正确认识档案管理的影响及作用

　　档案对于当前有何作用呢?如何安置自己的档案呢?很多人都很忙不不知道毕业了以后自己的档案该如何处理，怎样来保护自己的档案等等，档案又都有什么安排制度呢?《档案》杂志由甘肃省档案局(馆)、甘肃省档案学会主管主办,1979年创刊,国内外公开发行,为全国中文(档案学)核心期刊、甘肃省一级期刊。《档案》杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。本刊锐意创新，传递档案信息，扶持学术新秀，广纳百家直言，博采众说之长，开展学术探讨，反映工作动态，努力成为档案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊长期坚持“立足甘肃，面向全国”的办刊风格，突出学术性、史料性、文化性、可读性，视角新颖独特，内容雅俗共赏，既面向档案学人、文档工作者，更面向社会大众，国际、国内公开发行。

　　摘要：对档案材料一是严把分类、整理、装订、排列、编号、装盒、装厨等各个环节，根据本部门、本单位实际情况，按照年度---保管期限---机构(问题)或年度——保管期限的方法分类，制定分类方法，严格按照制定的分类方法规范运作，将同一年度、同一保管期限内的档案资料按顺序集中排列，这样归档，便于保存，方便查找利用。二是准确把握文书归档的时效性。完成现行文书阶段任务的，才能予以归档，没有完成的，则不能归档，对归档的文书材料按照“以我为主”的原则确立归档的重点，即要以本单位形成的文书为主，在实际工作中注意区分在内容、形式和作用等方面有相似之处文书资料的区别，做到具体问题具体分析，突出反映本单位工作特色，提高档案利用的效果。三是注意维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，同时，又要注意防止应归档文书的丢失，从而提高文书档案利用价值，为文书档案的规范化、标准化、现代化管理奠定坚实的基础。

　　关键词：文书档案,现代化管理,档案工作

　　一、做好文书档案现代化管理是文书档案管理工作发展的必然。

　　首先，熟知现代化管理技能，提高自身综合素质。计算机技术在文书档案管理中的应用，使文书材料的形成、传递、积累、分选等每个环节与自动化办公相衔接，全面系统地完成文件的起草、修改、打印、登记、归档等工作，这些现代化管理技术，需要文书档案管理人员尽快熟知并应用，文书档案管理现代化是当今社会对文书档案工作的必然要求。所以，文书档案管理人员要结合本单位工作实际，边学习边应用，特别是计算机技术、现代化管理技能的学习，努力使自己成为文书档案现代化管理人才。

　　近年来，各单位对文书档案管理工作认识不断提高，重视程度显著增强，人员、设备及管理费用投入进一步增加，管理人员知识水平、管理技能逐年提高，传统的管理方法逐步被现代化的管理方法所取代，现代化管理技术应用日趋普及。

　　其次，运用现代化技术整理档案。传统的管理方法，在对文书材料进行分类归档时，虽然都按照统一的标准进行，但因每个人的理解不同，对同一个文书材料的分类也不完全相同，这样就不可避免地发生分类不准确的现象，影响档案的质量，给今后的文书档案利用工作带来不便。现代化的文书档案管理方式和新的文书档案管理办法，不需要将同一类文书材料，按同一保管期限和同一年度装订在一起，而是以件为单位，一件一装订，便于查阅，方便快捷，特别是运用计算机检索，既降低了人为因素在文书材料归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，提高了工作效率，收到了事半功倍的效果，真正实现了文书档案现代化管理。

　　二、领导重视是做好文书档案现代化管理的保证。

　　只有取得领导的重视和支持，有健全的文书档案管理体系，文书档案管理人员熟知现代化管理技能，精通业务知识，实现文书档案的规范化、标准化，才能做好文书档案现代化管理工作，不断提高文书档案现代化管理水平。

　　(一)、文书档案工作人员要经常向单位领导汇报文书档案工作情况，主动向领导宣传文书档案现代化管理的优点、实际工作中的作用。特别是通过单位或领导个人需查找各类文书资料时，运用现代化管理技术迅速为领导提供相关文书材料，准确为领导提供档案利用信息，用实例证明现代化管理在实际工作中的作用，使领导逐步认识到文书档案现代化管理在现实工作中的重要性和必要性。

　　(二)、文书档案工作人员要热爱本职工作，做到干一行，爱一行，认真研究文书档案现代化管理工作，认真学习文书档案现代化管理知识，精通业务，熟练掌握现代化管理技能，不断提高自身素质，切实做好文书档案现代化管理工作，做出成绩，及时准确地为领导开展工作提供档案信息，使单位领导满意，得到档案主管部门领导的认可，更好地为单位发展服务，取得领导的重视和支持，为文书档案现代化管理工作的开展提供人、财、物等各种保障，不断提高文书档案现代化管理水平。

　　三、建立健全文书档案管理体系是做好文书档案现代化管理的前提。

　　(一)、各部门要设立由办公室负责的档案室，自上而下逐级明确文书档案管理人员，形成由办公室分别确定一名专兼职文书和档案管理人员，所属各单位、各股室分别确定一名兼职文书管理人员的文书档案管理体系。办公室负责全系统的文书档案资料收集工作，所属各单位、各股负责收集本单位、本股室在日常工作中形成的各类文书资料，在规定时间内交办公室统一保管，由档案室负责按年度做好文书资料的分类、装订、归档、保存、管理等工作。

　　(二)、文书档案管理人员必须严格执行工作制度。1、登记造册、建立台帐。一是对各类收发文件，及时进行分类、编号、登记造册，对收发文号、发文单位、承办单位和承办人等情况登记清楚。二是对上级领导视察、考察工作讲话，领导外出参加的会议材料，人事调转信件及各类影视资料等“账外”资料，也要及时登记，避免出现遗漏。做到有据可查，底数清楚。2、健全文书材料移交手续。文书档案管理人员对文书承办材料或档案借阅材料，必须履行移交手续，由承办人或借阅人在移交簿上签名并注明时间。3、文书材料限时上交归档。所属各单位、股室兼职文书管理人员按季度或年度将本单位、股室文书材料上交办公室，由办公室文书材料管理人员集中交档案室。同时，办公室要定期督办、促办和促交，要认真检查文件资料的有效性、完整性等;发现缺失的，要及时查找，确保收集齐全，为年终整理归档工作打好基础。档案管理人员要及时归档，分类存放，确保档案连续性和查阅利用。

　　四、实现文书档案工作规范化、标准化是做好文书档案现代化管理的保证。

　　对文书材料一要将文书用纸质量、尺寸规格、文书格式、文字种类、主标题和副标题及正文文字大小、行间距、装订格式等要统一规范标准，符合国家的有关规定。二要注意检查制发文书是否履行了签发手续，是否符合审批权限，文书标题是否准确，落款是否正确，有无日期等。三要使用文种适当，不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后现代化检索的实施应用。

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 正确认识档案管理的影响及作用

文章地址： http://www.qikanvip.com/lunwen/zonghelunwen/2015/0715/31731.html