浙江广电干部人事档案管理信息化的研究设计

　　摘 要： 浙江广播电视集团干部人事档案管理信息化的研究和设计，包含对干部人事档案管理现状和问题挑战的研究分析，对干部人事档案管理信息系统总体思路和系统架构的规划设计，以及对项目各个子系统和功能模块的设计实现。涵盖了干部人事档案数字化采集、业务流程、档案阅览等功能模块，实现干部人事档案的信息化、智能化应用。

　　关键词： 干部人事档案; 档案管理; 数字化; 信息化

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　　0 引言

　　傳统的干部人事档案管理已难以适应现实需求，为了顺应干部人事档案发展的新趋势。需思考如何按照中央和省委的要求，创新干部档案管理的方法手段、规范完善干部人事档案工作，这是每一个组织人事部门的责任和义务。对省级广播电视管理部门而言，干部人事档案数量大、材料多、业务重，因此，我们开展了集团干部人事档案信息化项目实施工作，旨在通过此项目提高干部人事档案工作的真实性、安全性和时效性 [1]。基于此，本文结合新的政策、形势和要求，分析干部人事档案管理的发展需要以及面临的挑战。同时，提出干部人事档案信息化的架构设计建议，深入剖析各模块功能设计的规划和思路，探索干部人事档案信息化建设的方式方法。

　　1 管理现状和问题挑战

　　从20世纪80年代开始至今，干部人事档案信息化经历了单机检索、单机与局域网相结合，到目前的网络管理系统三个阶段。这个过程是国家关于档案管理政策的发展过程，也是网络、计算机、硬件、软件更新换代的发展过程，国家政策和信息化发展水平直接决定了干部档案信息化的设计理念和应用水平[2]。人事档案信息化管理意识缺乏、档案资料信息更新滞后、标准化建设滞后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等问题给档案管理信息化带来了巨大挑战，成为了新时期事业单位干部人事档案管理部门无法回避、亟待解决的重大问题[3]。

　　2 架构和总体思路

　　按照总体规划思路，本项目整体设计开发干部档案综合信息管理平台，分步完善各个功能模块和子系统。另外，随着当前应用软件和计算机的迅速发展，在具体实施开发过程中，还需要考虑一定的前瞻性，防止因为兼容性等问题减少了平台的生命周期[4]。

　　2.1 总体架构

　　干部人事档案管理信息化项目的总体设计如图1所示。

　　干部人事档案信息化建设分为五大子系统：档案采集系统、业务管理系统、档案阅览系统、配置管理系统和安全控制系统。各个子系统分层次构建，多个子系统相互关联设计方案，有机结合，为集团干部员工搭建一个功能强大的干部人事档案信息管理应用平台，以实现干部档案信息化管理，大幅提高干部人事档案工作水平及效率。

　　2.2 基础设施建设方案

　　本项目是干部人事档案信息化工程项目，除了干部人事档案信息化管理应用平台的建设，还有工作环境部署、数字资源建设等基础设施建设内容。本项目网络链路图如图2所示。

　　干部人事档案信息化项目基础设施建设分为五个部分，分别为数字档案信息机房、档案库房管理部门、数字档案采集工作组、档案管理部门、档案查借阅用户。其中硬件部分包括了服务器、磁盘阵列、磁带存储备份库、电脑终端、路由器、交换机、防火墙、打印机、扫描仪以及监控设备等。应用支撑软件部分包括了Windows Server操作系统、Windows 7操作系统、SQL Server数据库等。

　　2.3 安全防范策略

　　项目安全防范策略是组合式的，既要考虑技术手段，也要考虑管理方法的运用，通过网络规化、监控布置、信息技术、管理策略等一起组成全面的安全防范措施[5]。详细说明如下。

　　⑴ 物理隔离。人事档案是需要绝对保证安全的，而当前信息化最大的安全隐患来自于网络。因此，本项目采用物理隔离方式来解决网络安全问题，通过内外网物理隔离，阻断具有潜在威胁的连接。

　　⑵ 监控系统。项目在数字档案信息机房、数字档案阅览室都布置了完整的视频监控系统，对突发性异常事件的过程进行及时的监视和记忆，对管理员和用户进行实时操作监控，用以高效、及时地发现和处理安全事故。

　　⑶ 备份与还原。在软件实施开发中，本项目设计了数据备份和还原功能，还建立了磁带存储备份库，通过对档案数据的系统定期自动备份和人工不定期备份来保障档案管理数据和数字化材料数据安全。

　　⑷ 传输加密和存储加密。加密传输指的是对传输过程中的数据采用加密技术，有效防止非法用户通过截取数据流等手段获取数据信息;加密存储指的是对存储图像数据采用加密技术，有效防止档案材料数据泄露和传播。

　　⑸ 授权管理。一是通过多种授权方式对人事档案数据进行分级控制，根据管理权限控制档案阅档范围，更好地规范查阅档案制度。二是通过设置用户组权限的方式对人事档案信息化应用模块进行分级控制，根据用户权限控制软件功能的使用，更好地规范档案利用制度。

