录的情况下，不仅需要大量的储存空间，而且后续查阅非常繁琐，管理工作十分庞大。如后续需要发生档案修补，则工作量就更大了。采用档案数字化管理，可利用现代信息技术将其进行归类，大大降低了管理的时间，提升工作人员的工作效率和工作质量，后续的信息维护也变得更加方便。

　　2.3提高档案使用效率

　　传统纸质档案的储存有且仅有一份，在后续查阅时，同一时间一份档案仅供一人查看，大大降低了工作效率和档案的使用效率。借助于数字化管理，可将同一份档案同时传送给多人进行查看，提高了档案的使用效率，突破了档案查阅的时间和空间限制，也方便了相关人员办公;同时由于各种原因需要对部分档案复印使用，长时间使用纸质档案复印可能会造成档案纸质的损害及遗漏，数字化后可以对其需要的内容进行打印，大大保护了档案的完整性。

　　3档案数字化建设目前存在的问题

　　3.1管理制度不健全

　　进行档案数字化建设的最终目的是为了方便档案的保存与后续查阅，这就要求档案的管理规范要有一个统一的标准，无论是档案的归类还是保存，都有章可循。但是，目前我国还缺少一个统一的档案数字化管理规范，不仅各单位对其内部的档案有一套管理规范，单位内部各不同部门在进行档案管理时所依据的标准也有所区别，造成后期统一管理困难。

　　3.2专业化人才紧缺

　　档案数字化建设需要利用计算机技术及信息技术，同时还要保证相关人员对于档案本身有一个基本了解，这就要求相关管理人员具有相应的专业素质。截止到目前为止，我国的档案管理人才仍然比较紧缺，档案管理专业仍然是小类专业，专业人才较少，后续学习也未形成规范体系。

　　3.3技术水平低

　　我国从1979年开始，相关档案管理单位就开始了计算机管理的探索，到20世纪90年代，在档案管理中引入了信息技术的运用，并朝着数字化建设发展，但是直到目前为止，不少档案管理部门在进行本部门档案管理时，还是以手工管理为主，其配备的计算机设备使用频率较少，相关的档案管理系统软件也比较过时，未能及时进行更新换代，缺乏功能强大、操作简单的、统一的档案管理系统。同时，由于数字化档案建设的不健全，相关管理人员在这方面的实操能力短缺，整体技术水平低。

　　3.4安全问题

　　在档案数字化建设的过程当中，最重要的就是其安全问题，这也是影响档案数字化建设稳定性的决定因素。档案数字化建设的安全问题包括数字化载体的安全性和系统软件的安全性。档案数字化系统当中储存的内容是相当多的，一旦丢失或者暴露，将造成难以估计的损失;同时也应加大对数字化人员的保密安全教育及相关监管，因此在进行数字化建设的过程当中，首先需要解决的就是其安全问题。

　　4档案数字化建设发展思路

　　4.1加强安全管理，解决技术难题

　　根据上述对档案数字化建设问题的分析可知，进行档案数字化建设，首先要解决其安全问题，而其安全问题归根结底是技术和人员两部分。为进一步提高数字化管理的技术水平，需加大资金支持力度，保证技术研发部门的资金充足。对于一些资金不充足的部门来说，可借助技术外包提高技术水平，购买完善的技术软件，根据自身部门情况进行修改使用。通过外包方式所取得的技术软件后续需支付的服务费用较高，且技术水平并非最前沿，信息暴露的可能性也更高，因此并不是大多数档案管理部门的优先选择。档案管理部门在初期借助外包方式进行档案数字化管理的同时，也应该加快自身技术的研发，进行人才引进，研发符合自身情况的独立的系统软件，提高系统运行的安全性，降低信息外泄的可能性;同时加大对自身人员队伍的安全及保密教育，保障数字化档案的安全稳定。

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文章名称： 档案数字化建设实践与发展思路分析

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