数字时代企业电子档案制度化管理探究

　　摘 要：本文主要通过对国内制定颁布的电子文件和电子档案制度加以统计分析，并根据主题收集了电子文件和电子档案的制度，以此来综合系统性地进行辨析，阐述电子档案的制度和实践相互融合的实现路径，最终与现实结合提出电子文件和电子档案的制度进行完善的相关建议。

　　关键词：数字时代背景;档案管理;电子文件;电子档案;制度化管理

　　通常情况下，企业大部分是运用不同的生产来达到盈利的目的，或者是向市场提供相应的产品和服务的组织。企业自身具备盈利性及独立性，而在企业进行研发和生产以及管理活动中则会形成有价值的文件，即企业的档案。对档案工作则是企业的管理职责在进行相应的履行。伴随当前数字时代的发展，企业内的档案工作进入了新的阶段，并且在管理手段和对象以及理念等方面面临重要的改变。以往的档案管理针对纸质档案，而当前则主要是电子档案成为管理的对象。档案信息系统是当前企业对档案进行管理的又一种新手段，是电子档案的管理，还有对纸质档案进行管理的一种工具，但也存在较多的问题。在数字时代的背景下，针对企业的档案管理在各个方面提出更加严格的要求，一套具有高效的对档案进行管理的系统需要投入上百万，并且企业的本质是趋利的，因此较大的投入需要企业慎重的考虑。当前国家所制定的相关政策和制度主要为了促进推动档案管理开展信息化和标准化。所以，在下文中主要针对国家层面的相关电子档案管理的制度进行梳理，进而为企业在进行档案信息化时提供相应的参考。

　　一、电子文件和档案的制度辨析

　　从实质上来讲，电子文件和档案均是同一事物在不同的阶段下以不同的形式所展现出的形态。依据国家部门对电子档案管理制定的基本术语文件中对其定义显示，电子文件主要是国家的相关机构、社会的组织部门、个人履行职责及处理事务时，利用计算机而形成和办理以及传输存储的一种格式记录的文件。其主要是内容和结构以及背景所组成。电子档案主要是指有凭证和查考以及保存价值的归档储存的电子文件。通过上述的描述可知，电子文件应当是电子档案的前身，电子文件的规范和可信的程度对电子档案的规范和可靠具有重要的决定，所以电子文件和电子档案的管理制度具有密切的关联，并且相互衔接。

　　根据新发布的《档案法》中针对档案证据性进行以下的相关规定：符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力。由此表明，新《档案法》同样明确电子档案所具有的相关法律效力，另外需要关注的是电子档案怎样才符合《档案法》的要求，是有电子档案的相关法律和法规，以及相关的制度体系来支撑对其的定义，电子文件合法性则是电子档案自身法律证明力的根本，在对电子档案进行管理过程中，规范性以及合法性是法律证明力最为重要的关键。

　　通过上述的分析说明，电子文件所制定的制度主要具备的规范性，针对电子档案的来源合法性予以约束，而档案制度又是针对电子文件管理的合法約束，进一步确保电子档案的生命期在管理中的合法性。

　　当下，电子文件的所有制度是由国家标准印发以及档案行业的标准加以构建。在中国知网可以检索出10份国家的标准。利用互联网和国家档案局的网站进行检索可搜出大约43份标准。依据全程管理的核心思想，电子文件和电子档案的制度具有密切的相互衔接，并共同对电子文件的收集和整理以及归档、保管等进行相应的规范，进一步保障电子档案具备的规范性和合法性。

　　二、制度和实践的融合实现

　　从电子档案的定义可以看出其逻辑的起点和纸质档案是基本相同的，起点均是归档。而在现实中，企业内的档案部门对电子档案有保管权和处置权，但也来自归档，所以在本节中针对电子档案的管理进行分析，并分析电子档案的制度和实践融合的实现。

　　1.电子文件归档

　　将电子文件进行归档主要是依据国家的规定把有价值的电子文件和原数据交付档案的管理部门的一个过程。当下对电子文件进行归档的制度有以下几种：《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《数码照片归档与管理规范》《会计档案规范》。通过上述的相关制度来适应电子文件归档和电子档案的管理需求。

　　2.档案信息的系统

　　根据国家制定的针对档案信息系统中的安全保护分级把档案信息的系统通过划分三类，一是档案信息的管理系统，二是档案信息的服务系统，三是档案办公的系统。针对企业来讲，档案信息的系统是将以下三种系统集成一体，即档案的管理信息和数字化加工以及利用服务的系统。档案局通过制定针对企业开展建立数字档案馆的指南文件来指导各大企业将档案管理的系统作为重要核心，并紧紧围绕收、管、存、用电子档案完善资源和人员以及制度等等。在2017年，由国家档案局制定印发的针对电子档案管理系统的相关功能文件，依据电子和纸质档案管理相关法规，明确规定了档案管理的相关系统内最为基本的模块和功能。伴随智能密集架的运用，档案局又制定了《档案密集架智能管理系统技术要求》，对密集架的管理系统进行相应的要求。当前对于档案信息的系统运维被严重的忽略，并且严重缺少相关的制度保障及人员的支撑，档案局发布《档案信息系统运行维护规范》，以此来为各大企业的运维系统提供相应的参考。

　　3.电子档案的有效检测

　　企业内不断提升信息化的水平，如PDM系统的业务系统和档案管理构建相应的集成式接口，而管理系统则利用接口来得到业务系统的相关电子文件，并且在这一过程内对得到的电子文件开展了四性检测，这是对电子文件的质量进行验证的首步，并且还要用标准来进行相应的评测。根据于此，国家发布了针对文书类的电子档案进行检测的相关要求和标准。针对归档和移交接以及长期保存的环节可以进行四性的检测。四性主要是真实性、完整性、可用性、安全性，进而为文书类的档案检测进行引导。

　　4.电子档案的著录

　　著录是依据标准的形式来对电子档案的相关内容和结构等加以描述的整个过程。原数据是档案的内容和结构以及管理中的数据。所以档案的著录也是将电子档案的原数据进行录入的过程，而伴随档案管理和应用的系统两者间利用数据的接口来对电子文件进行相应的捕获，与此同时档案管理的系统也将得到此文件的原数据。另外，档案管理和业务的系统之间的原数据对管理系统的著录工作量具有决定性的作用，如果数据的匹配高则著录轻松，而匹配低则需要工作人员消耗大量的工作时间进行档案著录。所以，对原数据进行有效的统一标准具有非常重要的作用和意义，此问题同样是当下企业在进行档案信息化建设时的重点和痛点。国家对原数据开展制定的相关标准主要是有文书类的电子文件和录音录像类的电子档案以及照片类的电子档案等等。

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