云时代下的声像档案管理的现状及策略

　　摘 要：随着时代发展和科技不断进步，档案也从纸质文件变成了电子档案。目前声像档案的运用已经接近普遍，但是在管理档案的过程中还会发现一些不足。本文针对云时代下的声像档案管理现状进行探讨，提出档案管理中存在的不足，并设立有效的策略。

　　关键词：云时代;声像档案;档案管理;策略

　　在科技飞速发展的环境中，办公条件也更上一层楼，机关和各个单位在组织活动中，会产生大量的声像档案。为了使这些档案能够更好地被保护和利用，行政和档案管理部门要切实做到对档案资料的保护。但是目前仍然存在归档不完整、档案管理混乱和档案管理条件、设备差等问题，影响了档案的使用效果，声像档案管理也比档案工作的整体水平低。基于此，进行声像档案管理工作势在必行。

　　1 声像档案管理简述

　　1.1 声像档案概念分析

　　声像档案是指个人、社会组织、国家机构等在各种活动(军事、政治、文化、科学、技术、宗教等)中形成的对国家和社会有价值的影像、声像等档案[1]。声像档案具有多种形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等，并辅助文字将记录加以说明，是全宗档案的组成部分之一。

　　1.2 声像档案的特性

　　声像档案具有直观性和形象性。它是记录社会中人们活动的声音和图像，反应事物的直观形象，以给人强烈的真实感，这是纸质档案不能代替的。声像档案进一步显示了档案的原始记录性。由于声像档案难以区分原件和复印件，所以在收集和保管时，有较大的困难，这就为档案工作带来了难度。由于声像档案的材料由光感材料和磁性材料构成，所以，其保管方式与纸质档案有很大的区别。声像档案的管理好坏与档案寿命的长短有密不可分的关系。所以，对声像档案科学保护和管理工作要加强，才能增加档案的耐久性。另外声像档案与纸质档案有密切联系，他们可以相互补充、相互印证。例如，召开重要会议和活动时，会产生文字记录、图纸，同时也产生照片、录影带等。所以在保存声像档案和纸质档案时，要科学的对其进行整理，保持他们之间的联系。

　　2 声像档案管理的现状分析——云时代背景下

　　2.1 人员及声像设备存在一定不足

　　随着相关技术的不断发展，各种各样的声像设备逐渐出现，为声像档案工作带来了一定挑战。很多机关、企事业单位配备了多种的硬件设备，但是，在软件的使用上比较匮乏。很多单位在声像设备管理的制度方面不健全，有些单位在使用相关硬件设备时没有按照规定的要求，导致很多设备空缺，无人会操作，硬件设备的作用不能有效的发挥出来。还有的单位将设备闲置，无法充分利用。这会造成在一些重要活动时，不能及时的录制，档案不能完整保存，给后续声像档案的产生和留档埋下了隐患。

　　摄录人员对声像档案的产生、质量和数量都有决定的作用。很多机关、企事业单位的摄录人员队伍强大且文化程度较高。但是，不乏有兼职人员，且有些人员从事该专业年龄较少或没有经过专业培训。专业工龄短，专业知识技能较低。这就造成声像档案管理不规范。在产生档案和归档时，不能科学地将声像档案完整记录和保存。

　　2.2 档案管理相对较为混乱

　　首先，相关声像档案管理制度还不够完善。由于声像档案管理制度不够完善，导致声像档案统一管理十分困难，很大程度上制造了档案管理混乱现象，为声像档案管理质量提升造成不利影响。加之，一部分单位在声像档案管理上缺乏严格的规则，使得声像档案管理随意性比较强，进一步增加了声像档案统一管理的难度。且，一部分单位缺乏相应声像档案统一管理机制，使得现实中声像档案管理很难统一推进。

　　其次，对于声像档案的保护力度还不够高。声像档案与一般档案相比有很大特殊性，对保护要求较高，一部分管理人员归档不够及时，使得声像档案堆积、滞后甚至丢失等情况时有发生，影响了声像档案管理质量提升。例如，在进行照片归档时，需将照片和底片存放在一起。影像则需要辅助文字说明，如果不能及时完成归档，日后的档案整理工作也相当困难。但是据调查发现，有少数单位仍然没有按照要求归档照片，很多资料(照片和底片)已经丢失或损毁，文字说明更是模糊。很珍贵的资料，由于没有及时归档失去了本身的价值。另外有些单位由于是私人录制，所以珍贵的声像档案保存在录制者家中。但是在档案部门前去提取资料时，录制者不愿交出档案的情况时有发生，这种情况出现与相关人员档案保护意识相对薄弱有很大关系。

　　再次，各企业单位管理状况不均，声像档案管理水平参差不齐。有很多企业、事业单位没有进行较好的保存工作，声像档案保管的效果并不是很好。声像档案其载體主要为磁带、光盘等，其在保管上对环境的要求有别于纸质档案，其需要恒温、恒湿、防磁等环境，如果环境条件无法满足就会使一些档案照片颜色变黄、褪色，底片黏连，这对声像档案的保存和利用非常不利，甚至会使声像档案损毁流失。

　　最后，活动声像档案流失较为严重、声像档案馆藏档案匮乏也是当前声像档案管理普遍存在现象之一。很多单位保存档案、照片在个人或科室内部，没有集中统一管理，所以声像档案不齐全，没有档案来源。外加征集措施不得力，一定程度上增加了馆藏不足的问题。再者，通常重要会议或重大活动相应的录像、摄像工作人员众多，很多资料都可以通过报纸或图书查询到，但是档案馆却找不到原始档案。这是由于一个尽管是同一单位参与统一活动，但是没有相对统一的档案管理机制，加之部门人员流动性强，每一个工作人员各自只负责自己区域的工作，档案材料没有协调统一，在活动结束后档案材料流失在所难免;二是档案管理没有从始至终的贯穿到整个活动中，使档案材料流失;三是管理人没有形成有效的管理。资料用过后，下落不明造成档案的流失。

　　3 档案(声像)管理策略——云时代背景下

　　3.1 加强宣传，提高声像档案管理意识

　　档案管理工作涉及部门较多，其不单单是档案管理主管部门的事情，更与立档单位和社会相连，各级领导应更加关注档案管理工作，使档案管理工作可以顺利实施。从笔者这些年的档案管理经验来看，首先，管理部门和新闻单位应具备正向态度，加强宣传力度，使得声像档案管理可以引起社会广泛关注，增强相关工作人员与人民群众的意识，为声像档案管理工作营造一个积极良好的外在环境。其次，相关档案管理部门与立档单位要把握住机遇，积极为档案管理工作服务。相关部门需要结合声像档案管理工作实际情况，充分加强宣传，促进民众意识提升。

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文章名称： 云时代下的声像档案管理的现状及策略

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