黄彝仲的档案分类思想研究

　　摘 要：本文分析了黄彝仲于1941年撰写的文华图专毕业论文《编制档案分类表之研究》，对其所提出的档案分类原则、档案分类表的体系结构、类号与类名的编制等进行了系统研究，总结了其档案分类思想及方法。

　　关键词：黄彝仲;档案分类;文华图专

　　19世纪末至20世纪30年代，中国社会经历了数次政治上的变革，从清末的维新变法到辛亥革命及中华民国成立直至1928年国民政府成立，社会制度和政治体制发生了急剧的变化，但是政府行政未能与之相适应，行政制度因循守旧，奉行“人治”而疏于“法制”，行政效率低下。其中，作为行政管理核心要素之一的文档管理带有明显的“卷阀”残余，他们师徒相授、世代相袭，把持、操控文件的分类和保管，由于缺乏科学、统一的档案分类体系，在一个机关内除了他们，其他人对档案分类茫然无知，无从查卷，致使文书处理和档案管理无规可循、无法可依，严重影响了行政效率。黄彝仲与当时不少有识之士都认识到，要打击“卷阀”，首要需要制定和推行科学、公开的档案分类法，这也是黄彝仲选择档案分类作为其毕业论文选题的缘起。黄彝仲是私立武昌文华图书馆学专科学校(文华图专)档案管理科的第一届毕业生，1941年他在毛坤先生指导下撰写了毕业论文《编制档案分类表之研究》，他系统分析了欧美档案分类的方法和理论基础，指出了民国政府机关所采用的各种档案分类方法的利与弊，对档案分类表的结构及体例进行了研究[1]。本文主要以黄彝仲在其毕业论文中所体现的档案分类思想及方法为研究重点，从中也可一窥20世纪30-40年代民国档案分类的基本状况。

　　1 关于档案分类及对已有档案分类方法的剖析

　　黄彝仲对档案分类定义如下：“将保管之文卷，依其性质内容，分门别类，编组成一定合理之系统，便于捡取，查调，及管理，借以达成档案在行政上及历史上之作用。”他认为，“分类在档案处理中不可推翻之铁律”，其主要作用有二，一是“为管理严密合理”，另一是“为调用之便利敏速”。档案分类与档案管理其他环节有密切关联，档案缺乏系统分类或分类不合理，后续的编目、收藏、装订等工作都会遭遇困难。当时有人主张对档案不分类而直接将标题作为档案排列检查的工具，黄彝仲指出了这种做法的缺点：一是不能直接调卷，必须明确知晓所需档案的名称;二是编制档案标题目录并非易事，在编制时如果出现错误或不足，将来使用时就面临无法调用档案问题。

　　黄彝仲对机关内部4种常见的档案分类方式进行了归纳，并剖析了其对于档案整理及利用工作的利弊：(1)以一案为单位，把全案以及和它有相互关系的各个档案卷不管时间远近统统收集归至一起。黄彝仲认为这种做法“尚有可取之处”，因为这一做法对于检查阅览档案，以及档案的使用较为方便，调用一卷档案时，可以找到与之相关的全部档案案卷。(2)以机关单位的行政长官任期作为分类标准。将各个长官任期内经办的大小事宜所产生的案卷归于一类，各自形成独立的单位，便于长官工作的交接与汇报。虽然在机关档案管理中，便于工作交接是其中需要做到的一环，但是工作交接并非实行档案分类的主要原因，因此，黄彝仲评价此种做法为“无可取之处”。(3)将归档日期先后作为分类的依据。按照此种分类方法，在调取案卷时，必须事先知道归档日期或者是大致日期，才能查阅，否则就无法查获。这种方法乍看起来仿佛很有条理，但在实际运用时，需要调卷的人很少能够回忆起案卷的归档日期，而档案内容繁杂，数量众多，更加难以一一记起。这一做法就对档案的利用造成了困难，黄彝仲认为这一方法“缺点最多，应用最不便”。(4)以机关的内部组织机构及其职能为分类标准。黄彝仲认为这一做法在理论与应用方面均较为合理，与尊重档案原群的原则相符，但在以往的应用中，重视形式上的划分，疏于对档案的性质和内容的区分，有时在应用中太过于笼统，失去了分类本来的目的。

