提升事业单位档案管理水平的思考

　　摘要：近年来，事业单位对于我国经济发展起到了重要的推动作用，而事业单位档案管理工作又是重中之重，加强事业单位文书档案管理对于促进事业单位的持续健康发展具有重要意义。因此，应该正确认识到文书档案管理工作所存在的现实问题，运用科学合理的方法和理念促进事业单位呈现出积极良好的发展态势，使其在长期社会经济发展中拥有较高的竞争优势，促进此项工作的高效化和持续化发展。基于此，本文将对提升事业单位档案管理水平的对策进行分析。

　　关键词：档案管理;事业单位;管理水平

　　1 提高事业单位档案管理水平的意义

　　随着社会经济的快速发展，事业单位在使用纸质化的档案管理中甚至会阻碍其他工作的开展。而信息化的普及应用，给档案工作单位带来了新的发展机遇。充分利用信息技术开展工作，运用大数据处理技术以及采用先进的大规模信息技术保存档案，能更有效地整合各方面资源，更清晰地展现出单位发展脉络，从而明确思路，做好长远规划，促进事业单位有序发展。

　　2 事业单位档案管理存在的问题

　　2.1 事业单位档案管理制度不完善

　　当前部分事业单位在档案管理制度建设方面还存在一些不足，一方面，事业单位档案管理制度相对落后，很多档案管理制度已经运行了十多年，很难满足当前事业单位档案管理工作开展的具体要求。特别是在档案管理信息化建设背景下，对事业单位档案管理效率提出更高要求，但当前事业单位所运行的档案管理制度更契合传统管理模式，导致事业单位档案管理出现的新问题、新情况缺少制度依据，无章可循。另一方面，部分事业单位虽然对档案管理制度进行了调整和完善，但所作出的调整和完善只局限在某一方面，只能算是对制度的修修补补，没有对事业单位档案管理制度进行创新性的改革，不能规范和约束新时代事业单位的档案管理工作。

　　2.2 档案管理的规范程度较低

　　目前，我国很多单位尤其是事业单位，对于档案管理的规范程度较低，如卷宗的分类不清晰、出现组卷错乱、文件的档号出现错误、缺少目录以及文件检索效率不高等。档案检索一般分为人工检索和电子检索两种形式。当前形势下，电子检索因其速度快，质量高等优势被大量应用，也符合社会发展的趋势。但是，目前的计算机管理系统缺乏统一标准，通用性不足，档案管理的标准化和规范化还有待进一步提高。另外，因特殊原因，文书档案部门在事业单位中往往成为机构改革和人员精简的对象，也是闲杂人员安置的重灾区，尤其是年纪较大的人员，对于先进的科学技术接受度较差，基本操作存在障碍，或者由于其他原因没有安装高质量的检索软件，依然采用传统的手工检索方式，从而导致了档案管理工作的滞后发展，远远不适应当前信息时代的发展要求。最终导致文书档案管理的规范度较低。

　　2.3 档案管理人员专业技术能力不强

　　档案管理人员技能不足是我国管理类岗位普遍存在的现状。除档案管理在较短时间内不能为所在的事业单位带来显著的服务外，档案管理水平的提高还需要较高的经济和人力资源成本。由于许多单位不愿向档案管理倾斜过多，因此对优秀人才的吸引力也大大降低。此外，档案管理需要高度的专业性，一般情况下，复杂的工作流程很难精确确定。一般而言，在事业单位中工作的员工虽然有许多高素质的员工，但他们的工作准备不足，甚至缺乏档案方面的知识和技能，致使档案管理员缺乏足够的管理能力和足够高的素质，这也是影响事业单位档案管理效率的主要因素。

　　3 提升事业单位档案管理水平的对策

　　3.1 提升档案管理重视程度

　　加强档案管理是快速提升档案办公效率的主要方式，其中提高单位高层领导对档案管理技能的重视程度，减少不利因素的影响，预防由此产生的问题，是解决问题的首要途径。这样才能提高档案工作人员的工作积极性，更好地将工作重点转移到加强档案管理上来，使档案管理中的办公效率以及能力达到最优化。

　　3.2 加强档案管理人员培训

　　事业单位要充分提升档案工作人员的各项能力与技能，尤其要重视对管理者的培训，提高他们处理各种事务的能力，形成一支综合素质较高的档案工作队伍。首先，要对管理人员进行定期培训，包括管理和知识培训、责任培训，提高他们的业务素质和任职资格，加强服务意识，使其成为现代社会权利意识的重要组成部分，对进一步理顺档案工作有积极作用。其次，信息流管理的普及也对员工的计算机素养提出了更高的要求，各单位的档案管理员要重视提高自己的计算机应用能力和水平，有效利用先进的设备，确保办公生产的现代化和信息化。事业单位还可以通过提高工资水平、提高工作准入门槛、引进高技术人才、从而激发员工的积极性，吸引更多高素质的管理者，最终达到全面提高员工素质，档案人员素质的目的。

　　3.3 通过制度规范化提高档案管理效率

　　事业单位应将档案管理制度建设作为提升档案管理效率的重要保障。一方面，结合当前事业单位档案管理实际，对事业单位现有的档案管理制度认真进行梳理，废止

　　多年前制定且不适应现实情况的档案管理制度，依据有关法律法规和上级有关部门及单位对事业单位档案管理的要求，借鉴和学习其他单位档案管理制度，制定更符合当前事业单位档案管理的制度。对于近期制定的档案管理制度，则需要对其进行修改和完善，特别是要将事业单位档案管理信息化建设的相关要求通过制度的方式加以体现。同时加大制度落实力度，要求事业单位各个部门严格做好事业单位档案信息的收集和整理工作，并给予事业单位档案信息化建设足够的支持。另一方面，事业单位应严格落实档案管理绩效考核制度。事业单位档案管理效率的提升离不开事业单位全体工作人员的参与，为了更好地调动事业单位工作人员的工作积极性和主动性，应将事业单位档案管理效率提升相关内容纳入绩效考核指标之中，并将绩效考核结果与职称评定、岗位调动、福利待遇挂钩，更好地激发事业单位全体工作人员参与和支持档案管理工作的热情。

　　3.4 文书档案管理工作的现代化应用

　　随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。新形势下，事业单位的文书档案管理工作也同其他商业单位一样，面临着更加多元化的挑战，为了跟紧时代，更好适应变化，文书档案管理工作也必须进行大幅度的改革和创新。在事业单位文书档案管理过程中，融入新型的档案管理模式，贯彻科学系统的管理理念，以数字化管理方式对档案进行集中管理，根据其不同范围类型进行收集、归类和储存，以文档一体化和数字化管理的方式對档案资料进行管理，主动接受新技术和新模式，充分利用先进技术和优秀的管理理念，实现现代文书档案管理的有效性和科学性，从而进一步实现科技引领下的新型文书档案管理工作的全面发展。

　　4 结束语

　　总之，新形势下，事业单位应给予档案管理工作效率提升足够的重视，提出有针对性的切实可行的方案。应加强事业单位档案管理制度体系建设，对档案管理信息化建设给予足够的支持，及时过问并解决建设过程中面临的各种问题，搭建事业单位档案管理信息系统，运用更为先进的信息技术提升档案管理效率，更好地为事业单位发展服务。

　　参考文献：

　　[1]郑慧丽.新形势下事业单位文书档案管理工作内容浅析[J].兰台内外，2021(19)：34-36.

　　[2]聂建光.关于新形势下事业单位文书档案管理工作的初浅思考[J].才智，2020(15)：224.

　　[3]林丽君.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].东方企业文化，2019(S2)：225.

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