技工院校图书馆档案管理的信息化

　　摘 要：人类社会自从进入 21 世纪以来，数字化和网络化已经进入各行各业之中，图书馆作为技工院校的重要机构之一，把计算机和网络技术应用于技工院校图书馆的档案管理之中，走档案管理信息化之路是必然的趋势。

　　关键词：技工院校 档案管理 信息化

　　档案管理主要是由档案信息资源的建设、硬件设备的建设、规范化建设、网络建设以及对档案信息化管理相关人才的培养等部分组成。所谓“档案管理信息化，主要是指运用现代先进的计算机科学技术，在国家统一组织安排下，将档案实体以统一标准转化为电子文件的形式，进行统一的保存、管理、汇总、检索。从而形成全社会范围内的信息大网络，实现档案信息资源的社会共享，实现档案信息的高效管理和利用。”

　　一、信息技术在图书馆档案管理中的优势

　　档案管理工作在图书馆各项工作中占据着非常重要的地位，因为它把图书馆不同阶段的组织结构、人员编制以及各项工作所取得的成果、经验和教训等都完整地记载下来了，从某种意义上说，档案是一部图书馆的成长、发展史，人们通过对图书馆档案的阅读，可以清楚的了解到图书馆的基础设施建设、基础业务工作和员工管理工作等各个方面。

　　档案信息化管理相对于传统保管方式更易于存储和管理，将现代先进的计算机科学技术应用于图书馆的档案管理当中，不仅可以解决过去依靠库房管理、手工抄写目录所带来的种种不便和繁琐，实现用较少的空间将档案永久保存，而且除了对文字资料的保存以外，通过信息技术实现了对照片、音像资料等有声档案资料的永久保存。在对档案的管理方面，计算机科学技术也发挥着非常出色的功能，我们可以将档案资料进行系统化处理，在以后的工作中，我们就可以随时随地查看和调用我们所需要的档案资料，而且这种查看和调用是非常便捷和迅速的。图书馆档案管理的信息化，不仅避免了我们日常工作中大量的重复工作, 更为重要的是它大大提高了工作效率，提升了档案信息服务质量, 实现了档案信息资源的共享，从而为社会节约了大量的人力、物力和财力。

　　二、技工院校实现档案管理信息化所面临的问题

　　(一)硬件设施水平普遍较低

　　图书馆档案管理信息化建设需要投入大量的资金来购买计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等现代的硬件设施，而且在档案的数据库建设这些软件设施方面也需要投入一定的资金和人力，这对于一部分实力不够雄厚的学校来说，确实是一笔不小的资金。另外，对于一些具备相应资金实力的学校，由于相关领导缺乏长远的眼光，舍不得投入财力来建设符合现代化档案管理要求的硬件设施。这就从根本上制约了技工院校图书馆档案管理的信息化建设。

　　(二)档案信息化管理不够规范化

　　目前，各院校的图书馆档案管理信息化建设还没真正实现，国家对于这方面也没有详细统一的管理标准，这就造成了当前图书馆档案信息化管理不够规范化。另外，我国现在针对档案信息化已经建设了很多的数据库，但由于我国档案大多数还只是对本部门本单位的开放，开放程度较低，这就导致了大部分已经建好的数据库不能被大多数人所享用，从而造成了巨大的信息资源浪费。值得一提的是，有些对外开放的图书馆档案数据库资源，由于一部分人缺乏安全意识，对档案信息没有采取相应的保护措施，致使“网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。”

　　(三)工作人员专业技能水平有待进一步提高

　　图书馆档案管理信息化已经是必然的趋势，因此，衡量档案管理人员专业技能水平高低的唯一标准就是看其是否能够熟练运用计算机技术来进行档案管理并掌握其理论知识。但就目前来看，我国大部分技工院校普遍存在的问题就是档案管理人员年龄偏大、缺乏现代化、信息化的档案管理技术和理论知识。因此，要实现学校图书馆档案管理的信息化，就要加大对档案管理人员的教育和培训力度，不仅要培训他们的计算机操作技能，而且还要训练他们的创新思维能力，同时，学校应该大力引进年轻的高素质、高技术人才，从而不断充实图书馆档案管理人员队伍。

　　三、图书馆档案管理的信息化建设

　　(一)实现管理思想和硬件设施的现代化

　　随着计算机技术在图书馆档案管理中的不断应用，相对于传统思维方式和传统工作方式，现代化的档案管理方式所展现出来的优势已经被越来越多的人所赞同，人们已经普遍认识到现在的档案管理根本离不开计算机和信息技术。因此，对于技工院校的管理者来说，只有首先从思想上不断创新，不断更新陈旧的思维模式和管理模式，才能以开放的视角在较高的层面上来构建学校的图书馆档案的信息化管理，才能积极筹措资金，从财政上来保障图书馆档案硬件设施的现代化建设。

　　(二)实现档案信息化管理的规范化和制度化

　　目前，图书馆档案管理的信息化建设的速度十分迅速，而且建设的数据库数量非常的庞大，但相对于管理而言，其规范化和制度化却远远没有达到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高规范化程度，是我们一直在努力实现的任务。“目前,我国很多地方与院校正在积极建设信息文件中心。这种热潮的基本出发点是, 对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理, 有的采取集中存储、集中利用的模式, 有的采用备份中心的模式, 有的采用存储目录、逻辑归档的模式。” 我认为这种方式，能够在很大程度上提高档案信息化管理的规范化水平。其次，作为学校的领导应该把图书馆档案管理信息化列入学校日常管理工作之中，从而形成档案的制度化管理。

　　(三)提高档案管理人员的业务素质

　　图书馆档案管理的信息化建设离不开一支具有高素质、高技术的人才，这就需要学校努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。作为档案管理人员，在日常工作中一定要通过培训、进修等方式，一方面能够掌握相应的理论知识, 另一方面能够熟练地运用信息技术来完成具体的工作任务。

　　总之，随着信息科技的不断进步，档案管理信息化已经成为社会各个领域不可或缺的一部分，只有积极进行档案管理信息化的规范化和制度化建设，才能不断适应社会发展的新形势、新变化。

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 技工院校图书馆档案管理的信息化

文章地址： http://www.qikanvip.com/lunwen/zonghelunwen/2013/0812/8408.html