电力企业档案管理探析

　　档案作为企业的一项重要的基础工作，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高。电力企业档案管理的利用是电力企业管理工作的基础和重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。 电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录，它涉及范围广、门类多、信息量大，对生产经营至关重要。

　　1电力企业档案管理存在的问题

　　1.1 归档不齐全，管理不规范由于一些电力职工对《档案法》不甚了解，对电力档案也不够重视，存在重安全生产，轻管理的现象，所以电力档案管理的档案工作仍存在有法不依、有章不循管理不规范现象。近年来，在企业资产重组、单位转制、项目招投标、质量体系认证、产权登记过户等工作中产生了各种门类的新型帐外档案资料，而档案人员对新型档案资料不了解以及收集的滞后性使这些档案在收集过程中容易遗漏，从而导致档案资料收集不完整。

　　1.2 档案管理人员素质不高由于大部分档案员不是档案专业毕业的，对档案管理比较陌生，部分档案员由于年龄大或身体欠佳由其他部门照顾到档案部门，致使造成知识结构不合理，年龄结构也趋于老化。 当前，电力部门实行垂直管理，工作环境较以前都已有很大的改变，在舒适的环境里工作，图安逸，因循守旧、不思进取现象较为普遍。

　　1.3 信息化建设落后信息化是档案工作的发展方向，也是提升档案工作水平的有效途径。由于种种原因造成电力工程档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化电力企业的发展很不协调，工程人员不能在现场调阅工程档案图纸，不能跟上现代化电力企业的管理的步伐。在项目建设、管理中形成的电子文件和电子档案的管理工作中，没有将电子文件的收集、整理、归档、移交纳入建设项目档案工作制度，没有在合同中明确，监理、施工单位要特别注意这个问题。

　　1.4 档案意识不强。在电力企业的生产经营过程中，一部分企业对档案工作的重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在电力企业管理中的重要性和必要性。 应该打破“轻档案”的传统思维模式，将档案工作完成情况与全员绩效考核挂钩，从而强化全员的归档意识和责任意识， 确保公司在生产经营和管理活动中形成的，对企业具有保存价值的各种形式的文件材料及实物及时归档。

　　1.5 档案工作硬件投入不足。随着电力企业生产经营步伐的加快，原有档案用房过于狭小，档案管理设备陈旧，已不符合档案保管的标准，档案管理中存在安全隐患。 硬件设施是档案工作的重要基础。 从总体情况看，普遍存在投入不足、档案管理的硬件建设严重滞后等问题，硬件建设已成为制约档案事业发展的瓶颈。档案综合管理的要求无法实现，成为空中楼阁。 由于重视不够，不能达到档案管理的要求，仍然使用非标准档案柜，大多数档案库房缺少防高温、防潮湿、防虫措施，不少未按要求安装防盗设施。档案室专用微机、打印机、刻录机几乎未能完全到位，从而导致档案管理系统、档案数据库的建立，势必影响了档案工作的正常开展，也严重制约了档案的信息化建设。

　　2加强电力档案部门管理的新对策

　　2.1 严格规范电力档案管理制度与标准

　　电力档案应当严格按照《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案卷构成的一般要求》、《电力科技档案管理手册》、国家档案局《建设项目(工程)档案验收办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等整理电力档案资料，归档文件应齐全完整、准确、科学、系统，力争全面反映电力工程的主要工作情况，案卷质量达到国家标准。在输机建库时必须统一著录规则并加备注说明。

　　2.2 提高档案工作者的业务素质

　　档案工作是一项专业性很强的企业基础工作， 档案人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行的根本保障，也是档案管理水平得以提高的重要条件。所以档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。 对电力企业的档案工作人员，企业应该经常把他们送出去培训专业知识，同时也培训相关的计算机以及企业管理知识，让他们既懂档案业务知识，又知道企业管理知识，更明白如何运用计算机去管理档案。当然，电力企业档案工作者也应主动努力提高自身的业务素质和休养，积极主动去学习专业知识。 同时也要利用业余时间去学习相关的专业知识，譬如：电力系统专业知识、文史知识、社会学、情报学、传播学、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的整体素质和综合能力，做到电力企业档案分类，归档准确，规范、标准，同时对于档案信息的开发和编研起到促进和推波助澜的作用。

　　2.3 配备必要的档案设备设施

　　档案改革的软件具备了，它的硬件一样是必不可少的条件，那就是档案的基础设施。 档案现代化管理体制自然要配以现代化的设施。现代社会是网络信息化的时代，人们都借助网络信息了解事物和解决问题。档案管理工作也就必然要借助网络向人们传递它的讯息，提供它的利用价值。 从而原始的传统的人工的档案工作方式、方法已经限制了档案工作的发展，使档案工作变得死气沉沉，严重阻碍了电力企业的向前发展。取而代之的是计算机技术在档案管理工作中地广泛运用。 因而企业就要为档案工作开发或购买必要的档案管理软件，改造或新建档案库房，将铁柜换成现代化的密集架，购置现代化管理所需的计算机、复印机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、数码相机和数码摄像机、光盘库等。

　　2.4 加强档案的信息开发利用，为企业发展决策提供可靠依据。

　　电力企业档案管理的目的就是开发利用档案信息资源，为企业经济建设服务。 企业档案工作的服务由过去的封闭型转换为开放型，改变了以往重视管理，忽视开发利用工作的弊端。增强了信息的开发意识，积极开发档案信息资源，真正体现档案的实际价值，为企业发展和建设提供及时、准确、系统、全面的服务。 企业档案打破传统服务方式，更新观念、转变作风、主动出击，把握市场动态、预测企业要求，了解捕捉市场经济和企业所需的档案，从而主动地、有针对性地做好服务工作。企业档案部门要及时了解企业各阶段中心工作和重点工作开展情况，扩大充实档案资料的信息量，为企业发展决策提供可靠依据，以增加企业的经济效益。

　　2.5 规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

　　数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也需将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映， 而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，加强电力企业建设工程档案管理工作，有效利用好档案资源。

　　总之，电力档案管理人员，一定要更新观念，提高自身素质，以适应 21 世纪的时代的要求来武装自己，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念;全面加强对电力档案的收集、整理、保护、开发与利用，不但要为电力事业的今后发展留下宝贵的档案资料，还要不断提高信息化管理水平和档案的编研能力，提供多渠道、全方位、高效率的优质服务，为电力事业的发展做出应有的贡献。

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文章名称： 电力企业档案管理探析

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