大数据背景下化工设计院档案管理研究

　　摘 要：现代社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通顺畅，人们的交流越来越密切，生活也愈来愈便捷，这都是大数据带来的利好。大数据技术已经渗透到人们生活生产的各个方面，大数据的应用越来越彰显他的优势，它占领的领域也越来越大，各种利用大数据进行发展的领域正在不断地发展新。大数据时代的来临，对档案管理无疑是一场变革，使现代档案管理数字化，系统化更加明显，档案管理工作条理更清晰，档案管理服务功能更突出。本文以大数据为切入点，分析大数据背景下化工设计院档案管理面临的问题和挑战，提出几点大数据背景下化工设计院档案管理的建议，以期为化工设计院档案管理工作提供参考。

　　关键词：大数据;化工设计院;档案管理

　　《科技创业家》(月刊)创刊于2010年，由中国科学技术协会主管,大众科技报社主办，面向国内外公开发行的国家级学术期刊。

　　化工设计院档案管理工作主要是将各个部门日常工作中的资料，图纸进行收集，整理，归档，分类，保存。设计院档案管理工作十分重要，体现了设计院的软实力，是设计院宝贵的知识财富。随着信息技术的发展，大数据时代的来临，设计院档案管理工作相应发生了根本变化，设计图纸，资料等多以数据化电子信息为主，在一定程度上减少了档案管理员的工作强度，但是也为档案管理提出了新的要求，大数据背景下的设计院档案管理发展机遇与挑战并存。设计院档案管理工作一定要认清档案管理的发展趋势，有效利用现代化信息技术，将设计院档案管理与大数据技术高效结合，建立高效信息化档案管理平台。

　　1 化工设计院档案管理的重要性

　　化工设计院档案管理工作的主要内容是将日常工作中的设计图纸，文字资料进行收集整理，然后分类归档保存，是设计院管理工作的重要内容，是设计院发展过程的真实反映，是设计院内部文化实力的体现，是设计院日常工作参考资料的主要来源。

　　1)反映了设计院历史发展过程。设计院档案资料中关于设计院建设，发展，以及设计研究的相关内容，真实反映了设计院的历史发展过程，这些珍贵的历史资料是设计院发展历史的见证，也为新进工作人员了解设计院的基本情况提供了珍贵的一首资料，给新进工作人员的工作和未来发展方向提供了指导方向，有利于工作人员的未来发展。2)体现了设计院文化软实力。设计院档案资料包含设计院设计讲究全过程资料以及设计研究成果，这些研究资料和研究成果是设计人员工作经验的总结，是科研设计人员智慧的结晶是设计院文化实力的体现。3)提供设计院日常工作参考资料。设计院承接的各个工程项目中的图纸、设计任务书、项目报告、工程项目造价信息、工程项目招投标信息等。这些对于设计院今后的工作内容而言具有很高的参考价值和指导意义，也是新员工积累项目设计经验必不可少的学习资料。

　　2 大数据背景下化工设计院档案管理的发展趋势

　　随着现代化信息技术的运用和普及，化工设计院档案管理形式也将发生大的转变，利用现代化信息技术将大数据与档案管理相互融合将是档案管理未来发展的主要方向。现代化信息技术的广泛运用将使设计院档案管理安全性问题更加突出。

　　1)大数据背景下化工设计院档案管理将向现代化方向发展。电子信息技术逐渐普及，大数据技术，云计算信息技术等广泛运用将使档案管理趋于现代化方向发展。此外，人工智能，知识图谱等逐渐在档案管理中运用，进一步推进档案管理现代化建设进程。2)大数据背景下化工设计院档案管理安全性要求将更高。化工设计院诸多设计图纸，研究资料涉及商业秘密，在大数据背景下，这些设计图纸，研究资料将更多的以电子信息存在，并以互联网信息技术进行收集，整理，存档，因此，网络信息平台的安全性将是档案管理的重点，档案管理者，使用者，提供者之间的信息交换的安全性将更加重要。因此，大数据背景下化工设计院档案管理对信息安全性的要求将更高。

