卫生系统干部档案管理存在问题及建议

　　摘要：人力资源管理的重要部分和重要依据之一就是医院人事档案管理工作。人事部门是形成干部人事档案的主体，干部人事档案的种类可以分为十个种类。简要叙述医院干部人事档案管理存在的若干问题。医院干部人事档案规范管理刻不容缓，将从几个方面分析如何加强医院干部人事档案管理工作，并给出建议。

　　关键词：卫生系统 干部 档案管理 建议

　　人力资源管理的重要部分和重要依据之一就是医院人事档案的管理工作。以往的医院人事档案管理，全部是人工管理为主，剪刀胶水针线，十分繁瑣紊乱。极容易出现个人主观差错，加之人事管理档案人员不固定，也确实存在因交接不当而引发的档案管理误差，容易出现档案资料保管不当、遗失、缺漏现象。档案材料的遗失会对员工个人造成无法衡量的损失。无锡市人民医院是苏南地区三甲医院，在编人数达到2300人次，基数大，做好医院干部人事档案信息管理工作刻不容缓。坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要、 抓起来次要、 用起来需要、忙起来忘掉”的现象[1]，做好档案管理工作。

　　人事部门是形成干部人事档案的主体。干部人事档案从总体来分为：自传材料、个人材料;履历材料;考核鉴定类;职称技能类;政审类;入党团等材料;奖励类;涉法类;招录类;其他可参考类材料。档案严把质量关，做到逐份鉴别，筛选、分类、排序、编制目录、加工、装订成卷。为确保档案材料真实地反映干部的成长经历，确保人事档案质量整体得以提高，从下面几个方面入手确保干部人事档案规范性很有必要：

　　第一，《干部履历表》是干部人事档案中的关键资料之一：出生日期、学历、参工时间，工作经历以及受到的奖惩情况等。但是随着时间的延长，个别出生日期、工作经历等重要信息出现档案材料前后不一致。还有历年工资发生变动时，完善相关的工资变动表也是人事部门日常工作之一，在填写时必须保证严谨认真。但是事实是，由于工资变动表繁琐(由于调资，人员晋升，历年聘用等)，导致工作人员甚至于拖延到职工退休都没有完成个人的工资变动表，造成审批的困难，待遇兑现不了。

　　第二，大学生的毕业转正材料可以证明工作时间，但干部方案审核中，部分相应干部档案缺证明，很难论证其工龄，等到员工满足退休政策需要办理退休手续的时候无法向上级部门证明员工的参工时间，无法论证其工龄。完善的工资变动表可以从不同时期反映出工作时间以及待遇的变化情况，员工的合法权益能够得到有效的维护。对变化做好记录，早日进行整理归档，完善个人经历记录，准确地反映干部的个人履历，这项工作虽然工作量巨大，耗时耗力，但是绝对无法回避，早日完善是必由之路。学籍档案也是重要的组成部分，对学籍档案设计合理，内容规范，保证其能够完整地记录学籍信息，在学生毕业时，学生在校期间的所有材料归纳入档，根据传递地址及时投递，跟用人单位做好档案交接工作，这些都是提高干部人事档案规范化的前提。

　　1 医院干部人事档案管理中的几个问题

　　1.1 人事档案前后不一致，真实性和完整性有待考量

　　集中整合医院各项信息是人事档案管理人员的首要工作。目前大部分医院的档案管理主要以记载时间长久的纸质资料为主，个别纸质材料发黄发脆，但是时间越是久远的档案材料其真实性还越高，记载的相关工作人员的个人信息资料越可靠。在人事档案的信息登记过程中，由于涉及大量信息，相关人员在记录的过程中可能会出现书写不规范、不全面，差之毫厘谬以千里，档案的真实性和准确性会大打折扣。档案材料不规范，医院干部人事档案是在医院的发展过程中，在不同的发展时期经由不同的发展渠道收集起来的，时间、部门等不同造成材料不规范，例如同一个人不同时期的档案材料所反映出来的出生年月、入党时间有差异;干部姓名不规范同音不同字，甚至还有专有老式代名词;需要组织审查盖章签名的地方未签名未有签章;需要个人确认并签名的地方未签名;未按照要求使用黑色墨水填写而使用了蓝色墨水填写等。

　　档案内容有缺陷：人事档案都存在轻视具体说明、重视抽象定论，轻视近期表现、重视历史结论等问题，而随着医院的不断发展，这些档案已经无法满足需求;空洞，档案中往往是“避重就轻”，在叙述干部缺点的时候使用的笔墨很少，也就是缺点少、优点多，评价不够真实，无法从档案材料中看出干部的真实水平;内容单一也就是缺乏全面性，一般的医院干部人事档案只包括登记表、履历表和工资表等内容，信息简单，不够客观和全面，无法满足社会需求。干部档案从侧面体现管理人员对人事工作的态度，人事部门的工作量﹑服务效果等，甚至于整个医院的发展趋势，关键时刻的查询资料希望带来的不是遗憾。

　　1.2 人事档案管理制度落后，满足不了相关单位对人才的高需求和频繁人才流动的需要

　　在医院的管理过程中，医院的人事管理制度已经不能满足人才需求了。医院在进行职工人事档案代理前，今后查阅利用等提供便利：通过信息技术把纸质档案转化为电子信息留存。举个例子，一年一度的年度考核，各科室将纸质材料收集汇总交支部书记，支部书记汇总给人事科相关整理人员，相关人员整理存档，其中就会有个别科室人员个人原因迟交没交，或者科室漏交误交，甚至人事科相关人员遗失甚至错分。年度考核还仅仅是档案材料之一，这种费时费力的手工操作，耗时长，效率低，准确率低下，总体来说就是档案管理水平低下。

　　1.3 人事档案管理人员的工作态度、个人素质有待提高

　　传统的医院人事档案管理过程中，医院负责人对人事管理重视程度不足，在对档案的收集、存放、整理，认识程度有待提高。针对人事档案管理人员的职称，没有太高的要求，因此很多管理人员都是由护理、临床或者其他辅助科室改行来的，没有经过具体的培训，知识水平和专业技能跟不上，整个医院人事档案管理人员的素质参差不齐。部分档案管理人员个人素质不高，没有认识到档案管理的严肃性和重要性。种种问题导致医院人事档案管理中依然存在着许多问题，使医院改革创新方面受到巨大冲击。没有形成正确的认识。

　　医院的很多个人、机构和部门，都有形成和完善医院干部人事档案的责任，但是大多数医院的工作人员都认识不到档案管理的重要性，经常想当然不按照要求和规定填写、处理干部人事档案的问题，带来了材料不科学、不规范、不完整的后果。档案收集材料不及时，由于不重视人事档案管理，医院工作人员不愿意或者无意将自己的材料交给档案管理人员，档案管理人员无法及时将材料收集齐全，造成档案管理不够规范和全面，恶性循环。

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