数据管理大潮下电子文件管理的挑战与对策

　　摘要：在国家大数据战略的强力推动和信息技术不断普及的背景下，数据大量形成，相关概念日益普及，数据管理领域迅速发展，形成时代潮流。文章首先解读数据管理大潮，其次梳理电子文件管理面临的挑战，最后尝试分析可能的对策。电子文件管理面临受到数据管理相关概念冲击、海量数据难以归档和管理、在数据管理框架中定位单薄、相关主管部门博弈艱难等挑战，需要建立电子文件与数据管理概念关联，坚定推动单轨制电子文件管理，锻造多元数据管理能力，构建协同发展的电子文件数据管理生态环境。

　　关键词：数据管理 电子文件管理 数据治理 融合发展

　　21世纪20年代，在大数据技术快速发展和国家大数据战略的强力推动下，数据概念日益普及，走入中央政府的文件里，走入大众媒体的话语体系中，“数据资产”的价值已经获得广泛共识。数据管理相关政策标准先后出台，行业组织和实践活动日益活跃，围绕着数据展开的管理已经形成了非常大的一股潮流，电子文件管理既是这个大潮的一部分，又受到其强烈的影响。本文首先解读数据管理大潮，其次梳理电子文件管理面临的挑战，最后尝试分析可能的对策。

　　一、数据管理大潮已经来临

　　(一)数据海量生成

　　联合国官方网站指出：“世界上的数据量呈指数增长，约90%的数据是过去两年创造的，预计数据量每年将增长40%。”[1]希捷与IDC预计，2025年全球的数据量将是2016年数据量的十倍，达到163ZB。[2]这预示着电子文件的数量正以惊人速度增长。与此同时，越来越多的新增数据是过去没有的新型形式，换言之是档案部门不熟悉的数字对象，如机器自动采集的科学观测数据、关系复杂的社交媒体数据、内容极为丰富的3D数据等。“大”数据时代已经来临。

　　(二)数据管理大军集结

　　在手工管理环境下，图书馆，档案部门(档案馆、档案室)以及传统的情报分析机构是集中保管数据的主力军，处于中心位置。随着信息技术的应用，数据管理主体迅速多元化，单位内部的信息技术中心、数据中心，大数据管理机构、电子政务管理部门、第三方信息服务商等不断出现。[3]在工信部《关于工业大数据发展的指导意见》(工信部信发〔2020〕67号)、国资委《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》[4]等政策推动下，一些企业设置了新型数据管理部门，大力推动数据治理。在此情况之下，业务数据管理格局已经改变，哪怕是历史业务数据管理领域，档案部门也已经不是独行者，核心位置受到了很大的冲击。比如，全国有20家国家级的科学数据中心，管理着国家最为重要的新型科技电子文件、电子档案——科学数据，但显然已经和档案部门甚少交集。[5]

　　(三)数据管理技术推陈出新

　　信息技术的发展可谓推陈出新，新技术不断涌现和迭代，比如版本控制、文档协作、图文转录、自动采集等数据生成技术，数据库、数据仓库、数据湖、数据中台等数据集中存储处理技术，数据挖掘、文本分析、知识图谱等数据分析和开发技术，数字签名、数字摘要、时间戳、区块链等数据真实性维护技术等。近年来机器学习技术的突破性发展带动了人工智能应用的热潮，涉及文件档案管控决策、知识服务和数据化处理的方方面面。这些技术相互叠加融合，呈现出一幅非常复杂的图景。为何新出现的数据管理部门都是技术实力雄厚之主体?原因很简单，新型的、海量的数据管理需要使用与数据特性相匹配的新技术，唯有技术掌握者才能掌控资源。

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