新时期档案信息化建设的几点思考

　　档案工作走向现代化离不开档案信息化支撑和引领，档案信息化已成为实现档案工作转型升级的重要途径，是一项具有全局性、战略性的工作。江苏省在实现档案工作现代化过程中，如何抓住档案信息化加快发展的黄金期，笔者结合实际工作，谈几点思考。

　　一、江苏省档案信息化发展现状

　　1.档案信息化工作稳步推进。江苏省委、省政府高度重视档案信息化建设，积极推动档案工作融入经济社会发展大局，为江苏省档案工作走在全国前列创造条件。2016年，将“推进数字档案馆建设”纳入《江苏省国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》。2017年，《关于贯彻落实<国家信息化发展战略纲要>的实施意见》把“建设数字档案馆、数字档案室一体化综合管理工程”作为一项重要内容。同年3月，全省档案信息化建设推进会在常州召开，明确了“十三五”期间全省档案信息化建设的目标、任务与实现措施。同时，“启动省数字档案馆建设项目，推动省级机关和市县档案信息化建设”“全面实施省数字档案馆建设”分别被列入省政府2017、2018年度十大主要任务百项重点工作。

　　2.档案信息化建设初见成效。江苏省各级档案部门认真贯彻国家、省有关方针政策，坚持将档案信息化建设摆在档案事业发展的重要位置，加强组织领导，采取有效措施，大力推进档案信息化建设。目前，全省档案信息化标准规范体系初步形成，档案数字信息资源建设总体进展顺利，档案利用开发和共享开放的程度不断提高，初步实现了档案管理以实体为重心向以信息为重心转变。2018年，国家档案局在江苏省召开全国数字档案室建设推进会，推广江苏省的做法和经验。截至2019年底，江苏省拥有国家示范数字档案馆4家，国家级数字档案馆6家，国家示范数字档案室3家。南京市建邺区档案馆成为全国唯一的“双示范”数字档案馆。

　　3.档案信息化建设存在的薄弱环节。江苏省档案信息化建设成效明显，但总体来说与江苏经济文化大省的地位、与“全国领先、全面领先”目标、与各行各业不断加速发展的信息化进程还不相适应。主要原因有：一是认识不到位，部分地区存在对档案信息化建设理解不准确、制度不健全、管理不到位、上下不联动等情况;二是区域发展不平衡，财政经费保障不足，苏南地区投入较大，苏中地区好于苏北地区，“南强北弱”特征明显;三是专业力量不足，人才匮乏现象较为常见，制约了档案事业的发展。

　　二、档案信息化建设认识误区

　　近年来，全省档案部门高度重视档案信息化工作，落实新发展理念，积极创新转型。但在实践过程中，笔者发现，一些部门和单位对档案信息化建设理解片面，局限于三个“一”，即“一扫了之”“一包了之”“一评了之”，不可避免地走了一些弯路。

　　1.档案资源一扫了之。一些单位和人员认为档案信息化就是数字化，将馆(室)藏档案全部数字化，档案信息化建设就完成了。由于没有真正理解档案信息化建设的内涵，还常常错误地认为本单位是“数字化档案室”“数字化档案馆”。实际上，从国家层面到江苏省的相关文件，尚无“数字化档案室”“数字化档案馆”说法，准确的说法应该是“数字档案室”“数字档案馆”。因此，我们必须要明确档案信息化不等同于档案数字化，两者为包含关系，档案数字化是档案信息化建设中的基础性工作之一。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，包含基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设、制度规范建设、安全保障体系建设等，各部门和单位要结合当地实际进行统筹规划，有计划、有步骤、有重点地分步实施。

　　2.檔案信息化工作一包了之。档案信息化建设中，同样还存在将全部建设任务交给中标单位，当甩手掌柜的现象，也就是我们说的“一包了之”。而这样做存在较大风险。企业只是对技术擅长，并不懂档案业务，没有档案人员主导从实际出发，提出需求、把关方案、监管建设，建设成果和预期的往往会大相径庭。档案信息化建设如果全部依赖公司，档案事业发展的命脉就会掌握在他人手中，往往有需求时企业可能无法及时响应，或是提出一些不合理的要求。甚至有些企业面临倒闭风险，那本单位的档案工作就可能会瘫痪，严重影响档案事业的发展。同时，我们还需认识到档案信息化建设是由多方面内容组成的，尤其是档案资源建设，它是档案信息化建设核心，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志，而这些都非企业能做到的。因此，档案信息化建设应该以建设单位为主，企业只是提供技术支撑。

　　3.数字档案馆(室)一评了之。2012年，江苏省档案局开展数字档案馆(室)等级评估。2014年，国家档案局开展数字档案馆系统测试。2016年，国家档案局开展数字档案室建设评价。这些测评为档案信息化建设指引了方向，使数字档案馆(室)的建设更科学、安全和高效。但在实际操作中，一些单位与测评的宗旨相悖，为评而评，不可避免地出现了一些敷衍了事、应付任务的现象。例如：临时制定甚至直接抄袭一些制度，实际上并没有真正执行;临时借用其他单位基础设施;对一些质量不过关的数据想办法规避;需要日志、效果评价和点击量的，安排专人临时突击。测评通过后，被测评单位觉得大功告成，可以松口气了，档案信息化建设也就步伐缓慢甚至止步不前。由于走入“一评了之”的误区，建设目的不明确，档案信息化建设效果往往大打折扣，不能很好地推动档案事业发展。档案信息化建设是一个长期的过程，一方面要很好地维护档案信息化建设成果，使其发挥应有的价值。另一方面，信息技术不断进步和发展，人民的需求也在不断变化，档案信息化建设需要不断跟进。

　　三、如何推动新时期档案信息化工作

　　目前，江苏省档案信息化建设正面临国际层面的迅猛发展和国内你追我赶的紧迫局面，我们要保持清醒的头脑，总结经验、吸取教训，重新认识档案信息化工作，切实加快信息化和档案工作的融合，推动档案事业高质量发展。笔者认为应重视以下三方面。

　　1.重新认识档案信息化建设。随着时代的发展，信息技术的不断更新，档案管理对象从纸质档案向电子档案转变，管理方式从手工管理向信息化管理转变，管理内容从实体管理向内容管理转变，利用方式从来馆查阅向网络利用转变[1]。我们要适应转变，与时俱进、顺势而为，创新管理模式，助力档案工作转型升级。

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