　　2.4 技术路线

　　本项目采用Browser/Server系统设计和开发技术，使用JAVA开发语言，数据库采用了SQL Server 2012。此种技术路线方案可以实现人事档案管理信息化应用平台的强大功能，开发成本也相对较低，对硬件配置要求也不高。

　　该项目中的干部人事档案信息化应用平台所需要存储数据就是档案的信息和内容，在SQL Server 2012中建立数据库，就是要逐卷逐页管理好每一本数字档案。因此需要依次设计组织信息表、人员信息表、档案目录信息表、图片文件说明表等，完整保存每一张图片信息，准确地对应每一页档案材料的目录信息和图像数据。根据集团人事档案规模，本项目需要的布置原始磁盘空间配置容量在20T以上的磁盘陈列一套。项目采用了支持RAID5，双控制器磁盘阵列[6]。

　　3 项目子系统和功能模块设计

　　根据中央和省委的工作要求，本项目组织人事部门研究分析，梳理了技术标准和功能需求。干部人事档案信息化管理主要围绕数字化采集、日常业务处理、档案阅览这三个主要需求来设计，具体由档案采集系统、业务管理系统、档案阅览系统、配置管理系统和安全控制系统这五个子系统组成。

　　3.1 档案采集系统

　　档案采集系统贯穿于干部人事档案数字化的全过程，数字化档案工作人员拿到纸质档案后，先进行纸质档案整理，按照《干部人事档案工作条例》的要求进行分类确认、材料查缺补漏，然后在系统平台中新建干部信息，建立档案目录，再通过系统连接扫描仪逐页扫描檔案材料。扫描完成后档案工作人员对数字档案进行审核确认，防止缺页漏项。确认无误后，工作人员再对每一页图像文件进行纠正偏离、去除污渍、去除黑边等处理，同时通过系统进行高清化转换。处理完毕后经最终审核完成数字档案的确认入库。

　　该子系统包括了干部档案的基本信息录入功能、目录建立调整功能、档案材料扫描功能、数字图像处理和高清化转换功能、干部档案审核管理、数字档案光盘制作功能、审核移交反馈功能等。

　　3.2 业务管理系统

　　干部人事档案日常业务既要强调纪律也要优化服务。业务管理系统实现了业务流程电子化，涵盖了档案工作人员接收采集档案材料、审查审核、查借阅、梳理编目、转递调动、统计查询等日常业务。主要包括日常管理、报表打印、系统维护三个部分。

　　⑴ 日常管理：日常管理部分实现了对组织人事部门日常的档案管理业务的管理，是干部人事档案工作人员最经常性使用的模块，具体实现了档案阅览、整卷接收、入库登记、转递调出、材料接收、材料转出、人员调动等。

　　⑵ 报表打印：报表打印部分能够快速全面获取日常报表数据，统计结果可以另存为Excel电子表格。打印的内容支持了人事档案目录、干部人事档案背脊、数字档案评分表、数字档案报送单、花名册等。

　　⑶ 系统维护：系统维护部分是支撑业务管理系统正常运转的重要组成部分，具体内容包括组织机构维护、用户管理、数据备份恢复和日志管理、代码维护等。其中用户管理包括用户的新增删除和功能权限的设置，日志管理是操作人员操作过程的记录，系统备份和还原是保障档案管理数据和数字化材料数据安全的重要保障。

　　3.3 档案阅览系统

　　档案阅览系统实现用户在客户端中查阅档案、借阅实体档案以及管理查询日志等功能。该子系统实现了集团数字档案阅览业务电子化，通过线上流程审批，高效化审批档案查阅申请和阅览干部人事数字档案，并保留了所有阅览的记录，便于日后的研判分析。网上阅览可以按组织机构或人员拼音查询，可以实现档案目录及原件浏览、原件打印等功能，同时提供了数字档案利用意见反馈表、档案查借阅日志及审计功能。此外还包括干部档案指标采集统计查询模块、数字档案统计及编研功能。

　　此系统中用户角色分成了五种，分别是系统用户、集团领导、审批人员、干部调配工作人员和人事专员。其中审批人员也是干部档案管理人员，可完成对档案所有管理工作，在本系统中也是向集团部门领导上报阅档申请、建立用户、分配阅览范围权限的角色。具体的阅档流程如图3所示，干部调配工作人员和人事专员需要填写申请单通过科室负责人审批后，再由管档管理人员和组织人事部门审批，全部通过后，可进行查阅数字化档案。

　　3.4 配置管理系统

　　配置管理系统实现了系统用户管理、权限分配、角色管理及其他配置项的统一集中管理，主要由用户权限管理、数据交换、系统配置三个模块组成，主要是结合系统运行维护、效率优化、数据存储及备份、系统迁移、与其他系统对接等主要业务。配置管理是系统正常运维、信息加固的必要措施。

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