高校图书馆档案优化管理新思路探讨

　　摘 要：本文主要围绕高校图书馆档案优化管理展开研究，通过分析当前图书馆档案分类的依据和不同类型档案存储引用的意义，结合当前图书馆档案管理工作开展过程中出现的问题，从图书馆管理人员观念转变、构建数字化目录、数字化全文和数字化管理团队等角度出发，探究在新时期图书馆档案管理优化和数字化建设相结合的措施，推动高校图书馆档案优化管理工作按规定方式开展，不断提高其工作质量，为高校师生提供更高质量的服务。

　　关键词：高校图书馆;档案;优化管理;思路分析

　　高校图书馆为学生提供了海量的学习资源和高质量的信息服务，对帮助大学生更好地阅读、更好地学习具有重要意义。在新时期社会发展过程中，高校图书馆也应当顺应时代发展步伐，不断进步，这样才能提高其管理水平，更好地为学生服务，在当前数字化发展迅速的背景下，高校图书馆档案管理工作也应当沿数字化方向发展，特别是在管理稀有文献等资料时，应当引入数字化图书馆模式，既可以方便学生阅读，也可以避免因为学生频繁接触资料而导致资料受损，实现双赢的目的。

　　一、高校图书馆档案分类策略和对应价值

　　高校图书馆涵盖了多样化的学习资料和与学校相关的人事资产、统计数据、业务信息、党群信息和资源建设档案等数据，既可以为高校发展决策提供对应的数据支撑，也可以为教师晋升等提供必要的数据，为各项工作正常开展提供支持。为此，高校图书馆建设过程中，必须加强对档案分类工作的重视，结合不同档案的特点和使用方向进行分类，可有效提高档案管理质量，特别是在新时期数字化迅速发展的情况下，为保障档案管理质量，可以在档案管理工作开展过程中，引入大数据的相关内容，提高其档案管理水平。在高校图书馆档案管理过程中，不同档案都具有其必要的使用价值，例如人事档案主要记录与教职工入职培训和学历以及晋升等相关的材料，同时还涵盖了员工录用合同和年度考核等参考信息。而行政档案更多是记录与学校相关的会议通知及其他相关行政资料。高校图书馆管理人员在进行档案管理的过程中，必须加强对档案类别和保密级别的重视，结合高校师生对档案的需求，即学校自身发展要求，明确不同档案的保密等级，部分档案进行保密处理，而部分当然可以对外发布，方便师生使用。

　　受到新时期数据爆炸式增长的影响，高校图书馆发展过程中也会产生大量的纸质档案，而该类纸质档案需要使用较多的存储空间，并严格按照储存条件进行存放，可能会导致档案出现不同程度的损坏，高校档案管理人员要结合无纸化办公理念和数字化图书馆建设方案等，及时对相关数据文件进行电子媒介处理，使其实现从纸质版到数字化的跨越，不仅可以减少纸质版资料存放需要使用的空间，也可以更好的管理各类数据，实现真正的数字化管理目标。

　　二、高校圖书馆档案管理新策略

　　1.树立管理新观念，完善管理体系

　　任何工作在开展过程中都应当有明确的制度指引，这样才能保证各项工作按照规定顺利开展，避免在工作过程中出现越线以及不规范操作等问题，可有效提高工作执行力度。为此，高校图书馆档案管理工作开展过程中必须加强对新的管理体系的重视。相关人员必须及时转变自身观念，结合数字化图书馆建设历程和大数据等信息化发展手段，明确传统管理工作存在的问题，并及时学习新技术，改善自身对图书馆档案管理工作的观念，推动管理者进行图书馆档案管理改革，使其向数字化、信息化方向发展。高校图书馆管理者必须及时完善图书馆档案管理体系，结合日常工作和固定时间点工作等不同工作的特点，制定对应的管理策略和管理规范。

　　在该过程中，高校图书馆档案管理者要加强对档案法等相关法律的重视，以国家规范的方式开展图书馆档案管理体系制定工作。同时，高校图书馆管理人员必须对高校图书馆发展情况和师生对图书馆的需求等进行综合的考虑分析，在此基础上，制定符合图书馆档案管理新时期发展思路的管理体系和管理方法，保障图书馆后续管理工作可以按照新制定的管理体系执行，避免出现体系和实际情况不相符等问题。高校图书馆相关负责人也应当加强对管理人员思想转变等工作的重视，结合管理人员的观念特点，及时向其说明数字化图书馆建设的优点，使其对当前图书馆的发展情况和师生意见等形成充分的认识，在此基础上开展后续工作，而有效提高图书馆档案管理新体系的工作质量。

　　2.转变工作人员思想，提高其管理执行力

　　高校图书馆管理人员是高校档案管理体系的执行者，也是与师生的直接接触者，其对新图书馆档案管理体系的接受程度在一定程度上决定了该管理方式的推广效果。为此，高校图书馆管理人员等必须加强对工作人员态度转变的重视，通过对其进行宣传培训，使其认识到图书馆管理创新的重要性，在此基础上，对图书馆各类文件进行合理梳理，引导其以更为规范化的方式存储，方便数字化读取工作顺利开展。管理人员也应当加强对特殊文件特殊处理等工作的重视，结合不同文档存储的特点，安排专人对其负责的档案进行管理，并定期召开会议，引导其分析当前档案管理工作提出的问题，并结合图书馆档案管理体系发展不同阶段的需求，其实对档案管理策略进行调整，不断提高档案管理质量。图书馆相关人员必须加强对档案管理工作推陈出新的重视，结合图书馆的发展要求和自身工作特点等，及时提供给管理人员已好的建议，推动图书馆档案管理工作以更为积极有效的方式开展。

　　3.开展图书馆档案目录数据库建设

　　高校图书馆建设过程中必须加强对档案目录索引建设工作的重视，结合高校图书馆建设对档案目录的要求，及时对各类档案的目录进行处理，使得工作人员可以按照规定开展目录的数字化录入工作，后续师生在查找档案资料的过程中，只需要通过数字化程序对目录进行索引，即可找到相关档案的存储位置，大大提高了档案信息的查询效率，查询过程中出现错误的几率也随之下降，高校图书馆整体运营水平随之提高。在该过程中，高校图书馆管理人员必须加强对档案目录制作规范性的重视，结合档案数字化检索的相关要求，定期开展目录更新和档案目录梳理工作，保障后续工作以合理方式开展。同时，高校也应当配合图书馆工作人员进行目录数据库的收集工作，帮助其及时明确各类档案信息的存储位置和存储方案，在此基础上开展数字化档案转型建设，更好地满足高校师生对图书馆档案管理目录索引的要求。

　　推荐阅读：贵州省图书馆职称评审成果要求

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 高校图书馆档案优化管理新思路探讨

文章地址： http://www.qikanvip.com/lunwen/zonghelunwen/2021/0129/55382.html