信息化科技在档案中的应用技巧

　　目前信息社会的新管理应用发展模式有哪些呢?应该如何去加强现在的档案管理建设呢?本文主要从在档案法律法规建设上和在档案管理理念上针对现代办公条件下电子文件和电子档案大量产生以及在档案的保管与维护上还有.以新技术改善服务环境等方面做了详细的介绍。本文选自：《信息技术与信息化》,《信息技术与信息化》志是山东省经济与信息化委员会主管、山东电子学会主办的国内知名的电子信息行业期刊，杂志刊号：国内刊号CN37—1423/TN、国际刊号ISSN1672—9528;杂志创刊于1976年，创刊以来，长期站在信息技术与信息化应用的学术前沿，致力于宣传国际国内特别是山东的信息化建设成就，不仅得到业界的广泛认同，而且受到广大读者与作者的欢迎，并多次被山东省新闻出版局、山东省科协评为优秀期刊。

　　摘要： 在全球信息化浪潮的推动下，呼唤全新的信息服务模式，它应该是全方位、多层次、网络化的服务，主要包括：以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，实现档案信息服务的社会化。

　　关键词：全球信息化,电子档案,信息科技

　　Abstract: under the impetus of the global information wave, the new-type information service mode, it should be an omni-directional, multilevel and network service, include: guided by the new information service concept, strengthening the consciousness of innovation, active service, continuously expand the scope of services, broaden the service areas, implementation of archives information service socialization.

　　Keywords: global informationization, electronic files, information science and technology

　　1.在档案法律法规建设上，迫切要求围绕电子文件和电子档案制定和完善一整套专门的法律和法规。在法律上给电子文件一个“说法”，确立电子文件的证据资格和凭证价值，消除对电子文件的“信任危机”。由于电子文件证据资格的司法认同问题涉及到法律、电子文件的管理和技术支持诸方面，虽然近年来很多国家已经意识到这个问题的重要性，并且已经出台了一些涉及电子文件的法律、法规。比如《中华人民共和国合同法》已将数据电文(包括电报、电传、电子数据交换和电子邮件)涵盖在内，联合国国际贸易委员会的《计算机记录和法律价值》也在这方面作了一些规定，但就总体和全球而言，现有的法律对电子文件缺乏明确、深入的规定，因此，档案部门应会同其它有关部门组织攻关，尽快将电子文件证据价值问题列入《档案法》及其它有关法规中。

　　2.在档案管理理念上针对现代办公条件下电子文件和电子档案大量产生，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模式。这样档案的收集、整理和价值鉴定等工作可移至文件形成阶段进行。首先，档案的收集变得简单快捷，电子文件形成后，只要被确认有保存价值，系统就会对其自动归档并给予档号，已归档的电子文件通过网络即可处于档案部门的监控之下，因此，与传统的归档移交手续相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。其次，在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索系统所代替，由于电子文件内容和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径多角度的组配，甚至可以在网上立卷，可根据不同需求按文件的不同特征组合成各种虚拟卷。对办公自动化系统中流转的公文包括文件的拟办信息、处理信息一并归入档案管理系统中，顺利进入档案管理系统，不仅可以确保数据格式的统一，而且能减轻档案工作者的重复劳动，使档案工作者真正体验到现代化技术的应用给档案工作带来的便利之处，有力地推动档案信息化建设的步伐。信息时代要求档案工作人员将视野由档案管理向前延伸至文件管理，对电子文件的整个生命周期施以统一的管理、协调和衔接。现代化技术和管理观念正越来越多地应用于档案管理工作中，传统观念的档案管理模式受到前所未有的冲击，这给档案事业的发展带来了新的契机和新的挑战。档案本身是一种信息，同时也是一种人们借以了解过去、把握未来的媒体。社会发展的多元化、经济化以及知识化，要求人们对过去有更多的认识，要开展观念创新、工作创新、技术创新。全球信息化带给人们的不仅是新的希望和憧憬，更多的是机遇和挑战，档案工作如何把握机遇迎接挑战?就是要创新，正如中办主任王刚同志在全国档案工作会议上所说“要解放思想抓创新，要注重观念创新、工作创新、机制创新。”

　　3.在档案的保管与维护上，随着数字化网络化的发展，电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。为此，一是建立文件内容、背景信息、结构信息、外形特征信息的组合保管模式。“维护档案的完整与安全”是档案工作者的基本职责之一，但在信息时代，面对着网络黑客、电子邮件炸弹、计算机病毒、网络用户的越权操作等等不安全因素，维护档案信息完整与安全的难度越来越大。因此在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断研究和探索新的安全防护技术。二是统一数据格式保证档案信息化建设顺利进行。统一数据格式是档案信息化建设中的重要一环。国家档案局已下发了《档案管理软件功能要求暂行规定》的通知(档发[2001]6号文)，对各种不同类型的档案数据，无论采用何种档案管理软件，要求尽量采用通用文件格式，文字型数据采用TXT、RTF格式;扫描图象数据采用JPEG、TIFF格式;视频数据采用MPEG、AVI格式，音频数据采用MP3、WAV格式。这一规定有力地保障了档案数据的保管、存储和移交等工作的顺利进，是进行档案信息化建设必要而有效的措施。

　　4.以新技术改善服务环境，在传统阅览设施的基础上，加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、激光打印机等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务。充分利用计算机和网络技术，建立数据库、局域网和档案馆网上主页、实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务等;开展档案信息咨询服务，定向、定题为用户进行交互式信息咨询，并运用跟踪反馈、搜索代理、代查代译等方式代用户查询、传递信息;运用现代信息技术对档案信息进行深层加工、开发，提供更多二次、三次信息产品，拓展档案馆的服务功能，提高档案服务质量。

　　总之，随着信息社会化的发展，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性将日益增强，档案和档案工作与信息社会的关系将日益密切，档案工作的发展前景将十分广阔。

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文章名称： 信息化科技在档案中的应用技巧

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