分析目前企业办公室管理存在的相关问题

　　摘要：随着经济的发展,企业进入了全新的市场发展阶段,其办公管理也开始尝试创新,但由于企业部门较多,组织较为复杂,内容复杂,需要办公室履行协调和服务等职责。因此,创新办公室管理方式,可有效提高企业的办公效率,大大提高企业的运营效率。基于此,论文重点分析了目前企业办公室管理存在的相关问题,并提出改善建议,以更好地改善企业办公室管理职能。

　　1、引言

　　办公室的管理工作，是结合各部门性质，提供相应的协调及服务，在生产经营工作中发挥着重要的作用。优秀的办公室管理技能可促进企业的办公室业务的全面发展，极大地提升企业的形象。但在新形势下，办公室管理工作还存在体制落后、员工素养不高、创新能力差等问题。针对这些企业存在的共性问题，必须采取措施，确保企业的长远发展。由于市场经济快速发展，企业面临诸多竞争。要想在市场中脱颖而出，就必须要有管理创新的意识，做好办公室管理各项工作就是重点之一。对于任何企业来说，办公室都是不可或缺的重要部门，其管理质量的好坏直接关系到企业的运营效率。为此，企业必须要加大对办公室管理的力度，不断提高人员的专业技能和综合素养，增加企业和社会效益。

　　2、企业办公室管理概述

　　办公室在企业运行过程中的主要功能，是对企业各部门及人员进行业务协调和服务，上传和分发企业业务信息，并同时代表了企业的形象。办公室要想顺利履行其工作职责，就必须对企业的发展有全面而详细的了解，不仅要了解业务重点，还要明确企业能力以及未来规划发展方向，以确保企业健康快速地发展。同时，办公室作为企业的外窗，代表着企业的综合能力，除协调企业内部工作外，还要促进企业文化和理念的广泛传播。新时代市场经济的发展，为企业带来了巨大的机遇和挑战，因此，企业要结合当前的时代背景和特点，办公室管理工作要不断创新，懂得抓住机遇，在各种挑战中不断成长，使企业的管理能力到达新的水平。

　　3、新时代及新常态下企业办公室管理的重要作用

　　在市场新常态的背景下，提升和改善企业办公管理水平有非常重要的现实意义。在社会发展中，企业间的竞争越发激烈，要想在市场中获得竞争优势，就必须要充分发挥自身的优势，以实现企业的持续发展。企业的竞争也是人才的竞争。随着办公室管理工作的开展，需要每位员工正确认识自己的本职工作，在工作中提高质量和效率。通过办公室管理，保证企业在市场上树立良好的形象。管理水平反映了企业的发展水平，企业的发展需要各项任务的流畅。在办公室工作开展中，通过管理发现办公室工作中的问题和不足，并提出调整措施和解决方案，促进各项工作的顺利执行。一个企业能在市场上树立良好的形象，其产品就会吸引社会和市场的关注，带来更多的经济效益。

　　4、企业办公室管理的业务特点

　　4.1综合性

　　办公室是企业运作的组织，办公室管理工作涵盖各个层面，为企业的发展提供建议和保障执行。办公室具有信息收集协调等管理功能，是连接企业内外的信息平台，可以调整各种矛盾关系，营造和谐发展的企业环境。企业办公室管理日常任务复杂繁重，根据职能要求，工作内容可概括为文件管理、会议组织和业务管理，并且要做好相关文件的处理、审核和收发，做好企业工作计划和业务总结，总结领导重要讲话进行政策研究和信息研究，确保文件归档和各种报告材料的编写等。企业办公室需要管理公司日常工作，做好公司各部门的协调工作，做好规章制度的建设，做好车辆管理和印章服务等工作。

　　4.2服务性

　　企业办公室管理服务业务可以概括为服务开发、服务决策和服务实施。服务开发包括围绕企业发展的目标提供辅助人员。经济发展形势复杂多变，企业发展面临诸多挑战。企业办公室需要主动谋求服务，全面提升服务质量，及时响应所有要求，增加对公司和基层的信任，为决策提供准确的参考，及时反馈执行过程中的情况和问题。办公室要积极与各部门沟通，综合征求意见，提高信息沟通的有效性，做好企业办公室服务的保障，为企业的员工解决更多的问题。

　　4.3规范性

　　企业办公室管理的重要任务主要是组织制定制度建设，确保各种管理制度的建立，要严格遵守制度标准，是科学管理的必然，也是企业发展的保障。日常管理工作的制度化和规范化，是新常态企业科学管理的重要前提。建立完善的内部制度，对于提高办公室的管理水平具有重要的意义。制度和标准要根据内外部的变化和要求，不断更新和完善企业办公室管理制度。对办公室内的工作制度进行系统分类，理清纵向和横向的关系。建立科学系统高效的办公制度和各项业务流程的标准化体系。

　　5、新常态下办公室管理的困境

　　5.1缺乏完善的管理制度

　　规范各项管理制度，是企业办公室管理业务顺利开展的前提，是创新管理的要求。部分企业办公室管理体系不完善，缺乏遏制能力。办公人员职责分工不明确，缺乏一定的相关性和明确性，并且岗位工作目标模糊，导致人员工作计划缺乏系统性，导致工作流程管理不到位。这些问题降低了企业办公室管理人员的工作效率，甚至损害了企业办公室的整体形象。在企业办公室管理中，服务意识在办公职能中占有重要的地位，属于企业办公室管理的基本职能。服务水平取决于员工的管理意识，部分企业的人员服务意识淡薄，无法理解服务的重要性。被动地等待领导对相关工作的监管，没有积极思考。各部室缺乏沟通，导致了部门之间出现沟通不畅的问题。同时对服务业务的认识不深刻，没有形成创新和服务发展的主动服务意识。

