简析当前档案管理应用建设的新发展措施及意义

　　对于当前的档案管理发展应该怎么做呢?如何加强对信息化建设的新发展应用呢?对于档案的管理我们都应该做些什么呢?同时在档案管理中它有哪些作用呢?

　　摘要：档案管理信息化专业人才队伍的建立。人才是事业的保证。档案信息化是一项专业性极强的工作，需要有既掌握专业技术又懂档案管理的人才队伍作保障。从相关软件的开发，到档案内容的信息化处理，再到信息化管理以及向全社会提供服务，各个环节都需要有专业化人才的支撑。所以，档案管理信息化的第一步就是人才队伍的建立。目前我国每年由各级院校信息化专业毕业的人才不在少数，但既具备专业技术知识又懂档案管理的人才似乎不多。所以，就需要档案管理部门加强培训，建立队伍。

　　关键词：档案管理,信息化,管理制度

　　论文网推荐：《档案学通讯杂志》是我国中文社会科学引文索引(CSSCI)和《中文核心期刊要目总览》(北大版核心)确定的档案学、档案事业类的首位核心期刊。1992年、1996年、2000年和2004年，《档案学通讯》连续四次被收入我国《中文核心期刊要目总览》，并且排名首位，堪称我国档案学领域最具权威的学术期刊。

　　一、档案管理信息化的优点

　　所谓档案信息化，就是以馆(室)藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其优点主要有以下几点。

　　(一)、档案管理信息化使档案部门扩展和实现利用现代技术为社会提供信息服务能力，加强全社会的档案意识，也是档案部门富有现代化气息。

　　档案管理的信息化是档案事业发展的必然趋势，是社会发展的必然要求，是科技发展的必然结果，也是一种开放的思想理念和一个综合的系统工程。信息技术的应用是档案管理信息化的一个开端。档案管理信息化的顺利实施，须要有资源保障、社会保障、经济保障、思想保障、法律保障、行政保障和人才保障及其体系的建设和完善。档案管理信息化系统是一项运用多种学科知识多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。这项系统工程发展到目前阶段，研究探索对系统的协调组织，加强管理和科学决策，是十分必要的。

　　(二)、档案管理信息化可节约经费，节省时间。信息成果可多次拷贝，从而改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版不仅需要较多经费，且从文件资料形成到开发二次文献信息，需较长的时间，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案资源信息化可大大缩短文献信息加工时间，提高时效性。档案资源信息化后，编研者可直接利用机读形式的档案，利用计算机加工完成信息加工工作程序，快捷的出版二次信息。

　　(三)、档案管理信息化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处在起步阶段，但档案事业要超前做出对策，是现在的劳动信息化，为将来的“信息高速公路”打下牢固的路基。

　　二、档案信息化的现状

　　(一)、缺乏相关人才。与信息化高速发展的时代不相适应的是档案管理队伍中严重缺乏人才。档案管理信息化需要既懂现代化技术又懂档案管理的复合型人才。与信息化技术在科研、生产、军事、教育、政务等领域的应用相比，档案管理应用的信息化严重滞后，其基本原因，是相关人才的缺乏。这与档案工作历史上和现实中不被全社会重视有直接的关系。

　　相关法规政策的建立。档案管理的信息化建立和管理应按照相关标准作为操作准则。只有建立和完善全体档案工作者都必须遵守的行业规范而且该标准应具有较强的可操作性和科学合理性。只有这样，才可能在统一的模式下建立档案的信息化，才能更便于档案的管理和利用。

　　(二)、缺乏相关软件。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，档案界各部门使用的计算机型号不一，软件互不支持，并且没有一个既适用于检索又可用于档案信息管理的计算机软件。因此，很难利用电脑完成信息管理工作和快捷的出版信息编研成果，同时也制约了档案信息电子化的发展。档案的技术标准、组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，大部分归档文件资料是光盘、磁盘。现行的档案管理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

　　(三)、缺乏管理规范和标准。实现档案信息电子化目的在于利用，其实质是记录方式和载体形式的变换。目前我国还没有建立一个能达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设各行其道，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息系统资源共享的要求，给使用者带来不便。目前，档案管理信息化从整体上仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段。然而，档案管理信息化系统的现状是档案标准规范滞后和应用软件混乱。这些都严重影响了系统整体水平及数据库建设，其中主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分的发挥，档案标准和规范本身是一个系统工程，是进行档案资源信息化的重要基础之一，是不可或缺的必要条件。标准和规范应优先采用国际标准。目前需要注意研究下列几类情况。一是可用的已有标准，二是需要制定与现有标准配套的标准，三是需要继续研究和开发的具有前瞻性的、战略性的标准，四是需要更新的标准。在充分研究的基础上，根据国际标准和通用的规范，紧密结合现行的档案管理技术标准和业务规范，逐步推出相关的标准规范，最终形成档案管理信息化的标准规范体系。

　　档案信息系统必将具有超强的信息处理能力，运行系统必将具备稳定可靠的硬件和软件做支撑。考虑到档案具有的独特性质和不可替代的作用，有些内容可提供给全社会使用，有些则只能在一定范围或特定部门使用。所以，开发出相应的软件系统以确保档案上述特征的体现，也是势在必行的。

　　三、档案管理信息化的未来趋势

　　档案管理信息化是以面向档案实体保管为重点向以档案内容的电子化信息管理，并以电子化信息为主要形式向社会提供利用服务为重点的转变过程。在这一转变过程中，要运用现代管理思想和技术去装备档案部门，以不断提高档案管理和利用现代化水平。因此，下列几点是档案信息电子化过程中必须解决的问题，也是发展趋势。

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 简析当前档案管理应用建设的新发展措施及意义

文章地址： http://www.qikanvip.com/lunwen/zonghelunwen/2015/0704/31549.html