企业档案管理信息化的认识和思考

　　摘 要：随着我国经济步入常态化，企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，实现可持续发展，就需要不断加强企业内部的管理。企业档案管理作为企业内部管理中的重要组成部分，管理的效率决定这企业的工作效率。目前而言，随着互联网信息技术的发展，企业档案管理正逐渐向着信息化的方向发展，以信息化为管理的重要方式，不断对企业内部档案进行有效的管理，以此来提高企业的管理效率和管理质量。本文以企业内部档案管理为主要讨论对象，阐述企业档案信息化的认识和思考，供大家参考借鉴。

　　关键词：企业档案;信息化;建设;思考

　　引言：

　　目前而言，随着我国互联网信息技术的发展，我国已经迈入了信息化时代，加之我国经济步入常态化，企业之间的竞争愈加激烈。在这种背景下，企业需要积极展开改革创新，与时代发展同步。在企业内部管理方面要逐渐向着信息化方向发展。经过实践证明，信息化管理方式能够为企业带来诸多的便利。首先，采用信息化的管理方式，能够提高企业资源整理的力度。其次，采用信息化的管理方式，能够让企业发展与时代同步。所以，企业在内部的档案管理方面要积极采用信息化的手段，以此来提高企业内部管理的质量和效率，以此来实现企业的可持续发展。

　　一、企业档案管理信息化特点

　　档案管理是企业内部管理中重要的组成部分，企业档案管理要随着时代的发展而进步。目前而言，随着互联网信息技术的发展，办公自动化、无纸化已经成为一种发展的趋势，档案管理也主要是信息化管理方式为主，以计算机文档形式为主，与传统的档案管理有着较大的差异。这种变化导致档案管理工作者将电脑磁盘作为管理的主要对象。档案管理工作者在管理的过程中，要不断对电脑磁盘进行管理和维护，以此来保证企业档案信息的存储。目前而言，在档案管理信息化的背景下，企业档案管理呈现系统性、真实性、迅捷性、有价值性等特点，这些都是档案管理信息化的优势和特点，有效地提高了企业的管理质量和管理效率，提高了企业的核心竞争力，实现了企業的可持续发展。

　　二、企业档案管理信息化的重要性

　　(一)是企业信息化发展的要求

　　企业档案作为企业管理中的重要资料，因为，企业在生产经营过程中会产生大量的数据和资料，这些数据和资料都是企业运营生产过程中重要的资料，具有重要的参考价值，具有长期保存的价值。

　　(二)是现代企业档案管理发展的需要

　　随着互联网信息技术的不断发展，对社会各行各业有着积极的促进作用。企业在传统的档案管理过程中，主要采用纸质管理，但是，这种档案管理方式已经不适合企业当下的发展，已经严重地影响了企业的管理效率和管理质量，取得代之的是自动化、信息化的管理方式。档案管理作为企业内部重要的管理部分，因此，要不断提高企业信息化管理的方式，以此来适应市场的发展需要，满足企业发展的需求。随着互联网信息技术在企业管理过程中的应用，企业的各种文件也在不断的增加，为了提高企业档案管理的质量与效率，必须要采用信息化的管理方式。除此之外，随着网络信息技术的发展，信息技术已经渗透到企业管理中的各个层面，所以，要想实现与时代发展同步，就必须要提高企业档案管理的硬件投入，以此来实现档案管理信息化的目标。

　　(三)工作效率及工作成本的需要

　　企业档案管理信息化能够有效地提高企业的管理效率，节省企业的运营成本。在传统的企业档案管理过程中，纸质档案管理在收集、整理以及维护的过程中需要消耗大量的人力、物力和财力，并且在查询过程中耗费大量的时间，严重影响了企业的管理效率。如果企业在档案管理方面采用信息化的管理方式，则能够有效提升企业档案管理的质量和效率，进而提升企业的运行的效率。除此之外，企业在发展过程中规模不断扩大，档案的数量也在不断增加，这就需要企业在档案管理方面不断地进行投入资金和设备，还有人员，这也在一定程度上增加企业的运营成本。但是，企业档案管理采用信息化的管理方式，不仅能够减少企业在档案管理方面的投入，还能够最大限度的实现资源共享，有效地提高了企业的运营效率。

　　三、企业档案管理信息化建设存在的问题

　　(一)不够重视

　　企业在运营管理过程中，对档案管理的重视程度不高。究其原因，主要是因为档案管理主要是为公司决策者提供信息参考，以便于企业各部门提供有效的数字依据，档案管理只是作为信息参考的作用，没有为企业直接创造经济价值，进而导致企业的领导对企业档案管理信息化的重视程度不高。

　　(二)缺乏规范的指导与策划

　　因为企业对档案信息化管理的重视程度不高，导致档案信息化管理部门没有经过系统的培训，在工作过程中又缺乏科学规范的指导，导致企业档案管理人员在信息化工作能力以及管理质量方面存在严重的问题。众所周知，企业档案管理有很大一部分是针对于各部门的资料，比如，会计部门、建设部门、市场部门等资料，这些档案资料都需要独立一个文件夹，以便于日常的查询和参考。但是，由于档案管理人员没有经过系统的培训和指导，导致在工作中出现问题，严重影响了企业档案管理制度化、科学化、规范化的发展。

　　(三)缺少必要的技术投入

　　企业档案管理工作看似十分轻松，实质上，企业档案管理并不是一件很轻松的事情。特别是目前，企业档案管理人员主要以兼职的形式出现，既要担负着企业的行政管理职责，又要担负着企业的档案管理工作，还要将企业的档案管理、手机整理以及查阅等工作安排的有条不紊。但是，工作人员的经历有限，价值企业在档案管理方面投入十分有限，在信息化设备投入方面没有做好专业化的要求，进而严重影响了企业档案管理的质量和效率。除此之外，企业在档案管理方面缺乏专业的信息人才，这也是企业档案信息化管理发展较慢的主要原因之一。

　　四、企业档案管理信息化措施

　　(一)强化管理人员的信息化意识

　　企业档案信息化管理建设不仅需要管理人员懂得档案管理的知识，还要具备信息化意识的综合型人才。企业而言，企业档案信息化管理人才队伍当中，专业档案管理人员知识意识比较淡薄，能力也十分有限，仅仅能够掌握一些简单的操作软件，更高要求的操作就很难胜任了。更无法胜任相关软件的开发、维护和建设等任务了。基于此，企业为了实现档案管理信息化的转变，企业领导人要为企业档案信息化管理人员加强培训，让相关的工作人员具备信息化管理的意识，通过对管理人员的培训，提高管理人员的职业技能，加强计算机技术、网络技术以及信息工程方面的能力，以此来让档案管理人员胜任档案信息化管理岗位的要求。

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