浅谈文书立卷工作在现代企业的作用

　　摘要：随着现代科技的发展，传统的、低效率的手工立卷方式已不再适应快节奏、高质量、高效率的现代企业的发展，并将逐步被电子立卷所代替。文章主要对现代企业文书立卷的必要性，应遵循的原则，立卷方式以及运用现代化办公设备进行文书立卷等方面展开了论述。

　　关键词：现代企业,文书立卷

　　1 概述

　　在现代企业的实际管理工作中，有许多企业仍将文书工作和档案工作作为两个独立的工作体系，各自为政，独立运行，造成工作运转不畅，工作效率 低下。1993年修订通过的《国家行政机关公文处理办法》对文书立卷做了明确的规定。但是文书立卷并过调查：据不完全统计，全国真正推行文书立卷是企业公文处理工作中的一项重要内容，也是现行文书转化为档案的开端。文书立卷密切了文书工作和档案工作的关系，加强了两者的协调和配合，为实现文件和档案的一体化管理奠定了基础。

　　2 企业文书立卷的作用

　　2.1有利于文件的完整和安全

　　企业在管理运行过程中所使用的文件包括企业内部印发的文件和由外部送达企业的外部文件，以及有保存价值和参考价值的资料，这些文件材料记录和反映了企业的发展历史和生产经营活动，有的文件材料甚至还反映了企业工作的机密事件，对企业的生存和发展有着致关重要的影响。在日益激烈的社会竞争中，竞争对手为了战胜对手并取得较高的经济效益，刺探对手信息的现象屡有发生。由此可见，对文件进行规范化管理是十分必要的，企业要求文书立卷可以避免其文件材料的丢失。因为文书在文件的处理过程中，对文件材料的流向是十分清楚的，在对文件材料集中整理时可以发现文件是否齐全。如不齐全，可以把部门或个人手中办理的文件收集起来统一整理。企业日常处理的单份文件越来越多，这些零散的单份文件不仅杂乱，而且容易磨损和丢失。如果将零散的单份文件按照一定规格立卷，可以避免文件材料的破损和失散，保证了文件材料的安全和齐全，也便于保存和管理。

　　2.2 便于查找利用

　　企业文件材料是随着企业工作的实际需要而产生的，每份文件都有它特定的使用价值，而且有些文件材料之间有着必然的联系。例如，某企业要扩建厂房，企业向上级和各有关单位申请其所需要的土地、资金时所形成的请示性文件;上级对该工程项目的批复性文件;以及图纸、招投标书、各种施工合同、设备购置合同等等，都是同一项工程中的多种文件材料，他们之间有着密切的联系。对这些文件材料进行整理、立卷，形成一套完整的资料，这就对以后的查找工作提供了便利的条件。若拆散了文件间的固有联系，使文件零散、杂乱无章，查找起来如同大海捞针，费时又费力。因此文书处理部门不仅需要将具有参考价值的全部文件完整在联系，科学、有序、系统地进行整理，并组成案卷，使每一卷都成为精练的、有机联系的文件组合体，为今后的查找利用提供方便。

　　2.3为档案工作的开展奠定基础

　　文书立卷是文件处理工作的最后环节，案卷移交给档案部门后，文件材料就结束了它在秘书部门的处理和运转过程，进入档案管理阶段。文件材料和档案有着渊源关系，在立卷前是文件材料，立卷后便成了档案，立卷归档工作是两者的“结合部”和中间环节。立卷工作做得好，可以加快文件材料向档案的转化，为档案管理工作的开展奠定基础。

　　3 如何保证案卷的质量

　　一般来说，企业形成的文件有四种类型，即综合性工作计划、报告、总结;会议材料;处理具体业务所形成的文件;本企业编印的刊物。在对这些文件立卷时，一定要从本企业形成文件的整体情况出发，全面考虑、综合分析，不仅要选用恰当的立卷方法，而且要遵循文书立卷的基本原则，以提高案卷的质量。遵循企业机关的工作规律每个机关都有它的职能和任务，并且，其工作活动总是有一定规律的。如召开一次会议，会前要起草会议文件、发放会议通知，征求会议议题及会议意见，必要时召开预备会议;然后，经过正式会议讨论研究，形成决议、会议总结、会议纪要等。企业机关工作活动的规律性决定了文件的形成过程也有规律性。如文件之间有一定的时间顺序和承启衔接，先有工作计划，次有工作部署，再有工作决定、指示，后有工作总结。在文件形成过程中所具有的这种起因根据和承接顺序，构成了文件形成的一般规律。因此文书立卷的过程中必须要掌握这些规律，遵循文件形成的先后顺序，如实地反映各项工作的客观进程

