信息时代的档案管理浅析

　　【摘要】：随着科学技术的不断发展，计算机技术已经被广泛的应用到了档案管理中来，极大的促进了档案管理的现代化，本文将对信息时代的档案管理进行简要分析，以供大家参考学习之用。

　　【关键词】：信息时代;档案管理;计算机技术;科学技术

　　Abstract: With the continuous development of science and technology, computer technology has been widely applied to the file management, which greatly promoted the modernization of records management, file management of paper will the information age with a brief analysis for the reference learning.

　　Key words: The information age; file management; computer technology; Science and Technology

　　中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：

　　改革开放以来，随着经济的不断发展和科学技术的不断进步，知识经济时代悄然到来，从根本上改变着人类社会的发展、思维、行为方式的同时，也给档案管理带来了新的课题，档案管理事业面临空前的挑战。这需要我们在档案管理的时候，要具有与时俱进的思想不断学习，采取措施加强信息化建设，提高档案管理的水平。本文以下内容将简要分析信息时代的档案管理，以供大家学习参考之用。

　　一、信息时代档案工作的变化

　　随着计算机网络技术广泛的应用，目前在社会上出现了传统的纸质档案与电子档案并存的现象，纸质档案是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿，纸质档案优点较多，便于管理和利用。而信息时代的电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，其具有图文并茂，形象生动的特点，特别是，多媒体光盘存储极大的缩小了档案的存储空间，便于档案和档案信息的保存、管理和开发利用，促使了档案信息载体向着大容量、高密度、电子化方向发展，对于信息化时代的电子档案，其具有信息传输快，便于查询和管理的优点。但是电子档案应用技术是一项复杂的综合性的新技术，其包含有传输技术、多媒体技术、数据库技术和网络技术等，作为一名信息时代的档案管理者，必须熟练掌握这些技术，才能适应社会发展的需要。在信息时代，档案管理工作的变化主要体现在如下几个方面：档案管理工作必须借助计算机及网络等现代手段进行档案管理，对档案管理人员提出了更高的要求;档案管理技术的变化，现代的档案管理技术是以信息技术为主导并将传统档案管理技术与电子计算机技术及网络技术相结合的产物;随着科学技术的不断发展，档案管理工作服务的人群越来越多，档案管理工作的服务方式也向人机结合的方向发展。在信息时代，面对档案工作过程中出现的新问题，作为档案工作者应该多关注并学习新技术，紧跟时刊发展步伐，也只有这样才能是档案管理工作与时俱进，更大的服务群众服务社会服务经济发展。

　　二、信息时代档案管理者应具备的素质

　　在信息化时代，档案管理者必须掌握自动化网络化技术等高科技手段，不断提高档案管理水平，只有这样才能适应信息化时代档案管理的需要，才能促进档案管理工作的进一步发展。在信息时代，我认为档案管理者应具备如下各项素质才能胜任档案管理工作。

　　2.1、思想素质

　　由于档案工作的重要性，要求档案管理工作者必须具有很高的思想素质，具有正确的人生观、世界观和价值观，克服本为实惠主义的态度，扎扎实实的做好档案管理工作。

　　2.2、职业道德素质

　　档案管理的职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等各项职能活动中，应遵守的基本行为准则。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理工作者必须具有忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、实事求是的职业道德。也只有具备了这些职业道德，才能一直忙于收集、整理、分类、立卷、鉴定、登记等等工作而不感到枯燥;也只有具备了这些职业道德，才能保守国家和集体的利益及公民个人的隐私;也只有具备了这些职业道德，才能使档案更加真实反映社会现实，而不被扭曲丑化或者夸大美化。

　　2.3、具备较强的专业知识

　　掌握档案专业理论知识和技术是对档案工作人员最基本的要求，而对于处于信息时代的档案工作人员来说，不但要有科学系统的专业知识，又要具备必要的网络及信息知识。

　　2.4、较强的信息管理水平

　　信息时代的档案管理者必须具备对信息的敏锐洞察力、捕捉力、超前认知力，能及时准确的从信息海洋中获取有用的信息。信息时代的档案管理者还必须具有利用所得信息建立网上数据库的能力，特别是对于那些从事信息开发编辑工作的档案工作人员，更要对自己提出更高的要求。

　　2.5、创新素质

　　随着信息网络化和电子文件的出现，档案馆不再是传统意义上的档案馆，其作为信息交流的中介和枢纽，作用日益明显和重要。在这个时代，档案管理者不但要有扎实的基础知识，还要有创造性思维，及时更新观念，用新的服务方式及管理方法解决实际遇到的问题。另外由于目前很多国外的网络信息都是用英文来表示的，为了能更广泛的从网络中找到有用的信息，提高英文水平是适应新时代的要求。

　　三、信息时代档案管理中存在的问题

　　在信息时代，档案管理主要存在如下问题：第一，由于信息时代，档案管理工作要求管理人员能熟料操作计算机，有较高的网络操作应用能力，而目前很多档案人员很难适应这一要求;第二，信息时代的档案管理人员的安全意识不强，致使档案网络存在很大的安全隐患;第三，档案信息资源的收集不到位，资料收集的不够齐全;第四，档案信息化建设的有待提高，档案管理人员对实施档案信息化管理的意义认识不足，导致对档案信息化建设过程中的投入不足。

　　四、信息时代加强档案管理应采取的措施

　　为了使信息时代的档案更能发挥其应有的作用，应对信息时代的档案加强管理，采取措施克服存在的问题，使其更能适应社会的发展。我认为针对信息时代档案管理中存在的问题应采取如下措施：第一，加强档案管理人员的素质教育，并制定培训技术，提高档案管理人员的业务素质和专业技术能力，加强对档案管理人员创造性思维的撇杨，同时提高档案管理人员的外语水平和计算机应用能力;第二，及时更新设备，加大对计算机硬件及软件的投入，使档案管理工作者有工具可用，这是实现档案管理工作网络化的必要前提;第三，对档案管理工作的计算机进行严格的管理，加大对档案管理人员的安全意识培训，使档案管理人员能简单的处理病毒及来自其它网络的恶性攻击;第四，进一步加强档案检索工具的建设及数据库的建设，建立相应的规章制度，加大业务培训，提高档案管理人员的收集信息和信息化管理的能力。

　　另外，财务档案管理也是档案管理的一个重要组成部分，其存在的问题与档案中的问题有共性，对于在信息时代如何加强财务档案管理，我认为主要应采取如下措施：健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系，首先,健全财务报告分析制度;其次，会计档案管理规范化，对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁，电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化;最后，要规范核算制度,健全财务管理监督制度。

　　五、结束语

　　在信息时代的档案管理过程中，必须全面提高档案管理的创新能力，加大档案信息化建设的投入，培养掌握现代信息技术的复合型档案人才。而作为一名信息时代的档案管理人员，应该不断学习，在实践中不断总结经验，树立良好的职业道德，更好的为档案管理工作服务。

　　【参考文献】

　　[1]《档案学概论》吴宝康等，中国人民大学出版社

　　[2]《档案馆业务建设与管理》盛彦等，档案出版社

　　[3]《信息时代档案学理论研究与实践》丁光勋等，上海三联出版社

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文章名称： 信息时代的档案管理浅析

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