现代档案管理探讨

　　档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，档案起着举足轻重的作用，因此，如何对现代档案科学化管理成为了一个举足轻重的问题。

　　虽然21世纪传统档案馆暂不会消失，但随着电子出版物的盛行，数字档案馆将居首位。未来的档案馆将以服务特色和技术手段论高低，能否迅速占有信息资源并向社会提供信息产品将成为衡量档案馆的标准。因此数字档案管理是现代档案管理的一个必然结果，数字档案管理使得档案管理进入一个划时代意义的阶段。

　　1 档案管理现状

　　1.1 现代档案管理

　　现代档案的管理流程同纸质档案一样，同样分为收集、鉴定、整理(分类)、保管、利用几个流程，以及特殊的转递工作。时代在发展，社会在进步，创立了几十年的传统现代档案制度却仍旧在运行，其中的核心——流程早已不适应国家新的人才战略和现代改革。

　　现代档案材料的收集渠道很广泛，收集制度如移交制度、索要制度、检查核对制度、补充制度等都比较完善，但由于材料的收集涉及多个部门，在实践中也出现了许多缺漏。这些内容只能简单地反映个人的生平等基本情况，对人才选拔、培养、评定、预测等则作用不大，对社会极需的信用材料、工作表现材料则根本没有，因此无法对当事人作出全面的评价，也反映不出个人的专长与特点。

　　现代档案的鉴定是辨别真伪、确定现代档案范围的重要一关，它要求判断材料是否真实、准确、完整。领导干部随意改动员工档案;对形成部门缺乏监督，太多暗箱操作，缺乏透明公开;材料收集上来后又缺乏鉴定，“假档案”便有机可乘。

　　1.2 现代档案管理弊端

　　(1) 档案检索效率不高。

　　档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

　　(2) 部分单位在档案硬件设施上投入不足。

　　档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

　　(3) 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。

　　在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

　　(4) 人事档案收集工作力度不够。

　　要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。

　　(5) 人事档案管理的信息化程度不高。

　　在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

　　2 数字档案的必要性

　　传统档案担负着信息采集、存储、传播及版权控制的重任，数字档案也同样要完成这些任务，只是各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生变化。建立数字档案馆的必然原因如下：

　　(1)由于数字档案是虚拟与现实相结合，大量的数字化信息存贮在无数个磁盘存储器中，通过计算机网络联接形成的一个联机系统。因此，与传统档案相比，它占用的物理空间相对很小。

　　(2)数字档案收藏数字形式的信息，除了纸介质的书刊资料外，还收录其它一切可以数字化的信息，如视频、音频资料、计算机程序等等，可以满足查阅者的多种需求。

　　(3)数字档案建设对于我们最重要的一点是建立以数字信息为主的各种信息资源，形成互联网上的整体优势。将原件保存在更适宜的环境中，而数字化的资料由于实现原件的复制，并不影响一般意义上的查阅。

　　(4)利用数字化档案的用户可以不同档案馆的工作人员直接见面，而只通过网络与档案馆联系，档案馆专业人员通过电子邮件及电子咨询台与用户联系。用户也可以直接通过电脑登录至数字档案馆的主页，随意浏览、查询、下载、打印有用的信息。

　　(5)数字档案扩大了用户的范围，普通档案因为需求者对象与地理位置的限制只能为少数人服务，数字档案则允许人们在任何地方、任何身份进入档案自由查询。

　　3 数字档案管理流程

　　数字档案管理的总体流程如下：

　　4 数字档案业务

　　4.1 档案录入和修改

　　档案录入、整理、归档是指档案的生产过程，档案的产生从业务办理开始，业务过程产生的资源最后经过档案整理，形成标准的档案格式，最后分类编号后归档存放在指定的档案架位置上。

　　包括以下几个方面：

　　(1) 根据国土资源业务处理的过程，在业务处理到结束时，进行归档;

　　(2) 根据其他部门或者单位移交到档案室的档案资料归档;

　　(3) 对已经存在的档案进行修改。

　　根据移交的档案类型，在与实物档案核对无误后，自动编制档案号，并将该档案的摘要信息和存放位置记录到数据库中。实现档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化。已有的档案修改后，对档案的封皮要自动进行修改和维护。

　　4.2 档案查询检索统计

　　查询检索统计包括三个方面内容：

　　(1)对外查档

　　提供对外部如公检法查档、个人或者单位老土地使用证书丢失以及国家政府机构等单位的档案查询。这个查询一般根据权限需要先到窗口进行受理，然后经过相应的领导审核审批后才能出示查询的结果。

　　(2)内部查档

　　内部查档是根据内部用户的权限，分门别类的进行档案的查询，内部查档可以通过局域网进行查询。

　　(3)档案统计

　　按照国家档案局以及国土资源部相关的档案统计的规定进行统计并输出相应的统计报表。并且可以绘出个直方图、圆饼图等各种统计图表。

　　4.3 档案的借阅利用

　　借阅利用包括通过大厅申请借阅、在档案室借阅和网络借阅三种方式：

　　(1) 通过大厅申请借阅，经过相关的领导审核通过后，进行查档，查询完成后可以直接打印或者复印，由窗口交到申请人。

　　(2)可以直接在档案室借阅，录入相关的借阅人信息后，档案室可以直接借出档案;

　　(3)实现档案管理借阅利用的网络化，用户根据自己的权限只需要通过身边的计算机登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体。

　　系统可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。

　　4.4 档案的销毁

　　根据国家档案管理的规定对非永久保存的到期档案进行销毁。

　　4.5 档案打印

　　档案打印包括两个方面：

　　打印档案中的内容;

　　打印档案封皮，档案封皮的打印需要实现套打的功能;

　　印档案盒的封面及内部案卷目录。

　　5 小结

　　本文详细讨论了现代档案管理的现状与存在的弊端，提出了数字档案管理是档案管理的必然结果，并给出了数字档案管理的总体流程图，并详细分析了数字档案的各项具体操作流程，相信本文能给广大档案管理者提借一定的实践意义。

　　参考文献

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　　[2] 周秦;提高档案管理人员素质的几点思考[N];闽东日报;2010年

　　[3] 山东鲁泰煤业有限公司太平煤矿 曹长侠;做高素质的计生档案管理人员[N];济宁日报;2010年

　　[4] 胡艳梅;提高基层单位档案管理人员素质[N];四平日报;2009年

　　[5] 陈艳彬;浅谈提高档案管理人员素质[N];承德日报;2010年

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