　　此外，黄彝仲还分析了机关档案分类在操作及管理方面的种种不规范、不科学之处：承袭旧的方法，杂乱无章;往往只顾及档案在某一方面的用途，而不重视档案在其他方面所必需的应用;采取不合适的符号来代表类目;管理人员大多喜欢使用编存簿，虽然按照类次登录，但其所分的类别广泛，没有连贯的系统，全靠管理人员主观记忆，名称也不一致。基于上述原因，黄彝仲认为，“要使档案趋于合理的首要之务是确定分类的系统，编制校样之分类表作为根据”。

　　2 关于档案分类原则的精辟论述

　　黄彝仲分析了档案分类所面临的复杂问题：首先，分类标准很难统一，不同机关之间职能各异、彼此之间的档案分类法无法通用;即使是同一性质、同一级别的机关，也因为施政情形不同而档案各异，分類也无法统一;其次，时局动荡，机关改组频繁、变化大，分类体系的稳定性难以保障;最后，分类详略如何衡定也是一个问题，太过详细则增加工作量，给管理带来不便，太过简略又使分类失去了价值。为此，黄彝仲对档案分类的原则进行了精辟的论述，他将其分为一般原则和特殊原则，一般原则是与图书等文献资料的分类可以通用的原则，特殊原则是根据档案本身的特性而区别于图书等文献资料分类的原则。

　　2.1 一般原则。即一般意义上的分类原则。分类是人类思维的一种本能和方法，黄彝仲分析了中外名家关于分类的观点，探讨其在档案管理中的作用和规律。他认为荀子所说的“同其所同，异其所异”是对分类最好的释义。此外，他援引了英国近代思想家赫胥黎(Shelley， Henry C)在其著作《大英博物馆：历史和珍宝》(《The British Museum：its history and treasures》)中关于分类的观点：(1)分类对象必须为某一连串(series)的事物在内，并且它们必须存在一些共同点才可以谈分类。(2)分类有实际分类和理想分类两种，有实际的事物以供区分，并将这些实际事物安排到一定位置的，称为实际分类;而并没有实际事物存在，依据想象加以区分的称为理想分类。(3)分类时必须将类似者置于一处，不同者置于他处。(4)分类的目的在于辅助记忆。所以类概念对于种概念应该是包含关系，而同级概念彼此间必须是相互排斥的。(5)分类在表示彼此间的关系概念以及概念间的关系时，有其自然的秩序，分类必须依照各种次序而组成一个完整的系统表[2]。黄彝仲认为，图书与档案在外形与内容两方面虽然都不相同，但是分类的基本原则实质上是一致的，赫胥黎对于分类原则的论述，不仅适用于图书、博物馆，而且适用于档案。

　　黄彝仲主张档案分类可借鉴图书分类方法。图书馆学在我国已经有了悠久的历史，在分类编目等各方面虽然观点存在差异，但是已经取得了相当的成绩。而档案学在当时还属于新兴的学科，创建时间不久，因此，凡是图书馆学的实际与理论能够通用的，应该尽量采用，借鉴图书馆学的实用方法，可以达到事半功倍的效果。黄彝仲进一步指出当时图书馆界的“图书分类三法则”是通用的，可作为档案分类的一般原则，即：(1)类似的法则(The law of likeness)：同其所同，异其所异;(2)历史的法则(The law of history)：接收过去，使无遗漏;(3)进化的法则(The law of evolution)：开展未来，富余申编。

　　2.2 特殊原则。黄彝仲认为“档案分类中最重要，也是最能体现档案这一事物本质特征的分类原则是尊重档案群(Archieve Group)原则”。他引用了英国档案学家詹金逊(H.Jenkinson)关于“档案群(Archive Group)”的定义，即“某一完整独立，不受外力支配而能正式接收处理各方面事务的行政机构与其政务进行时所产生的一切群档案” [3]。在“尊重档案群”原则指导下，黄彝仲还吸收了约翰逊(Johnson， Charles)和斯蒂尔斯(C.C.Stiles)关于档案分类的观点，归纳了有关档案分类的3个基本要点：(1)务须保存档案之原群;(2)档案之原群未检验，原来关系了悉以前，不能遽然确定分类系统[4]。(3)不违背原行政组织，而需要适合于行政的使用。

