档案信息化建设与工程档案管理措施分析

　　摘要：近年来，我国开始大力推进档案管理信息化建设，要求各行业在完善内部管理制度的过程中要加强对档案管理信息化建设的重视，提高档案管理工作的流程，深入挖掘档案的潜在价值，提高档案管理质量。随着信息技术的飞速发展，计算机管理模式已经广泛应用于各行各业，涉及到管理的各个方面。随着电子信息管理模式本身更加方便有效，它逐渐取代了传统的纸质档案管理形式。在这种情况下，如何推进档案信息化建设，就成为做好工程档案管理工作的关键。

　　关键词：档案信息化;档案管理;措施

　　引言

　　相关部门应该紧跟时代发展的脚步，深入分析现阶段工程档案管理工作的现状，探索工程档案信息化管理体系建设的必要性，明确信息化工程档案管理模式应用过程中存在的问题，并以此为基础制定科学合理的发展策略，推动工程档案管理向规范化、科学化、高效化方向的不断发展，才能发挥出其在行业发展过程中的重要作用。

　　1 档案信息化建设的重要意义

　　档案信息化建设的主要目的在于提高档案管理效率，优化档案管理流程，为档案的使用者形成更多的价值。传统的档案管理模式，主要是以纸质档案的记录与储存为根本，缺乏对档案价值的挖掘，多数时候仅仅会对档案资料加以查阅，并不会产生任何应用。随着档案管理信息化建设步伐的加快，越来越多的单位开始加强了对信息化技术的应用，将信息化技术应用到档案管理的方方面面，使得档案管理逐步呈现电子化的发展趋势，这完全替代了传统的纸质储存形式，也改变了人为管理模式。在大信息化建设的持续推动下，所有档案都能够通过电子化转化为数据信息，不同部门可以直接进行查阅，并且也能够及时上传相关档案资料，便于相互借鉴参考，共享档案资源。

　　2档案信息化建设与档案管理中存在的问题

　　2.1档案管理的数据组织结构存在的问题

　　针对不同的档案信息来说，来源以及存档的格式都存在一些差异，这种情况造成了档案部门接收的档案数据的组织结构存在很大的差异，所以对档案信息的统一管理会产生很大的影响。这些组织结构方面的差异问题主要是信息特殊性质和传输的方式，以及信息内部结构等因素造成的，对档案资料也极其容易造成缺失，进而对档案管理增加了更多的复杂性，同时对档案管理的科学性也会产生很大的不良影响。因此对档案管理工作的发展也会带来严重的影响，档案信息化的建设也无法凸现出理想的效果。

　　2.2档案的内容缺乏真实性

　　假如档案中记录的内容不全面或者真实性不足的话，那么档案管理工作也就失去了其原本的意义。虽然档案中记录的相关信息都是与自身发展密切相关的信息。但是，由于的档案数据在搜集、整理的过程中，采取的都是自下而上的传递方法，由最底层一级级的上传至的档案管理部门，而在信息传递的过程中，很多工作人员为了节省信息传递的时间，就会出现信息记录内容失真或者内容准确性不足的现象，而导致档案管理工作无法发挥出其应用的管理价值和作用。

　　2.3缺乏信息化档案管理技术

　　档案信息化的不断渗透以及推广之中，在当前已然成为了一项趋势以及主流，但是，仍旧有很多对于档案信息化没有重视的情况，同时档案信息化技术也就应用不是很到位，而采用传统的人工档案管理方式，正是因为档案管理工作缺乏了信息化技术的支持，所以不仅增加了档案数据信息遗漏现象发生的几率，浪费了档案记录的时间，而且不利于档案数据信息的保存，严重影响了档案管理工作效率与质量的提升。

　　2.4资金匮乏，信息化设备配置不合理

　　从目前我国的档案体系信息化建设进程来看，在档案信息化管理体系的建设过程中还存在诸多限制性的问题，既有源于在管理组织内部结构的体制问题，也有源于现实条件的问题。其中最主要的就是当前档案管理机构资金匮乏，设备配置不合理，无法形成集中性的资源管理体系来加快自身的信息化建设速度。档案管理部门作为社会文化服务体系的重要组织结构，以政府为主体的财政拨款，是其维持正常运营的主要资金来源。而目前我国政府形态主要集中于经济建设方面，相应文化职能部门对于社会档案体系的建设重视不够，没有制定合理的财政预算用于支撑档案管理部门的信息化建设，导致目前档案管理部门的财政資金来源的途径及数量极其有限。档案信息化工作是在数字环境中实现资源数据对接、信息管理、资源共享的一整套信息服务流程，相应的信息化设备诸如计算机、移动终端、服务器都必不可少，但这些设备相当昂贵，档案管理机构的资金又严重不足，很难采购齐全相应的信息化设备来建立自身的信息化管理体系。

　　3公司档案信息化管理的措施

　　3.1增强现代化意识

　　现代化档案管理观念是档案管理的灵魂。如果档案人员缺乏现代化档案管理理念，就无法开展档案现代化管理。在工作中，档案管理意识特别重要，作为档案管理人员，一旦缺乏了档案管理现代化头脑，即使具备现代化管理设施，也不能有效管理。因此，公司领导要高度重视档案管理工作，并在档案管理工作中发挥领导的指导作用，尤其要更新档案管理者的思想方法，改变落后模式，主动为信息化建设贡献力量。同时，公司档案管理员要积极调动单位职工的积极性，让他们参与到信息化管理建设中来。

　　3.2提高单位管理者对档案管理工作的认识。

　　在一个系统的工作环境中，任何工作的顺利进行都不能少了领导的支持和引导，想要形成档案信息化建设和管理的规范程序，首先要让高层领导端正对档案管理和建设的态度，重视各种资料的存档处理。必要情况下单位还可以形成一个独立于专业工作之外的档案管理部门，选择合适的人员进行档案的信息化建设和管理，根据信息技术在其中应用的复杂性和广泛性建立起独立的档案管理部门，实现优质的档案管理。单位管理者首先要明确为什么传统的档案管理方式在今天不再使用，其次要明白怎样做才能有效防止传统档案管理中的弊端出现，最后就是单位管理层要向工作人员传达本单位的发展意识和发展特点，只有这样才能在综合单位特点的前提下进行档案信息化建设。

　　3.3加强对档案信息化建设的重视

　　有关单位若想开展有效的档案管理信息化建设工作，就需要转变自身的传统思想，并对档案信息化建设在档案管理工作中的重要作用予以全面的认识，使其明确信息化建设的实际效用，以此更新档案管理者自身的传统档案管理思想观念，树立先进的档案管理思想，促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。另外，相关单位还需要对传统的档案管理工作制度进行合理完善，针对信息化的档案管理工作制定出更加合理的档案管理制度，使其能够对信息化的档案管理工作予以科学指导，借此提高信息化档案管理工作的规范性与有序性，同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。

　　结束语

　　档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身需要的档案管理信息化创新工作方法。

　　参考文献

　　[1]张继东.档案信息化建设现状及改进策略分析[J].科技经济导刊，2018(33).

　　[2]张鹏.档案信息化管理必要性作用措施和创新途径的探讨[J].信息记录材料，2019(03)：183-184.

　　[3]刘冠涛.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].文渊(中学版)，2019(1)：295.

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文章名称： 档案信息化建设与工程档案管理措施分析

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