原始文字档案管理信息化建设分析

　　摘 要：原始文字档案管理工作是档案工作中的重要组成部分，随着信息时代的来临，计算机网络逐渐进入到人们生活工作中，为人们提供了更多便利。传统的原始文字管理工作逐渐不能满足社会发展的需求，原始文字档案管理的信息化建设已经成为社会发展的必然。本文就针对原始文字档案管理信息化建设的相关问题进行了分析。

　　关键词：原始文字档案管理;信息化;建设

　　一、 档案信息化建设概述

　　所谓档案信息化建设，主要是指档案管理人员以档案资源为基础，将大数据、云计算、云共享、数字水印以及其他信息技术融入档案管理的各个环节，提升档案资源使用效益的一种模式。档案信息化建设是信息时代档案事业发展的必然趋势，也是发挥档案利用价值的必然路径。

　　二、 原始文字档案实现信息化管理的价值

　　(一)办公及使用效率高，文档时效性强

　　计算机强大的计算力量在原始文字档案管理的过程中发挥了重要的作用，它已经完全取代传统的手工操作。在传统的原始文字档案管理中，无论是收集资料完整、齐全、不可漏抄、漏写等要求，还是以手写的形式来规范有关内容、档案运用的长期性等要求，或者对分类统计要精确的要求，对从业者而言，均是高难度的工作。然而计算机办公程序诞生以后，所有的工作便变得十分简单，编辑与传输文件均变得简单容易。极大的提高了办公及使用效率，增强了文档的时效性，使传统原始文字档案管理中存在的文档缺乏时效性的问题得以解决。

　　(二)电子文件能够长期且稳定地保存下来

　　比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为的非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已可以在任何时间、任何地点利用身边的设备来获取与储存电子文件，譬如移动U盘等。这些介体读取与储存十分便捷、方便携带、不易毁坏、不易受外部因素影响等的特点让电子文件的储存能够更长效。

　　(三)文档信息得到充分共享

　　在传统的原始文字档案管理系统下，由于文件查阅困难以及文件传递不便使得文件共享不易实现且共享范围小。由此造成大量的信息闲置进而造成资金和资源的损失。利用信息化的管理方式使得所有的档案不再是一个个“个体户”，管理员可以根据档案的内外特征对档案进行综合性的管理。在计算机技术快速发展的背景下，档案的信息化管理实现了档案和其存在介体的分离，而且可以实现和其他信息平台的互相关联。由于信息化管理不受时空的制约，且能够全面掌握各方面的信息状况，让文档信息实现高效共享。

　　三、 加强原始文字档案信息化管理工作的措施

　　(一)依托云储存技术，打造档案共享机制

　　目前档案数量在不断的增加，并且拥有非常多的档案类型。而且，很多单位的档案管理工作出现缺少人员的现象。要解决这样的问题，必须引用高新科技，探索档案的共享服务，从而将档案资源更大限度的发挥它的优势，从而确保档案工作的顺利进行。因此，企业单位可以将原始文字档案的管理工作和云储存技术相融合，并且将一些可以共享的资料和信息上传到云储存的终端，以方便每个单位之间可以共同查阅。需要额外注意的是，档案共享不是将所有的档案都上传到共享终端，而是将一些没有保密性、没有强制要求保密的原始文字档案进行共享，以此实现业务的协同性。业务协同性通俗来讲就是单位和单位之间在业务上存在的共同点所需要的共同需求等。

　　(二)集中力量开发档案管理信息化系统

　　每个单位需要根据档案的数量、类型来开发科学、合理的档案管理信息系统。简而言之，企业单位可以从以下几个方面出发：①注重对档案模块的管理，根据不同的档案类型将档案划分为不同的板块，保证档案资料和信息都完整的在每个相应的半空中，从而实现智能、科学的管理。②注重档案的安全管理，以防止重要的档案信息流失和损坏。现如今的档案管理注重资料的完整性和真实性，因此必须要做到安全性、合理性、科学性，从而实现档案的价值。如果档案资料信息出现了不真实和不准确，那么就会失去档案资料的价值，因此单位需要利用数字水印技术和数字加密技术、区块链技术等等，实现现代化信息技术对档案管理信息系统进行安全管理。

　　(三)优先加强基础性工作

　　①加强学习和完善档案学管理的理论知识，专业工作水平离不开理论知识的研究。因此为了使档案管理工作不断的适应社会的需求，管理工作人员就必须提升自身的管理学理论知识水平。②做好档案管理工作人员的技术建设，提高实际操作中的管理水平。③加强数据库建设。我们应该对数据库的系统和内容等作出整体的设计和规划。④提高工作人员素质，定期培训。工作人员是实现工作质量的重要部分，是重要的资源。因此档案工作人员要不断的学习，增强自身的技能，明确自身的职责所在，努力将自己打造为管理型、技术性全面人才。定期开展培训，有计划、有目的的培养高层次人才，建设强大的人才队伍。

　　四、 结语

　　原始文字档案所承载的信息是无法衡量的宝藏，如何高效的利用宝藏是值得我们去不断思考的。在信息化技术盛行的当下，传统的纸质档案已经不再符合社會的发展需求。因此，实现原始文字档案的信息化管理是一个必然的事件，我们也要利用信息化管理这个强有力的工具来使我们的文化宝藏能够永远保留下来。

　　参考文献：

　　[1]刘光凤.浅谈文书档案管理信息化建设[J].卷宗，2012(4)：91-92.

　　[2]陆天丽.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].黑龙江科技信息，2015(10)：151.

　　作者：陈曦

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