　　4 企业办公自动化给文书立卷工作带来的新变革

　　以现代化的办公手段———计算机技术和通信技术来代替传统的手工操作和笔纸 实现文书立卷和档案管理工作。

　　万方数据

　　为主的办公方式已成为趋势。实行办公自动化后，文书立卷工作完全可以借助先进的办公设备进行处理。

　　4.1实现办公自动化，运用新的办公手段完成文书立卷工作，要求秘书人员必须具备一定的素质与技能

　　4.1.1熟练的业务素质和基本素质

　　在运用办公自动化设备处理文件时，秘书人员必须对文件的形成过程和处理程序十分了解，同时还要熟练地掌握文件立卷依据，这有助于今后立卷工作的开展。例如：文件宁电用(2011)关于供用电工程贴费有关问题的通知》到年底立卷时，首先，要求秘书人员在文件处理过程中依据《西北电力系统档案分类标准和保存期限一览表》，结合该文件的实际内容分析出文件立卷时的分类代码和保管期限为245、长期;其次，将其分析结果利用办公自动化程序中的档案管理系统进行立卷。如果秘书对文件的处理程序、立卷依据等不了解，甚至不了解自动化办公设备的使用 方式，其业务就 无法进行。秘书人员在熟练的掌握业务的同时还要具备最基本的素质，如打印，校对，使用与办公自动化程序配套的各种设备，包括照相机、录音机、扫描机、复印机等。

　　4.1.2电子计算机的应用技术

　　秘书人员在进行文件处理过程中必须懂得一定的计算机知识，如 一定的硬件知识、软件知识;能顺利地进行文件编辑;表格处理;图象、图形处理;一定的程序编制能力;计算机网络知识等等。

　　4.2利用办公自动化进行文件立卷，实现了文件到档案的“无封交换”，使文档一体化趋于实现。

　　在办公自动化代替手工操作实现后，秘书人员可以利用计算机的文档管理系统来秘书人员在运用计算机处理文件时，应首先登录文件的基本信息。如对外来文件要求登录来文单位、文件标题、文件字号、主题词、文件页数、文件是否受控以及基本的文件立卷归档信息(包括文件分类代码号、保存期限、文件是否销毁、销毁原因等)，文件正文也可以通过扫描仪进行处理。对于内部文件，由拟文单位在网上拟稿，经过各级领导和文件处理部门对文件进行审核、处理后，形成正式文件。由于文件的基本数据在网上文件的形成过程中已形成，所以秘书人员对文件进行分析后只登录文件立卷归档信息。这样就为年终运用办公自动化进行文书立卷奠定了基础。由于立卷所需的各项数据事先已在计算机上登录完成，因此在立卷时只要在档案管理系统中给计算机一个可以识别的指令，计算机即可根据原有文件的内容、特点和已登录的信息进行自动编制、组卷。而且在文件处理过程中计算机一次登录的各项文件信息可以多途径利用，例如根据文件立卷归档的要求，利用计算机一次登录的信息，年终可用打印机按照公文的顺序号(包括收文的流水号和发文的问号)打印出归档的文件清单，代替秘书人员手工登录的收、发文本;利用同样的信息打印出一年的案卷目录、卷内目录、文件受控清单和文件销毁清单等。利用办公自动化进行文件处理立卷工作时，由于通过计算机网络实现了文件一次性输入，多途径的输出利用，从而达到了文书与档案数据资源的最佳利用效果，同时可以消除重复性劳动，节省了时间，提高了工作效率和质量。利用办公自动化进行文书立卷，增强了文件的安全性和完整性，同时在文书工作和档案工作中形成了信息共享，功能衔接，真正实现了文件到档案的“无缝衔接”，使文档一体化管理得以实现

期刊VIP网，您身边的高端学术顾问

文章名称： 浅谈文书立卷工作在现代企业的作用

文章地址： http://www.qikanvip.com/gongshangqiyeguanli/6452.html