　　3 大数据背景下化工设计院档案管理存在的问题

　　大数据技术的发展和运用，对档案管理的方法和模式提出了新的要求，以数据信息为主要内容的档案管理呈现出电子信息化，运用现代化信息技术进行档案管理将是未来档案管理工作的必然发展趋势。运用现代化信息技术处理海量数据源进行档案管理对设备，技术，管理人员的专业技能和全面素质的要求将更高，因此，当前化工设计院档案管理在新形势下还存在许多问题。

　　1)对大数据背景下的档案管理认识不够。传统档案管理模式下的档案管理内容主要以纸质资料，设计图纸，研究成果为主，将这些资料进行收集整理，分类归档是档案管理的主要方式。大数据时代的到来，这种传统档案管理模式已经不能适应档案管理的要求，一时之间，管理人员对大数据背景下的档案管理认识不够，面对数字化的档案管理难以适应。2)大数据背景下的档案管理硬件设施落后。大数据背景下的档案管理内容的表现形式发生根本改变，对档案管理硬件设施的要求更高，运用现代化信息技术工具参与档案管理将是档案管理未来发展的主要形式。目前基于传统档案管理模式的硬件设施落后，已经不能满足大数据背景下的档案管理要求。3)档案管理人员专业技能和综合能力较低。大数据背景下的档案管理工作的主要内容更多的是运用现代化信息技术管理数据化档案，目前档案管理人员运用现代化信息技术的能力普遍较低，不能适应大数据背景下档案管理的要求。

　　4 大数据背景下化工设计院档案管理策略分析

　　大数据背景下化工设计院档案管理与传统档案管理无论是从内容，表现形式，还是从管理方法，管理模式等方面来说，都有较大变化，要使大数据背景下化工设计院档案管理高质高效，首先要从管理意识上发生转变，建立科学完善的大数据档案管理体系，其次将海量数据信息资源进行有效整合，最后在具有专业技能的管理人员的管理过程来实现。

　　1)树立大数据管理意识。长期以来形成的传统档案管理模式制约了大数据背景下的化工设计院档案管理，新时期的化工设计院档案管理首先要从传统档案管理的认知转变，充分了解大数据时代化工设计院档案管理的新要求，新趋势。解放思想，转变意识是大数据背景下化工设计院档案管理的基本要求。2)整合信息资源。大数据背景下化工设计院档案管理的显著特征是档案内容数据化，档案管理人员的主要工作内容就是将海量的数字化的设计图纸，设计资料，研究成果进行收集整理，对于数据信息的整理过程将是一项最重要的工作，管理人员必须要对海量的信息资源进行整合，这样才能做到对大量的数据信息進行有条不紊的分类梳理，然后归档存储。3)提高管理人员专业能力。档案管理人员的能力和素质决定了档案管理的质量和效率，大数据背景下化工设计院档案管理的内容和形式决定了档案管理未来将趋于现代化管理，对档案管理人员的要求也将更高。大数据背景下的化工设计院档案管理主要是运用现代化信息技术对数据化的化工设计资料进行整理，归档。这就要求档案管理人员不仅要具备一定的化工设计相关知识，而且还必须具备运用现代化信息技术的能力。因此，提高档案管理人员的专业能力，使之具备大数据背景下化工设计院档案管理要求的能力，是大数据背景下化工设计院档案管理工作的基本保障。

　　5 结束语

　　大数据背景下化工设计院档案管理未来发展趋势对档案管理人员的专业能力，硬件设施等都有更高的要求，化工设计院档案管理必须要正视当前档案管理工作中存在的问题和不足，并针对这些问题进行科学分析，找到科学有效的解决办法，使化工设计院档案管理工作更好的发挥作用。

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