办公室自动化与计算机应用的探讨

　　[摘 要]计算机的出现促进整个社会文明的进步，其运用也涉及到生活和工作中的方方面面，提升办公效率的同时，提升企事业单位综合实力。计算机技术的发展突破了原有办公形式，并由此诞生新的模式，办公室自动化，简称OA。这种人机相结合的方式，优化了企事业单位管理机制、提升企事业单位运行速度、加强协同化办公。本文主要结合实际，分析办公室自动化和计算机运用以及实际操作，以供办公室工作人员更好地提高运用水平。。

　　[关键词]办公室自动化;计算机;运用

　　引言

　　以往办公室工作内容比较狭窄，然而随着经济形式的转变，原有的职能已经无法符合人们工作需要，为了提高工作效率，降低人工处理费用，人们开始注重自动化引用。对比原有办公形式来说，自动化是一种全新的办公模式，其主要运用计算机等先进装备，同步工作，从而最终提升办公效率。在信息沟通方面，办公自动化突破了原有封闭的办公模式，开始转向信息交流。此外，人机一体化的模式还可以实现原有办公无法达到的工作形式，提升办公处理能力的同时增强企事业单位竞争力。

　　一、办公室自动化概述

　　办公室自动也就是Office Automation ，简称OA，其主要是基于计算机进行数据存储、运算、分析等工作。办公自动化的主要思想就是信息和数据的传输、资源整合和多维度思考等三点。

　　第一，以前的办公室操作主要依赖的是人力，信息传输非常的封闭，再加上办公室产生的大量的数据和信息，使得企事业单位实际办公效率非常低下。而办公自动化主要运用的是先进的科学装备，比如文字编辑和处理器、3D打印装备、互联网科技等完成了全面的共享工作，此外，這些装备的运用还突破了时间和空间上的壁垒，使得信息间的传递更加高效、顺畅。

　　第二，以往的办公室缺少资源整合能力，人力操作造成大部分资源的浪费和流失。然而，办公室自动化的主体是计算机，因此其可以有效利用计算机实现资源的分类、整合，并结合人机统一模式，实现资源最大化价值，从而为企事业单位的健康发展提供帮助。

　　第三，计算机技术需要强大的思维能力支持，而人工智能的研发主要针对的是人们的思维，所以极大程度提升工作人员的思考能力。在企事业单位进行决策或者某些战略部署时，办公室自动化可以有效提供辅助，并找出工作者没有发现的问题，降低企事业单位所需要面对的风险。值得注意的是，办公室自动化需要操作者很强的专业技能和知识，只有熟练掌握各项技术和先进装备，才能实现最大化价值。

　　二、办公室自动化和计算机运用的实际操作

　　(一)信息和数据的处理

　　办公室实施自动化的最终目的是处理办公室各项信息和数据，即对办公室产生的信息和数据进行收集、归纳、分析、整合，再根据相关文件进行核对和计算，最后进行编档、存档以及有关分类、保管、搜索和修改等工作。在这当中还涉及到信息和数据处理工作，因此工作内容非常繁琐。办公室自动化管理主要特点是便捷性、实用性和可靠性高。针对办公室自动化而言，其便捷性指的是信息和数据存储、提取方便;实用性指的是数据和信息都是开放的，因此可以很好的企事业单位系统所获取并使用;可靠性指的是数据都是真实有效的。与此同时，针对办公室保密组织而言，还需要注重数据和信息的保密程度。计算机数据和信息是办公室管理重中之重的工作，其在实际运用中主要表现在：

　　第一，帮助使用者创建或者提供所需要的办公室文件体系或数据库。使用者可以根据自身要求，有针对性的创建有关办公室文件系统或者数据库，以方便在需要的时候快速找到，并提取有用信息;

　　第二，分类控制。办公室产生的数据和信息可以在计算机上分类间档，比如，信件消息文档、报告文档、图形文档、音频文档等;

