基于用户体验服务的企业档案管理系统开发与实践

　　某工程公司原有档案系统已使用超过15年，期间虽有不断的升级完善，但在档案信息化管理新理念与新技术层出不穷，智能化管理档案理念也是方兴未艾的时代背景下，在该公司业务类型和经营规模持续快速扩张和档案业务日趋复杂化、动态化的发展趋势下，原有系统的管理效率、管理质量与管理目标等已经难以全面支撑公司集团化发展的新时代档案工作需要。档案系统在长期“亚健康”的工作模式下，其弊端日益显露：档案散落难以保障完整性;大量的人工操作难以支撑量级增长下的工作任务;管理不规范导致权责不明难以追溯管理漏洞;档案权威性不足无法支持档案高效利用;知识转化不足造成知识浪费、经验难以传承等。因此，该公司档案馆在长期的档案管理工作实践中通过不断的反思与总结中就优化电子档案管理工作展开了细致的调研需求，开展了新档案管理系统的开发与实践工作。

　　为了适应未来企业档案工作管理的需要，该系统在整个设计和开发实践中紧紧围绕以档案管理全过程中“收、管、用”三环节的信息化落地为核心，通过实现集团化模式下对全公司全类型档案工作的全面完整支撑，在继承传统档案管理系统侧重对“资源的精细化管理与计算机管理”的基础上，突出对用户利用功能设计的考量，提高以智慧化手段提升档案收集效率和档案利用效率的建设比重，追求实现读者利用方面的体验化、一站化;管理过程方面的标准化、流程化;数据管理方面的自动化、智能化;以及系统功能方面的简便化、安全化等四个方面的基本目标。本文围绕该系统第一期建设成果谈谈基于用户体验服务的企业档案管理系统开发思路，以期供同类型企业档案管理系统的设计开发工作有所借鉴参考意义。

　　一、系统开发思路

　　1.总体规划，分步实施

　　在该公司领导的大力支持下，由档案馆牵头和相关部门负责人、信息化工作专员组成公司档案信息化工作建设小组，就当前企业档案工作面临的痛点和发展瓶颈，以及档案发展趋势进行探讨，配合公司整体信息化发展战略，总结制定了符合该公司实际需求的智慧档案馆顶层设计方案。

　　顶层设计方案的实现采取分步走战略，层层推进。第一步项目建设内容为“三平台一中心”，即利用平台、管理平台、基础运维平台和数据中心;第二步项目规划内容为根据系统运行实践对前期建设系统功能进一步补充完善、业务流程进一步优化;完成历史档案数据完全迁移，以及基于档案内容识别的智能化体系建设等;第三步项目规划内容为借助于三维虚拟技术、大数据统计与分析技术等建设以档案数据为核心知识源的公司知识智慧共享平台，完成“智慧档案馆暨公司知识共享管理大平台”的最终建设目标。该系统总体规划功能架构如图1所示。

　　2.系统设计与开发过程中予以重点关注和创新的几个方面

　　该系统第一期建设项目主要以信息化软件环境下建设性的解决档案管理工作中出现的难以克服的工作困难和工作效率低下等实际问题。以下从系统架构、建设模式、管理模式、流程重构和智能化的角度分析该系统在设计与开发过程中予以重点关注和创新的几个方面：

　　(1)系统架构层面

　　系统采用先进的云计算架构分层，以“大平台微服务”理念设计，通过基于SDK的开发平台和表单引擎、流程引擎等，能够快速实现档案管理功能的构建以及现有档案基础业务流程的重构。从信息化平台的设计角度进行整体超前规划，确保该档案系统能够快速适应日趋变化的发展新要求，可有效避免出现项目竣工之日即落伍的结果产生。

　　(2)建设模式层面

　　系统在设计之初首先确立了档案“收、管、用”三环节的同等重要地位，通过利用、管理和运维等三个平台将不同的利用对象组与不同利用需求分开来进行针对性设计与开发，共同实现档案工作的信息化落地。

　　“利用平台”为用户提供了全部或者部分档案资源的一站式简单检索和高级检索、二次檢索等检索模式，并按档案类型和管理层级提供了档案快捷导航查询功能。系统自动根据档案的密级和用户利用权限来分级提供档案的在线浏览、下载、打印等利用服务。涉及到审批流程的全部采用线上审批，提高流程审批效率。借助于面向用户的利用平台，同步开发了档案系统的门户网站，主要功能用于揭示报道档案部门的工作动态、通知公告、规章制度等，以及相关信息的发布工作，成为档案馆加强对外宣传与交流沟通的一个窗口。同时借助于利用平台开发出的“在线归档”窗口，满足各单位兼职档案员，乃至全体员工的一个实时在线自助式的归档需求。独立的检索平台和丰富的检索方式、显示方式、归档方式等均大大提高了读者的利用体验感受。根据该馆针对该系统利用情况所做的一次抽样调查数据显示，120份样本中超过90%的用户均认为该系统界面友好，检索方式简单，功能强大，利用体验感强，愿意积极使用该系统。

　　“管理平台”仅对档案馆专职档案管理员开发与开放，按岗位工作流程设计各个工作任务表单。全部档案业务工作均通过此平台按流水线模式操作完成，减少并逐步取消线下手工干预和操作。系统能提供相关基础业务数据的自动在线统计分析与报表输出功能。

　　“运维平台”主要是人员角色、权限、系统参数、安全维护等方面的管理工作，其面对的使用对象仅为系统管理员。

　　档案的根本价值最终体现在“用”上面，从这一点进行系统设计创新与重点关注，帮助包括读者、管理者在内的全体用户用好、用的开心，才能发挥档案的价值，才能把馆藏的档案变废为宝，才能让档案系统真正发挥出先进生产工具和先进生产力的作用。

　　(3)管理模式层面

　　系统设计坚持的档案资源管理原则为“统一领导、分级管理”。根据该公司集团化发展的现状，档案馆对公司(含分、子公司)档案资源实行集中统一的归口管理，公司各单位(含分、子公司)按职能划分予以协同配合。

　　具体就职责与职能来说，该公司档案馆的职能定位之一是职能管理部门，在公司领导下对全公司的档案工作实行集中统一管理、统筹规划、组织协调、统一制度、统一标准，对各单位的档案工作进行指导与监督;职能定位之二就是业务部门，承担该公司全部或部分类型档案的“收、整、存、用”等具体的档案业务工作。公司各单位负责各自职能范围所产生的各类档案资源的收集、整理、立卷和管理工作，并实时或定期对公司档案馆进行移交归档和保存、利用工作。

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