建筑工程档案资料归档管理的作用探讨

　　摘要：我国建筑行业的快速发展加速我国整体经济建设的发展进程，改善我国民生的同时推动我国其它行业的不断进步。管理建设项目档案的存档不仅有助于提高建设项目的质量，而且也是建筑工程的重要内容之一：它能够抓住施工单位的建设项目的运营，管理和技术改造。施工项目数据是图纸，图标和文字的第一个记录，保存完整是非常有价值的，它能充分反映施工过程，记录整体施工项目质量的接受程度，并且具有依据，凭证，参考等重要功能。

　　关键词：建筑工程;档案资料归档管理

　　引言

　　科学技术的快速发展给予了我国建筑行业新的发展方向，为我国经济建设的快速发展奠定了非常坚实的基础。建筑工程档案资料是项目建设过程中对项目建设过程的真实记录，做好建筑工程档案归档管理工作十分重要。鉴于建筑工程复杂性和档案内容的多样性，要从建筑工程档案资料管理基本要求出发，加强建筑工程档案资料归档管理的作用探讨。

　　1建筑工程档案资料常见问题分析

　　首先，未设置专业工程档案管理岗位。建设工程项目部工程档案管理思想意识薄弱，项目实施过程中往往比较重视工程实施进度和工程质量，而忽略了工程档案的编制管理工作，项目部未设置专业档案管理岗位，未配备专业档案管理人员，档案管理由非专业人员兼任，工程数据资料的收集、分类整理、汇总不科学，资料内容不连续，档案文件的编制、立册不规范，工程档案管理工作随意性较大，缺乏系统性、专业性、规范性。其次，建筑工程档案编制时间滞后，未与建设工程实施同步。随着大规模、超体量建筑的不断出现，工程建设周期越来越长，新技术、新材料的使用愈发频繁，工程实施中的各种图纸资料、技术文件、行政法规文件等越来越多，工程档案管理人员不能及时收集、分类整理和汇总相关文件资料，造成档案资料汇编与实际工程进度严重脱节，甚至出现资料遗失的严重失职行为，致使工程档案编制验收移交甚至工程竣工验收时出现工程档案资料的大面积补编，内容缺乏时效性、客观性，工程档案管理工作敷衍了事、流于形式。最后，仅偏重纸质档案资料的编制。由于长期对建筑工程档案管理工作的不重视，工程档案管理人员专业素质不高，业务水平较低，工程档案管理工作仍旧停留在对各种报表文件的简单收集阶段，缺少档案管理新技术、新手段的应用，习惯于纸质档案的编制，缺乏工程建设过程声像资料以及电子档案的整理留存，严重制约了工程档案管理的信息化建设。

　　2建筑工程档案资料归档管理的作用

　　首先，在城市规划和管理中发挥重要作用，在城市建设工程中建设项目档案的管理有着丰富的经验，是使城市建设技术库存的重要手段之一。正是这样，建设项目档案在城市规划和建设管理中能够发挥重要作用。城市建筑的扩建，维护和重建也应以建设项目的资料記录为基础，因此必须应加强有关管理。其次，城市防灾和灾后恢复的主要支柱，在发生自然灾害后的城市进行自然灾害防治和重建时，建筑档案可以帮助我们发现建筑项目中的薄弱环节，也帮助我们恢复建筑的原有特色。在发生自然灾害或指导城市重建的城市这些档案可以给我们重要参考。

　　3建筑工程资料管理的措施

　　3.1建筑工程档案的编制应与建设工程实施同步

　　建筑工程档案涉及相关工程文件资料必须随工程建设进度同步、同期形成，项目立项阶段应重视项目建议书及批复文件、项目可行性研究报告及批复文件等资料的归档;项目征地阶段应重视规划选址意见书、建设用地批准书等资料的归档;勘察设计阶段应重视地质勘察报告、环保等行政主管部门审核意见及施工图审查意见等资料的归档;工程实施阶段应重视材料进场检验文件、工程技术方案、质量进度控制文件及各项隐蔽验收文件等资料的归档;竣工验收阶段应重视规划、消防等准许文件、决算文件、工程声像资料以及竣工测量和地下管线等资料的归档;所有归档文件内容应真实有效、完整全面，真实反映工程建设全过程，严禁拖延、事后补编，始终保持档案资料与工程进度的一致性，并严格执行工程档案借阅制度，防止档案丢失或随意更改。

