档案信息服务体系创新研究

　　摘要：档案信息服务体系研究对于加强和改进新形势下档案工作，促进档案利用工作可持续发展具有积极意义。创新档案信息服务体系应从档案信息服务主体、档案信息资源、档案信息服务体制、档案信息服务理念、档案信息服务方式等方面入手，同时注意处理好创新与继承、先易后难与全面推进、统一性与多样性之间的关系。

　　关键词：档案利用;信息服务体系;管理体制;理念;创新

　　《档案记忆》(月刊)(原：湖北档案)，创刊于1986年，由湖北省档案局(馆)主管主办。1986年下半年改名《湖北档案》，2016年2月更名为《档案记忆》。杂志是一份开发档案信息资源，走进大众日常生活的文化月刊。

　　檔案信息服务体系是由与档案信息服务相关的诸多要素共同组成的具有特定功能的相互联系、相互作用的有机整体，包括：档案信息服务主体、档案信息服务客体、档案信息资源、档案信息服务设施、档案信息服务方式、档案信息服务理念、档案信息服务体制与机制等。档案信息服务体系建设与创新是一个长期的不断调整、逐步完善的动态过程，不可能一蹴而就。文章围绕档案信息服务体系创新进行探讨，希望对我国档案利用服务工作的健康发展有所裨益。

　　1创新档案信息服务体系的必要性

　　1.1全面建成小康社会，繁荣社会主义先进文化的必然选择

　　档案工作因其无可比拟的资源优势，在繁荣和发展社会主义先进文化中占据着独特的地位和作用。明代内阁大学士邱浚在奏议建造档案库的上疏中就强调“经籍图书者乃万年百世之事”“今世赖之以知古，后世赖之以知今者”。而今，“档案是文化财富”“档案是文明之母”“档案是人类进步的阶梯”等观点更成为社会各界和国际档案界的共识[1]。从某种意义上讲，档案工作就是一项文化工作，它的文化性不仅表现在其工作对象上，而且体现在许多具体环节中。例如历史档案的征集工作就带有抢救历史文化遗产的性质;档案文献编纂工作既是一种高层次的档案利用方式，也是一个精神产品生产和创造的过程，还是一种积累和传播文化知识的行之有效的方法。无数事实充分证明，文化学术的繁荣在很大程度上应归功于档案的滋养，得益于档案的利用。

　　多年来，我国各级档案部门积极开展档案利用工作，为政治、经济、科技、文化等各项工作提供了大量的档案服务，取得了显著的经济效益和社会效益。但是，由于目前我国的档案信息服务体系还不够健全，功能也不够完善，档案用户的“获得感”仍然不高，档案工作在全面建成小康社会和繁荣社会主义先进文化中的作用未能得到充分发挥。因此，改革与创新档案信息服务体系成为摆在我们面前的重要课题，必须竭力尽快解决。

　　1.2解决档案公共服务体系存在问题，实现档案事业科学发展的必然要求

　　档案工作是公共管理的一个重要组成部分，理应纳入公共服务体系范畴。随着社会的转型发展，公共服务体系建设的重要性日益凸显，源自西方的新公共管理理论逐渐受到追捧，这就对档案利用工作提出了新的更高的要求。

　　(1)新公共管理更加强调顾客导向、外部取向和结果导向。首先，政府不再是凌驾于社会之上的官僚机构，而是负有责任的“企业家”，公众则是其“顾客”或“客户”，政府的社会职责是根据顾客的需求向顾客提供服务。“随着‘以顾客为中心’的呼声一天天地高涨，以及要更好地对外部团体和个人的需求做出反应，公共管理最终认识到管理者应直接对公众负责。”[2]只有受顾客需求驱动的政府，才能提供多样化的社会服务并不断促进公共管理水平和公共服务质量的提升。其次，政府公共管理不仅包括对自身行政组织内部的管理，同时还将管理的焦点由传统公共行政的“内部取向”转变为“外部取向”，由注重政府机构、过程和程序转向重视项目、结果与绩效。最后，新公共管理尤其注重结果导向，要求政府重视公共管理活动的产出和结果，关心公共部门直接提供服务的效率和质量，并能够主动、灵活、低成本地对外界情况的变化以及不同的利益需求作出富有成效的反应。

　　(2)新公共管理更加注重引入多元主体参与公共管理过程。它要求改变传统的由政府大包大揽的做法，将一些政府职能通过向社会转移或委托代理等方式转移出政府，以达到提高行政效能，节约财政开支的目的。

　　(3)新公共管理是一种市场取向的开放式管理。它主张从私营管理方法中汲取营养，广泛引进竞争机制，消除公共服务供给的垄断性，让更多的私营部门参与公共服务的供给，从而提高服務供给的质量和效率。

　　对照新公共管理理论的上述要求，目前我国的档案公共服务体系无论是目标导向还是参与主体或是运行机制都有不小的差距，如不及时进行改革与完善，不仅档案部门不能融入社会公共服务体系，而且档案事业也将因此错失一次极好的发展机遇，游离于快速发展的社会之外，成为无人问津的“孤岛”。