　　5.2企业办公管理考核力度不足

　　由于很多公司的内部管理制度存在不足，阻碍了办公管理的有效开展，主要表现是没有根据市场形势和需求建立和开发办公管理制度，现行管理制度比较传统，并且有一定的欠缺，造成企业办公管理在发展中不能发挥有价值的作用，没有标准和规范作为参考，影响办公管理的效率。部分公司没有建立符合实际发展的目标考核机制，导致对办公管理考核不恰当。企业的评价应立足于企业的发展，明确企业办公室管理任务和工作目标。办公室考核机制缺失，会导致企业办公室管理目标不明确，员工对管理的积极性不强。这些情况是办公室管理工作的主要障碍，将直接影响公司的正常运作。

　　5.3企业办公室管理方法缺乏创新

　　在社会发展的新时代，办公室的管理也必须立足时代特点，需要不断创新。创新不仅要着眼于管理方式的进步，更重要的是要改革传统的企业办公室管理方式。但是，考虑到公司的情况，很多企业办公室管理还没有跟上时代，管理理念和方法还比较落后，并且在使用过时的管理模式。办公室管理仍然采用员工听从领导指挥，缺乏民主的管理模式，导致员工没有充分展示自己的管理能力。这样员工就缺乏创新的能力，只能按照相关领导的要求来完成工作，导致企业办公室管理工作强度大和重复性强的缺点，并且员工的主动性逐渐减弱。

　　5.4员工综合素养有待提高

　　在传统企业办公室管理中，对办公室负责人的要求并不高。对人员配置没有太多限制，有的员工的工作并不能反映有效性，只做摆在自己面前的工作，即领导所吩咐的工作。他们失去了企业办公室的管理热情和创新能力。在办公室的职能定位上，对自己的职位缺乏评估，对办公室管理没有充分的认识，导致企业办公室管理工作效率达不到预定的要求。

　　6、新常态下企业办公室管理的对策

　　6.1更新信息化管理方式

　　随着信息时代的到来，信息技术已广泛应用于各个领域。信息技术在企业办公室管理中的应用，给管理学带来了活力，也提高了工作效率，可以使管理与时代的发展保持同步。企业办公室管理中可以创建内部微信和QQ群，符合相关的业务沟通，又可以通过群向各部门传达业务指令和要求。在新的时代，企业都非常重视企业文化和员工的工作体验，办公室必须肩负起振兴企业环境和相互沟通的责任。对于办公室管理并不意味着拘泥于严肃的模式，轻松的环境更有利于提高员工效率。因此，可以通过短视频记录工作中有趣的内容，也可以通过短视频的形式完成精神的传播，方便企业员工对信息的接收，让办公室管理工作可以更有效，更符合时代的特色。

　　6.2协调各部门之间的关系

　　协调是企业办公室管理功能的核心内容，协调工作将直接影响各部门的正常运作。由于企业部门数量多，并且相关的工作内容复杂，办公室业务人员较少，如果得不到有效的协调，将影响企业业务的正常运作和工作协调的效果。为提高部门之间的协调效率，可以在部门之间举行会议，让部门负责人宣传工作内容，并与办公室建立紧密的合作，使企业的业务沟通更高效[1]。

　　6.3搭建完整的办公室管理制度

　　为有效地实施办公管理业务，首先要设计完整的管理制度，划分人员的管理职责，明确个人工作的范围和权限，把个人工作放在自己应有的位置上。为实现这一目标，应参考业务发展目标，根据办公管理工作的情况，建立完善的办公室管理制度，提高企业办公室管理工作的速度和效率[2]。

　　6.4加强办公室管理人员的专业技能培训

　　加强办公室管理人员的培训，有利于提高办公室管理人员的专业技能和素养水平，改善企业办公室管理模式，为提高企业整体管理质量铺平道路。为此，必须关注公司的未来计划，聘用优秀的企业办公室管理人才，加强团队的力量，确保办公室管理的速度和效率得到提高。应对办公室管理人员进行专业培训，提升办公室人员的业务技能，使其了解办公室管理对公司发展的重要影响。通过各种培训方法和活动的开展，提升办公室管理人员的素质，提升其业务办公技能，提升办公室管理水平，为企业办公管理的顺利推进作出一定的贡献[3]。

　　6.5制定合理的办公绩效评价体系

　　为确保企业办公室管理工作质量的提升，企业应参考绩效考核指标和办公管理工作应用，制定适用于企业办公室管理部门的绩效考核体系，使其能够积极参与管理工作，提高管理工作的服务质量和服务效率。为实现这一目标，必须分析办公室管理的情况，建立管理绩效考核的量化标准，明确管理职责，并健全绩效考核体系。大大增加办公室管理人员的工作兴趣，使其做好本职工作，及时发现业务运行中存在的问题并做到随时处理，提高办公室管理工作的实际效率。在办公室管理绩效考核制度的编制过程中，必须同步建立奖惩制度。对办公室部门表现好的员工，应给予物质奖励或精神上的表扬，激发相关人员和管理人员的兴趣，有效地提高他们的工作效率。此外，对于我国新时代的发展，在企业办公室管理中需要进行精细化管理，但也要尽可能地简化管理程序，有效缩短办公所需的时间。企业要根据实际情况，完善和更新办公管理制度，明确相应职责，提高办公管理效率，确保企业的可持续发展[4]。

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