办公自动化系统在研究所科研信息化管理中的应用

　　作者：盛彧欣

　　摘要：随着网络技术和信息技术的不断发展，办公自动化(office automation， OA)系统作为一种新型办公方式，已广泛应用于管理领域。办公人员通过网络互联，可以提高工作效率，降低办公成本。本文介绍了OA系统在研究所科研信息化管理中的应用，并对其应用必要性、服务模块和管理作用等进行分析，表明在OA工作平台下可以实现信息共享，建立自动化的工作流程，有助于规范科研管理流程，提升科研管理水平，完善科研管理制度。

　　关键词：办公自动化系统;研究所;科研信息化管理

　　随着互联网技术及信息化技术的迅速发展和普及，我国已进入现代信息化社会。现代信息技术应用于管理领域，不仅规范了管理制度，提高了办公效率和办公质量，更带来了知识利用和知识管理等许多行政管理理念的变革。中华人民共和国国家卫生健康委员会也在近年大力推行电子政务系统，逐步实现办公自动化、信息交换和资源共享，提高办事效率和管理水平[1]。在这种高速发展的卫生信息化建设背景下，中国医学科学院药物研究所(以下简称“我所”)作为卫生部下属的国家级新药研发单位，自2014年引进办公自动化(office automation， OA)系统，提升了科研管理体系的整体水平，增强了协同办公能力，提高了行政办公效率。

　　1 OA系统的特点

　　OA系统是把信息网络技术和现代化办公整合起来的一种全新办公模式。OA系统通过流程设置、移动办公、信息传递等功能，大大节省了人力物力等各种资源成本，提高工作管理和控制水平[2]。在网络的支持下使用OA系统，可以使研究所内的人员跨时间、跨地点协同办公，能够使信息准确快速地传递，从而更好地处理日常工作中的相关事宜，提高工作效率，实现研究所整体科研信息化管理水平的提升。

　　2 OA系统建设在研究所科研管理中应用的必要性

　　2.1 OA系统可以实现网络办公，有利于工作推进，提高办事效率

　　研究所的科研工作繁忙，行政办公流程中繁琐的信息沟通、公文处理和工作审批等耗费了员工很多的时间和精力，OA系统可以通过网络完成信息传递和工作审批，摒除了以往固定时间、地点的工作模式，可以在单位上班時间处理公文，也可以在外出出差时间远程办公。并可跟进工作流程，推进多部门、多人员参与的协作工作的进程，保证整个协同工作及时有效完成，提高工作效率。

　　2.2 OA系统可以规范工作流程，有利于执行制度，提高管理水平

　　研究所的行政事务以往依赖人力处理，过程复杂缓慢，执行制度受人为因素影响较大。在OA系统中，每种办公事项都有规范的工作流程，可以根据设定的权限职责执行既定的制度，并对工作流程进行实时记录，大大提高了制度的执行力度，实现工作流程的自动化，保证制度的规范执行。

　　3 研究所OA系统的主要功能构建

　　我所的OA系统设计遵循简单实用的设计原则，相关职能部门在开发前期做了大量调研，明确需求，绘制部门工作流程图，将各部门办公环节进行模块化设计，保证操作的方便简洁，在运行实施时考虑安全性问题，做好安全预案，消除安全隐患。OA系统用于解决单位内部各部门、各科室和课题组、员工个人之间的日常办公需求，主要提供流程审批、公文管理、综合办公、信息管理、个人办公和移动办公等功能模块。

　　3.1 门户界面

　　我所OA系统的门户界面是员工进入科研办公管理系统的入口，由此可以进入各个功能模块，浏览并完成相应的工作任务(见图1)。在门户界面上，可以看到所内发布的通知公告、学术交流信息、会议通知、药物所邮箱、OA内部邮件，还有文件办理提醒(包括待办文件、待阅文件、已办文件、已阅文件、我的文件)，并可直接进入流程、公文、信息、综合办公、个人办公等入口办理相关事宜，整体设计简洁清晰，一目了然，方便员工进行操作。

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