　　3.2健全工程档案管理制度，将责任制度落实到个人

　　1.通过分析企业档案管理部门的现状，研究当前迫切需改革与完善的制度。坚持以人为本的发展概念，建立健全的人性化档案管理制度。2.为确保档案编制与管理质量，强化资料收集期间的管理。由于施工现场较复杂，施工人员与岗位责任人较易疏忽文件资料的保管，导致文件资料丢失或受损。为此，除在文件资料下发期间做好备份外，还需细化责任管理制度，将责任考核管理落实到个人，提升施工管理人员与档案管理人员的责任意识，避免个别工作人员推诿其责任与义务。

　　3.3建立档案管理信息化平台

　　对于建筑工程电子档案的管理，需要构建独立的、可以实际应用的电子化平台，支持对各种实体化和虚拟化的档案实施管理。这里需要注意的是，管理对象不仅是档案中的电子信息，还需要实现将实体档案转变成电子形式，以及实现双方之间的关联管理。考虑电子文件需要经过归档操作才能形成电子档案，所以企业需要建立信息化平台，利用平台进行电子文件的鉴定归档操作。这包括：利用影像学技术将纸质档案转化成电子信息，经过归档操作后形成电子档案;将获得的电子信息进行凭证化处理，形成档案并独立出来，建立起有效力的，具备可读性的资料。企业需要统一各个部门的电子档案入口，借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、类别的资料进行处理，转换成统一的入口文件，以最小单位用统一的格式存储，保证可追溯性。平台要支持对其内容进行统一、规范、流程化的归档处理，同时也支持其他环节的管理，并支持对资料传输痕迹的记录与查询等。

　　3.4要提高对建筑工程档案资料的收集力度

　　目前的主要问题是很多档案能够找到，但是部分内容却丢失了，比如少页、多页、空白页等，所以要根据项目的性质通过各种手段找到和项目有关的资料，保证资料收集的及时性和全面性。档案资料的整理过程中要按照类型进行细致整理，除了要标注项目建设单位和材料来源等，还要做好对技术人员流动、材料的动态变化等的登记工作，保证资料真实可用。

　　3.5建设工程项目部应按项目所在地城建档案馆的相关要求编制工程档案

　　建设工程项目部收集整理、建册立卷项目工程文件，除满足国家相关档案管理要求外，还应严格遵守项目所在地城建档案馆的相关要求，项目部可在项目立项完成阶段直接对接项目所在地城建档案馆，及时建立工作联系，统一邀请项目所在地城建档案馆相关人员对项目部所有档案管理人员进行集中培训，并确定相应联络人员，加强沟通，及时掌握城建档案移交流程中的新变化、新要求，在项目实施过程中可根据工程建设进度和重要施工节点定期、定点邀请城建档案馆相关人员进行监督检查，及时发现工程档案管理中的不规范、不合理之处;在工程档案编制验收移交工作阶段，可提前组织预验收、预移交，发现问题及时整改，确保工程档案验收移交工作的顺利完成。

　　3.6积极引进先进技术手段与高新技术人才

　　现代化信息技术等手段为档案管理提供便利。档案管理期间建立信息化数据库可使档案管理人员通过信息技术手段了解档案收集进程与下一步工作流程，提升工作效率，避免因人工管理失误影响档案管理质量。

　　结语

　　建设项目档案资料是公司的宝贵资产，它们不仅可以在项目建设过程中发挥重要作用，而且有助于推动城市化进程。

　　参考文献

　　[1]王越.建筑工程的资料归档和管理[J].住宅与房地产，2018(5)：162.

　　[2]陈蓉.建设工程项目档案管理浅议[J].陕西档案，2017(3)：45-46.

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