现代企业档案管理现状及改进措施研究

　　摘 要：檔案管理是企业管理中的重要性的一环，严谨着记录企业从成立到壮大，在我国，很多企业档案管理仍处在不成熟阶段，不重视、不专业、不规范，与企业发展速度不匹配，不满足企业自身发展的客观需要。本文从当前企业档案管理历史发展、现存问题及改进措施等方面进行论述，旨在为企业档案管理更加程序化、专业化、科学化发展尽一份力。

　　关键词：企业;档案管理;改进措施

　　一、简述我国企业管理制度发展历程

　　1.建国后计划经济时期——档案体制初现雏形。建国后我国各领域长期处于高度集中下的计划管理模式，通过集中且管理模式为我国档案管理奠定地基。宏观方面表现为全国档案工作将“集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”确立为基本原则;微观方面表现为当时体制环境下，政府与企业是上下级关系，企业内各部门直接与政府对应部门对口设置，档案管理以归口管理模式，各部门直接接受政府上级对应部门的指导。

　　计划经济时期促进了我国企业档案体制初现雏形，但归口管理模式导致企业各部门档案管理各自指定，缺乏统一管理，专业化、科学化有所欠缺。

　　2.计划经济转型期——走向规范化、科学化。经过计划经济第一阶段档案管理宏观模式的完善，我国企业档案管理开始向程序化、专业化、科学化发展，这期间企业普遍业务水平、操作能力大幅提升，形成一套较为完善的档案制度体系。档案管理主动权从外部主管机关向档案行政管理部门迁移，从“以条为主”向“以块为主”转化，以因地制宜为指导思想要求各地档案行政管理部门帮助企业逐步建立集中统一管理的档案管理工作体制。

　　3.社会主义市场经济时期——回归企业回归市场。在全国经济从计划经济向社会主义经济改革大趋势下，“国退民进”政府职能部门和企业的关系从管理走向监管，企业档案管理的责任和权利顺理成章的开始回归企业，自主权掌握到了企业手中。自主不等同于任性，企业需根据自身实际情况，在遵守国家档案相关法规、符合所有权归属并结合自身规模及管理方式情况下，制定与之对应的档案管理制度。[1]

　　首先，企业档案管理从集中向分散式管理发展，其次外包模式也逐渐形成，委托社会相关服务机构进行企业相关档案管理业务。档案管理正式回归企业回归市场。

　　二、现今企业档案管理现状及存在问题分析

　　1.部分企业对档案工作重视程度欠缺。部分企业盲目注重主营业务发展，忽视企业档案管理工作，导致档案管理的基本配套规章制度、人员配置以及措施不足，淡化企业档案建设和管理。企业上层管理人员对企业档案管理的淡化和漠视，人力物力欠缺和资金配置严重不足，直接导致其企业内部档案管理员工丧失责任感、工作积极性不强，最终影响了企业档案管理的程序化和专业化。[2]

　　2.管理秩序混乱。由于重视程度不够，相当多的企业档案管理秩序较为混乱，缺乏专业、科学、规范的档案管理规章和流程。在实际工作中的具体体现为：第一，在企业档案管理工作上考核弱化，信息收集不完整，资源利用率严重不足;第二，整理不到位，由于管理岗位人员频繁变动，未经过完整培训即上岗，导致企业档案管理没有较为稳定统一的工作标准，影响了企业档案管理的科学性和有效性。[3]

　　3.管理方式不与时俱进。企业档案管理应随着时代发展不断改进，紧随时代不断改进。在信息化时代的背景下，很多企业档案管理还未配置计算机管理，以传统人工形式进行归档和整理，现代化程度不够。尤其在中小企业，计算机管理普及更低，严重影响了相关工作效率，更不利于相关档案资料全面且高效的查找，形成了档案现代化普遍不高，未能做到与时俱进。

　　三、针对企业档案现存问题改进探讨

　　1.完善企业管理档案制度。把企业档案管理工作放到企业日常管理重要一环，是改善当前企业档案管理的前提。企业档案就像一部史书，见证企业的发展历程，是企业的荣辱史。所以应提高将企业档案工作完善、细化，制定完整的规章制度、工作流程以及考核标准，切实的将企业的档案管理重视起来。企业应为档案管理建立领导小组，指定切实可行的年度目标;搭配相关完整的工作制度、管理要求、督促力度;公司给与充足的资金、设备、培训支持。简而言之，就是公司企业领导对档案工作高度重视;档案管理部门既要争取人、财、物的支持，更要加强档案管理的人员管理、行动标准、检查力度，提高企业档案管理整体水平。

　　2.完善加强企业档案管理制度。为使得企业档案管理更加高效，企业应当实行可行且严谨的档案管理制度，并不断修正完善相关规章制度。严谨的制度对于改善企业档案管理现状及其重要。企业应该以《档案管理整理规则》为依据，制定符合自身实际情况的规章制度，在实际工作中逐步对已经建立的企业档案管理制度不断改进，确保自身企业档案档案管理制度可以做到与时俱进，符合国家标准。同时，根据国家档案管理保护相关规定和指导意见，企业要做好档案设备配套的资金投入，设置专门的存放库房，配备好防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施尤其对特殊载体档案采取有效的安全防护措施重点保护。

　　3.紧跟时代，加强档案信息化建设。全球化背景下，信息技术不断更新、计算机再档案管理中起到的作用越发重要，更成为促进企业档案管理工规范化、现代化的重要途径，为档案管理正常开展提供了保障。企业若想提高企业档案管理水平，就应紧跟时代，加大资金投入、引进先进的档案管理技术和设备，开发相应档案管理信息技术系统，从而提高档案管理的专业性、科学性以及规范性。

　　在现代科技的推动下，信息化计算机技术已经逐步普及到企业档案管理中。企业应当本着“加强上层建设、加强制度管理、加强信息建设”的原则，提升企业档案管理在企业中的地位。具体应从管理规章制定及落实、人才储蓄和培养、工作模式改良和考核等方案不断学习改进。只有清楚深刻的认识到企业档案管理的重要性的企业才能更好的推动企业档案管理的进步和发展。

　　参考文献：

　　[1]朱明慧.浅析我国企业档案管理体制— —制度发展历程[J].机电兵船档案，2015(04)：30-32.

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