档案信息数字化的管理与应用

　　摘要：当下，信息化時代的带来让社会信息的传播方式也发生了重大的变革，人们的生活方式，工作方式和思维习惯都受到了科技信息发展的影响，社会各行各业都在加强信息化建设，从传统的工作模式向着更方便、快捷的方式转化进步。档案作为一项原始但重要的凭证信息，在近些年也开始大规模推行数字化管理。本文就公证行业中基于信息化建设的公证档案管理相关问题进行探讨，旨在适应社会信息化发展的趋势，以信息技术为基础建立功能齐全的数字化档案系统，优化公证档案的管理工作。

　　关键词：档案信息数字化;公证; 效率

　　档案作为一种重要的信息资源，档案管理效果直接影响着档案服务质量。当前社会发展形势下，传统的档案管理模式已经难以满足时代发展需求，以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀，老化等问题。这就要求档案管理效率和质量必须相应提高，档案管理的物质条件与技术条件必须相应改善，档案管理的现代化水平必须相应发展。将纸介质文件信息进行电子化处理，具有存储，管理，共享等功能，还可以减少文件库房占地，既节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。档案信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。档案信息的数字化是信息时代档案工作发展的必然结果，也是档案工作继续进步的必然条件，数字化档案也必将成为今后档案存在的主要形式[1]。

　　一、档案信息数字化的概念与内容

　　(一)档案信息数字化的概念

　　档案信息数字化是一项事业建设过程，就其整体意义来说，它是一项智力性的系统工程。档案信息数字化利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

　　(二)档案信息数字化的原则

　　1、规范化：所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准;

　　2、安全性：在数字化过程中要确保：

　　(1)档案原件的安全;(2)数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;(3)档案信息内容不泄密;

　　3、效益性：档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，要讲究效益。

　　(三)档案信息数字化的内容

　　1、档案目录信息的数字化，目标是建立档案目录数据库。关键是严格规范档案信息的著录标引并科学选定档案目录数据库结构;

　　2、档案全文信息的数字化。

　　二、档案信息数字化管理的作用

　　(一)提升工作效率

　　对档案进行数字化管理，能够及时将资料归档并进行利用。数字化档案管理能够真实反应情况，使用户对资料的查询变得更加的便捷，能够让办公人员只动动手指就能对当前发生的事情有一个全面的了解，数字化档案管理打破了传统档案管理的局限性，真正做到了超时空流动，将档案库的管理从文件实体转变成了信息管理。

　　(二)有利于使档案管理工作更加规范和标准

　　将数字化档案应用于档案管理工作当中，有利于使档案管理工作向规范化和标准化方向发展[2]。想要实现数字化档案管理模式，首先就要将原本纸质档案的内容存储到电脑当中，所有的档案信息都录入到电脑当中之后就能够构建数字化档案，对于档案实行电子管理。同时，还要随时对电子档案进行更新，所以，数字化档案更加的规范和标准。

　　(三)提高了档案的使用效率

　　传统的档案大部分都是以文件文本为载体，保存在档案室或者是档案馆，不太方便当事人的使用。利用数字化进行档案管理，能够使当事人更加方便和准确的搜寻到对自己有用的资料，数字化档案管理彻底打破了时间与空间的限制，使档案的使用效率得到了大大的提升。

　　(四)提升档案管理的经济效益

　　目前，传统的档案管理模式为了满足社会经济发展对大量信息的需求，大量的增加办公人员与办公费用，直接导致档案管理的成本的增加。数字化档案管理技术的运用，改变了传统的管理模式，将为文件文本为载体的档案信息对象转变成了机读档案，节约了大量的管理费用，节省了占地空间。提高了档案管理的经济效益。

　　三、档案信息数字化在公证工作中的应用

　　(一)公证档案的特点

　　公证档案是由公证文书材料转化而来的，是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。一起公证案件在办理过程中所形成的文书材料，经过系统整理，归档保存起来，作为历史记录和原始凭证，就是公证档案[3]。公证档案具有以下特点：

　　1、严肃性，公证档案与公证当事人有着直接的联系，所以，公证档案也具有一定的严肃性，彰显司法的公平与正义;

　　2、专业性，公证档案记录了公证机构依照国家的相关法律法规办理公证的真实过程，具有一定的专业性;

　　3、保密性，公证档案的内容涉及公证当事人的个人隐私，基于对个人隐私保密的原则，非相关人员不得查阅。

　　正是由于公证档案的这些特点，决定了公证档案工作的高要求、高标准、高规范性。

　　(二)档案信息数字化管理的运用

　　公证档案种类繁复且细致严谨，公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类。而这四类公证文书材料下，公证档案按照保存期限分还可分为短期卷宗、长期卷宗和永久卷宗。细细区划出来，公证机构的公证档案光是卷宗登记簿就要十多本，而要从这十多本登记簿中找寻一本卷宗，只能一一翻阅，细细查找，非常浪费时间。

　　数字化管理的公证档案，是将公证卷宗分门别类的录入电子系统中，查找相关档案时，只需在电子系统中输入相关关键词，便可方便、轻松的查找到需要的档案，而且，不用将纸质档案翻阅出来便可直接预览卷宗内容。非常的方便、快捷，大大的提升了工作效率。

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文章名称： 档案信息数字化的管理与应用

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