浅谈油田建设工程施工项目档案资料的管理

　　摘要：工程档案是工程建设的一个缩影，因此及时回收档案资料，加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，并加强工程管理。工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息，因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案积累有利于对其研究，提高以后的工程管理理论水平。

　　关键词：工程档案;管理;作用;手段

　　工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。自党中央提出西部大开发以来，国内各大中小型施工企业工程施工单位相继投入工程建设承揽施工大战之中。西气东输油气管网、公路、桥梁、市政建设等新建项目日益增多，特别是高速公路和油气管网工程以超常规速度发展，其他一些新建项目、改建工程也相继建成投产使用，同时形成的大量工程档案的管理存在不少问题。

　　施工企业如何有序地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案工作的必然的要求。

　　1.要制定详细的符合各工程实际情况的工程档案管理办法，明确标准和要求

　　一是细化建设单位、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，特别是各种施工用表的排序，如何使质量评定表、试验表格与工序检查表有机结合应细化，具有可操作性。三是明确案卷的格式和具体要求，便于施工技术人员操作。

　　在实践中我们发现只有纲领性文件是不行的，必须对竣工文件编制办法细化，让人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料管理工作带来巨大的工作量。

　　2.积极对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训，使他们掌握档案整理的标准和要求

　　由于施工企业来自全国各地，且工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人，各地有各地的具体要求。从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，有的工程技术人员甚至连施工工艺流程都不明白，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。工程开工前，应对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，使他们掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动。

　　3.定期对内业资料督导并与计量支付挂钩

　　由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

　　工程档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成工程档案的验收和移交工作。

　　4.发包方应督促承建方成立工程项目档案管理领导小组，组建档案管理网络

　　基本建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建设、投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的各种载体形式的文件材料。大型建设项目一般有若干个分项工程，涉及众多管理部门及承包单位，因此，为保证大型工程项目档案的完整、准确、系统，有必要成立工程项目档案管理小组，组建与工程项目相匹配的档案管理网络，制定管理制度，统一管理建设项目的档案。工程项目档案管理小组一般由项目总工程师任组长，建设单位档案部门负责人任副组长，设计、施工、监理等各承包单位项目承包负责人为档案领导小组成员，各相关单位配备档案管理员，负责工程文件的收集、积累、管理等具体事务性工作。

　　有组织就应有制度，而制度则是把项目文件的形成、积累和管理以规章的形式体现出来，明确有关部门及承包方文件归档职责范围，并配有相应的检查、控制及考核措施，从而形成强有力的约束机制。对于订立合同的，应以独立条款，把归档工作写入合同，并注意提高监理部门对工程档案的监理职能。监理单位不仅对工程的质量、进度、投资、合同进行监理，同时必须负责监督、检查建设项目文件收集、积累的完整、准确情况，督促整理各种技术档案，同时，监理单位必须对竣工文件进行审核，就文件的基本情况提交专项报告。只有严格的管理考核，才能避免在工程竣工后给工程档案归档工作留下“后遗症”。

　　工程档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作，缩短交工验收的期限，避免工程完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成工程档案的验收和移交工作。

　　5.加强工程施工合同档案的安全管理

　　一是严格执行合同档案的借阅审批程序。　借阅施工合同档案应由查阅部门提出申请，　审批部门审查后签字盖章，档案部门查对签字盖章内容与档案室备案相一致后方可查阅该份施工合同档案。二是落实安全管理制度。

　　实行双人双锁库房管理制度，有条件的还应安装监控和报警防盗系统，加强安全防范措施。三是增强安全责任意识。　实行“谁主管、谁负责”的原则，明确主要负责人和工作人员的岗位责任，把安全责任意识贯穿于施工合同档案管理工作的全过程。

　　综上所述，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务，是我们今后努力的方向。

　　参考文献：

　　1。杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。

　　2。王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。

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文章名称： 浅谈油田建设工程施工项目档案资料的管理

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