浅谈财务档案信息化管理

　　摘 要：本文分析了财务档案信息化管理的特点，叙述了它的工作内容，提出了做好财务档案信息化管理的建议，供大家参考。

　　关键词：财务档案;信息化;档案管理

　　Abstract: This article analyzes the financial archives information management features, describes its working content, and puts forward some advice on how to do the financial management well, for your reference.

　　Key words: financial archives; information; archives management

　　中图分类号：G271 文献标识码： A文章编号：2095-2104(2012)

　　在信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子化财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好财务档案管理的选择。财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。对此，本文简要阐述如下。

　　1 财务档案信息化管理的优点

　　财务档案信息化管理是指依托电子财务档案对财务信息进行管理归纳。电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。与传统的财务档案相比较，电子财务档案有许多优点: 一是易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递，且存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中;二是电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果;三是电子财务档案如果上网，通过计算机操作和网络交流，满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损;四是电子档案利于保存、方便管理，能有效避免火烧、水浸、鼠咬等，有助于专项治理、便于档案资源的统一整合，极大地提高工作效率和工作质量;五是电子财务档案在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录处理; 对凭证的制作、审核、汇总、登帐、确认均由计算机自动完成打印输出，借贷平衡等工作也由计算机自动完成。同时可以根据需要生成各种会计报表，提高了财务人员的工作效率，也避免了计算加总等工作出现的错误。

　　2 财务档案信息化管理工作的内容

　　2.1 建立完善的财务档案信息网络

　　一方面，可以将上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方面，也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或 BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

　　2.2 搞好财务档案管理辅助决策系统建设

　　做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不够的，必须使用先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

　　2.3 搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据

　　档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立财务档案数据库，可以按财务档案的内容分类建立若干个主要数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将财务档案资料都录入计算机。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现，将为档案信息的充分利用提供空问。

　　3 3 做好财务档案信息化管理工作建议

　　3.1 加强财务档案管理的基础设施建设

　　软硬件基础设施是档案息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用安全有效的保密措施，实行电子签单制度，建立健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

　　做好电算化会计档案的收集。电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份) 存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统; 财务软件的编程语言、数据库系统类型; 财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人，以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

　　做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储于磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份，即采用“AB 备份法”进行数据的备份，并且每份上注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统毁灭，从而使系统不可恢复。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期检查，定期复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

　　3.2 做好电算化会计档案的整理和利用

　　电算化会计档案通过整理，有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门，甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。

　　3.3 提高财务档案管理人员的信息化素质

　　财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。

　　参考文献：

　　[1] 郭泽光：财务管理 [M].中国市场出版社，2004

　　[2] 傅荣校：《档案管理现代化》，浙江大学出版社

　　[3] 薛匡勇：《现代档案观》，《档案学通讯》，2006第2期

　　[4] 洪 祺：《档案信息组织与检索》，武汉大学出版社

　　[5] 冯惠玲主编《电子文档管理教程》，中国人民大学出版社

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