　　第三，便于提取和保存文件。办公室自动化之后，使用者只需要将所需要的文件命名成自己所需要的关键词，然后使用者就可以根据这些关键词精确查找，并还可以就文件进行加密，从而保证了信息的安全性。

　　(二)信息和数据的传输

　　办公室实施自动化之后就可以将信息进行保存，然后通过自动化体系处理信息并发送到有需要的部门或者使用者计算机上。因此信息和数据在传输时，可以选择的渠道主要网络电弧啊、传真机、复印机等机械装备，还可以选择一些企事业单位局域网来进行统一管理。这种局域网实际上就是一种通讯网，其本质是远程计算机同时和多台计算机保持资源共享。比如，IBM PC局域网，此网的最大特点就是易于实现，其只需要通过一个常规的闭路电视零部件就可以完成资源共享。

　　一个基础的局域网正常使用的是一些电缆配件，使用者讲这些电缆安装到自己计算机上，就可以操作。通过IBM PC局域网连接的机器最多可以达到78台;倘若由于闭路电视机生产单位安排的专业人员安装，同时间段内可以达到255台;倘若选择的是双向闭路电视版，那么同时间段内最高达到千台装备，并确保三英里的距离连接顺畅。最近几年，我国计算机研究机构研发了一种ZD-NET局部网，其主要特征是可以通过常规的双绞线连接六十四家工作者，从而实现各项资源的共享，其工作距离最大为1.2英里。

　　(三)判断和决策

　　对于办公室管理工作者来说，计算机是办公室管理人员的最佳帮手，办公室工作者可以通过计算机完成各项数据的整理、分析、整合，并给予最有效的信息结论。从这一点可以得知，计算机的判断和决策体系在办公室自动化体系中的普及度非常的高。办公室自动化对于计算机信息和数据体系的需求并单单只有文件的处理，其还有有效帮助相关工作者处理一些简单的工作，比如，协助管理工作者人员管理或者改进职业规划等。提升了工作效率的同时，还可以及时的纠正工作者的错误操作，从而为今后的预判工作提供帮助。

　　坦白的说，办公室自动化可以帮助有关工作者进行决策的性能是实现通过办公室管理信息体系和决策的科学联系在一起来完成的。换句话说，办公室管理者和决策者可以利用办公室管理体系来进行信息的查询，并找出日常工作中存在的问题，然后根据这些问题提出针对性的解决措施。以上操作都离不开计算机自动化体系，可以说此系统的运用有效的对数据和信息进行分类、检索和整理。将复杂的问题简单化，是办公室自动化主要工作内容，而决策者就可以通过这些区分的信息进行判断，然后落实科学、有效、精确的指令。

　　三、办公室自动化和计算机运用的注重点

　　(一)人员素质

　　办公自动化具备极高的优点，然而其核心内容还是人，因此要注重人员素质的培养。计算机技术和有关装备的操作需要专业性技能和知识，这也就要求人员需要熟练掌握以上技能，所以企事业单位要注重员工专业技能和知识的培养工作，要培养出具有较强的专业知识和实践操作技能的应用人员。此外，企事业单位还可以制定有效的激励制度，以此才能提升员工热情的同时保持对工作认真负责。

　　(二)健全的管理系统

　　办公自动化系统功能强大，办公室自动化需要的技术和装备比较复杂，因此需要一套健全的管理系统保证其正常运行。企事业单位需要明确管理思想方针，以便应对及时发生的事件。一套健全的管理体系可以帮助员工快速融入单位运转中。此外，各部门还需要注重创新发展，以此才能保证企事业单位强健的生命力。

　　总的来说，办公室自动化可以有效提升办公能力，也推动着计算机技术的进步。在信息化、网络化发展的今天，人们还需要注重与时俱进，尤其是大数据时代之下，倘若无法满足时代发展要求，将可能限制企事业单位今后健康发展。因此，企事业单位需要多角度考虑问题，发展办公自动化管理，并结合先进科学技术，提升工作效率的同时为企事业单位可持续发展奠定基础。

　　参考文献

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