　　1.3实现档案事业转型发展，满足人民群众日益增长的档案利用需求的重要途径

　　随着社会档案意识的不断增强和民主化进程的逐步加快，社会各界对档案的利用需求日渐增多，既有的档案管理和利用体制已经不能适应形势发展的需要。我国档案事业实行的是党政档案集中统一管理体制，这是世界范围内绝无仅有的档案事业管理体制。从理论上讲，较之于分散式档案事业管理体制，集中式档案事业管理体制具有十分明显的优势，它有利于加强档案机构和人员的交流与合作，促进各地档案工作的均衡发展，在更大的范围内丰富与优化档案信息资源，提升档案利用的综合效果。但是，由于条块分割的档案管理模式，我国档案事业集中统一管理体制的优越性几乎被遮蔽。

　　目前我国拥有各级各类档案馆4000多个，其归属各不相同，有的属于各级党委和政府，有的属于专业主管部门，有的属于企业、事业单位，彼此之间互不统属、各自为政，没有法定的业务联系，数量更多的基层档案机构(档案处、档案科、档案室)也是如此。近年来，一些档案部门自发地加强横向联系与协作，以方便用户利用为宗旨，推行“异地查档，跨馆服务”的新举措，但参与协同的档案部门相对较少，且范围较小，区域性或全国性的档案馆信息服务联盟尚未建成(目前正在建设的“中国开放档案平台”只是汇集了全国副省级以上综合档案馆的部分开放档案信息)，档案馆与图书馆、博物馆之间的跨界信息服务联盟至今还停留在理论论证阶段，距离落地还有很长的一段路要走。可见，对现行档案管理体制的小修小补并不能从根本上解决问题，只有自上而下地对档案管理(信息服务)体制进行“刮骨疗伤”式的彻底改革，才能使全国范围内的档案信息资源共建共享成为现实。

　　2档案信息服务体系创新的内容

　　2.1档案信息服务主体创新

　　档案信息服务主体就是档案信息服务的供给者。长期以来，我国面向社会的档案信息服务主体比较单一，只有档案馆才是法定的档案开放利用主体，档案室及其他机构均无权向社会开放档案。这无疑极大地制约了档案利用工作的进一步发展，引起了社会的强烈不满，各界纷纷呼吁扩大档案开放机构范围，实现档案室的档案开放服务功能。创新档案信息服务主体，除了要尽量激发机关档案部门的活力，还应充分调动社会组织和第三方乃至个人的积极性，逐步构建以档案部门为主导，社会组织、第三方和个人共同参与的充满活力的多元化档案信息服务提供机制。

　　事实上，在我国，非档案管理部门和个人参与公共档案服务早已不是新闻，不少档案编研成果就是通过档案部门与其他部门或个人合作，以及委托其他部门或个人完成的。在公共服务供给领域，社会组织具有独特的优势，主要表现为：第一，社会组织的公益性，能够使其更加专注于公共服务，有助于提高公共服务的质量和效率。“在公益目标之下，社会组织将会尽可能地降低服务成本、满足公民的多样化服务需求，弥补公共服务领域的政府失灵和企业失灵现象。”[3]第二，社会组织的灵活性，使其方便与政府、企业、其他社会组织和个人乃至国际组织开展形式多样的交流与合作，有助于扩大公共服务领域。第三，社会组织的自主性，使其免受或少受外界的干扰，有助于提升公共服务水平。可以预见，数量众多的社会组织和第三方机构必将在我国档案信息服务中发挥越来越大的作用。

　　2.2档案信息资源与档案信息服务体制创新

　　档案信息资源是开展档案信息服务的物质基础，离开了档案信息资源，档案信息服务便成为无源之水、无本之木。因此，创新档案服务体系，必须首先创新档案信息资源。创新档案信息资源不是“无中生有”，而是打破条块分割的档案信息服务体制，充分整合档案信息资源，创建档案信息服务联盟，实现档案信息的共建共享。在这方面，图书情报界的做法可资借鉴。高校图书馆CALIS(中国高等教育文献保障系统)项目以吸纳成员馆的方式，实现资源的共建共享。自开始建设以来，CALIS管理中心引进和共建了一系列国内外文献数据库，包括大量的二次文献库和全文数据库;采用独立开发与引进消化相结合的方式，主持开发了联机合作编目系统、文献传递与馆际互借系统、统一检索平台、资源注册与调度系统，形成了较为完备的CALIS文献信息服务网络[4]。迄今为止，参加CALIS项目建设和获取CALIS服务的成员馆已超过500家，通过各中心馆间接参与或获取CALIS服务的馆亦远不止“十五”期间的809个[5]。

　　他山之石，可以攻玉。要想卓有成效地提高档案利用工作水平，就必须设法突破档案管理体制和档案信息服务体制的障碍，组建区域性乃至全国性的档案信息服务联盟。目前我国在这方面已经具备了较好的基础。其一，三个全国性的档案目录中心(全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心)的编制，特别是2013年“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设项目”的启动，为区域性和全国性档案信息服务联盟的建立提供了经验参考[6]。其二，21世纪初开始的“档案模改”[7]探索和近年来兴起的“异地查档，跨馆服务”[8]为档案信息服务联盟的建设奠定了思想基础和工作基础。其三，数字档案馆和电子文件中心建设的快速推进，以及现代信息技术的全面普及，为档案信息服务联盟(中心)的建立提供了物质保障和技术支撑。

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文章名称： 档案信息服务体系创新研究

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