　　黄彝仲认为苏联政府在20世纪初关于“档范”(fond，即全宗)的规定甚为详尽周密，“可视为档案分类特有原则之最好释义”，并对苏联的全宗原则进行了全面的分析。他清晰地阐述了“档范”“档源”这两个具有密切联系、与档案实体整理有关的概念：“某一机关、某一企业、某一军事单位，某一公共组织，组成某机构的执行部门在其活动过程中所产生的档料的整体称为‘档范’”，“所谓档范者即不许分散之谓”;“自此等机关、企业、军事单位、公共组织活动中产生并遗留保存下来的档料对于其机关而言，机关即为‘档源’(fonds origination)(即全宗的来源机关或立档单位)，某机关附属机关的档案应为该机关档范的一部分”。成为独立的“档源”的条件是“有独立机构性或有独立运行权的机关、企业、军事单位、公共组织，其档料各为一独立的档源”。此外，他还对苏联政府关于机构改革中的新建、合并、分离等不同情形下全宗的划分问题进行了分析。

　　黄彝仲综合了上述英、美、苏等国有关“尊重档案群”或“档范”的理论思想，将档案分类的特殊原则归纳为“档案分类必须尊重档案产生之历史，不能紊乱其原来之系统”。档案分类法的制作首先要研究形成机关的历史及其职能，不能远离行政组织而只凭借个人想象脱离现实。一般原则与特殊原则相互抵触时，要遵从特殊原则。

　　3 关于档案分类表的设计

　　黄彝仲在其1941年文华图专档案管理科的毕业论文《编制档案分类表之研究》中以教育部、党政工作考核委员会、县政府三种不同性质和级别的机关为例，对档案分类表的结构和体例进行了研究。

　　3.1 类目体系的设置。黄彝仲认为，分类表的类级不宜过多，应根据机关组织大小而定。如果机关组织较大，掌管事务繁杂，而类级过少，分类简略，就不能包含全部的档案内容;相反，如果机关组织较小，掌管事务单纯，一味追求类级多而详细，又会导致小题大做，为管理和利用增添麻烦。一般情况下，类级划分为三级即可。第一级以机关组织为标准，用机关内部组织机构的名称命名。第二级以各机构的职掌为标准，参照行政事务的分类原理制定。第三级则视档案的性质进行细分。

　　各机关使用的各级类目名称各不一致，黄彝仲主张将名称统一为“类、纲、目、子目、细目”，他在文中列举了几个典型部门机关的档案分类方法。以教育部档案为例，根据其内部组织机构名称及职能分工划分为三级类目，第一级包括：总务司类、高等教育司类、普通教育司类、社会教育司类、蒙藏教育司类、参事司类、秘书处类共七大类;以第一级分类中的总务类为例，其下第二级划分为总类、印类、令类、私类、中类、社类、机类等十七纲;第三级则根据档案的内容和性质，以第二级的总类为例，其下进一步划分為总卷、接收移交、校缮、收发、人事等目。按照类似的以内部组织机构及职能的分类方法，黄彝仲还列举了党政工作考核委员会和县政府档案分类体系。

　　值得一提的是，黄彝仲1947年撰写出版的《档案管理之理论与实际》这本书对档案分类的研究主要以其毕业论文为基础，分类思想一以贯之，与其毕业论文相比，除了对教育部档案分类体系的划分更为系统、类名设置有所不同之外，其分类思想仍然以机关内部的组织机构及其职能作为主要依据，结合档案的内容和性质进行划分[5]。

　　推荐阅读：《档案记忆》(月刊)(原：湖北档案)，创刊于1986年，由湖北省档案局(馆)主管主办。1986年下半年改名《湖北档案》，2016年2月更名为《档案记忆》。杂志是一份开发档案信息资源，走进大众日常生活的文化月刊。

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