论“三化”在现代企业办公室管理的应用

　　摘要：本文从现代企业办公室中运用现代化管理、科学化管理和精细化管理三个方面，详细阐述了他们在办公室管理系统中运用及其优势，提出了采取积极措施加大推进力度，是办公室管理发展的必然趋势。

　　关键词：企业;现代化;科学化;精细化;应用

　　随着中国整体经济的崛起和不断突破，在现代企业在此过程中发挥着巨大的作用。伴随着公司企业自身发展壮大，办公室已成为现代企业综合性的管理服务部门，担负着为企业发展谋划决策以及监察决策顺利实施服务的重要职责，作为企业经营的中枢，办公室在现代企业发展中具有连接上下、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用。但办公室工作在现代企业、特别是在施工企业中还有许多有待完善的地方，本文针对现代施工企业办公室管理工作特点，结合本人长期的办公室管理工作实践，对做好现代企业办公室全面管理工作进行了一些探索并提出自己的“三化”管理模式。

　　一、办公室管理现代化

　　(一)信息管理的集成化。现代化的办公室管理系统由软硬件及网络产品的组成，人对系统的合理使用，单一办公系统同社会公众信息系统的有机联系，从而集成了现代化的开放式的办公室管理系统，使相关的人员能够有效地获得最新和完整的信息，提高领导层整体的反应速度和决策能力。

　　(二)文档管理的无纸化。现代化的办公室管理从传统的各种纸质文档完全实现了无纸化，可使各类电子文档(包括各种文件、资料、信息)能够通过计算机文件柜的形式实现文档分门别类的保管，减少文件丢失的可能性，提高办公室的可用空间，同时还能设定各部门按权限进行文档的检索查阅和共享使用。

　　(三)辅助办公的自动化。办公室是一个综合职能部门，工作内容多种多样，涉及各项程序纷繁复杂，它牵涉的管理内容比较多，如会议管理、车辆管理、物品管理、档案管理等等，现代化的办公室管理即是实现了这些日常事务性办公工作的自动化。

　　(四)工作流程的规范化。在办公系统都存在着大量流程化的工作，例如公文的签发、合同的审核签订、各种申请书或假条的审批、请示、汇报、事务管理的实时监控、跟踪等，都是一些流程化的工作，通过现代化的管理就可实现流程过程的自动记录和实时动态跟踪等，也保证各个环节中工作流程的规范化，可有效的提高歌部门人员及领导的单位办公工作效率。

　　(五)协同共享的网络化。通过运用电子数据交换和网内资源共享，在计算机间进行交换和自动化处理。例如电子公告、电子论坛、电子刊物，邮件系统，使内部的规章制度、企业新闻简报、技术交流、项目实施进度、通知公告等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业最新的发展动态和目前需要解决的问题，不仅使组织内部的通信和信息交流快捷通畅，而且也促进了分布式办公有效管理和远程办公的可操作性实施。

　　二、办公室管理科学化

　　(一)合理配置办公室内部机构。办公室处于现代企业管理的中枢地位，它不仅是协调上下和内外的综合办事部门，而且是企业领导层的辅助帮手，具有后勤保障、咨询服务、信息收发等基本职能，工作任务十分琐碎繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或素质不合格，必将影响办公室管理功能的正常发挥。因此，为了实现科学化的办公室管理，必须合理地设置办公室的内部机构和配备齐全合格的工作人员，使办公室由一支掌握较高理论水平、熟悉各项政策法规、较好的文字编写能力和灵活协调公关能力的精干队伍组成，以确保办公室各项工作能顺利开展。

　　(二)劳效结合，科学付酬。现代办公室将就“以人为本”，因此办公室人员的劳动付酬应建立在科学考核的基础上，合理分配。办公室是一个综合性的服务部门，工作性质有别于其他部门，工作任务很琐碎繁杂，每个岗位既有相对独立的工作职责，又有与其他部门岗位相配合的工作，而且同是办公室的岗位，但不同岗位的职能性质又不一样，有的岗位工作的基础性特征明显，有的岗位工作的专业性特征明显。岗位不同，工作的性质也就不同，工作成效展现出来的形式也就不同。这些都会导致对办公室人员工作绩效的评价难以统一标准。这就要思考，是按劳取酬，还是按绩效取酬。如果模糊界限，则难以发挥工作评价对促进工作积极性和绩效提升的功能。因此合理制定评价的标准，既按量又按质付酬。办公室人员付酬要劳效结合，各种因素共同衡量，把岗位职能分成几个因素性指标，明确每个岗位职能的主指标和副指标，不同岗位考核不同的主指标、副指标作为参考，主、副指标以不同的分值加以量化，以此确定薪酬的组成。这样，才能起到真正的激励作用。

　　(三)加强业务素质的学习。办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，这必然要求办公室人员应该定期通过组织培训和管理交流，使其具有较宽的知识面，开阔视野，掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术。同时，不断提升综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

　　三、办公室管理精细化

　　(一)强化精细化管理规章制度。推行办公室精细化管理，就要求办公室工作必须走专业化、标准化、制度化之路。从强化精细化管理规章制度入手，依靠精细管理规章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理经验形成为工作制度，要按照精确、细致、深入的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善责任体系，加强沟通协调。在狠抓管理规章制度落实的同时，还要抓住办公室管理的薄弱环节建立健全并认真执行办公室的各项管理规章制度和工作流程，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为，还要减少和避免人为因素的介入和工作部署的随意性。通过完善和强化办公室管理规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围。

　　(二)培养精细化工作习惯。精细化管理就是要求每位办公室成员都要在日常工作中总结经验，培养和养成细心做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，以“实”处做文章。培养精细化工作习惯最终是通过提升办公室成员的整体素质的方式实现，让办公室成员从中认识并体会到精细化管理所带来的良好效果。正如我们看到的：办公室工作代表着公司企业的形象，办公室人员的工作素质都代表着办公室内在的管理素养，代表着整个公司企业的管理形象和作风。

　　(三)坚持精细化管理理念。现代企业办公室逐步努力将精细化管理上升为一种文化理念，营造“忠实、勤奋、团结、高效、自律、严谨、精细、创新”团队文化氛围，高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。本人认为：制度仅能约束人，文化却能渗入人心，并激励员工在工作中实现自我超越。办公室人员要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、雷厉风行、严谨细致，投身办公室工作实践，提高精细化管理理念，才能真正保持办公室工作的持久活力，创造一流工作业绩。

　　参考文献：

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　　[2] 张国庆.行政管理学概论[M].北京: 北京大学出版社,2005.

　　[3] 高海生.秘书基础[M].北京: 高等教育出版社, 2004.

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文章名称： 论“三化”在现代企业办公室管理的应用

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