公证档案的保管和销毁管理措施

　　本篇档案职称论文探索公证档案管理的方法，提出自己的理解。公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。档案能否完整、客观、准确反映公证行为的过程。公证档案的保密工作非常重要，应当建立严格的保密机制，保护当事人的合法权益。

　　推荐期刊：《中国档案》China Archives(月刊)曾用刊名：档案工作;材料工作通讯.档案工作，1951年创刊，档案专业刊物。宣传党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，推广全国各行业档案工作的经验成果，促进档案学理论与技术的研究。《中国档案》杂志创刊50周年时问世。

　　公证档案是组成国家档案的重要因素之一，具有重要的使用价值，作为档案质量的基础，公证机构有必要对保管、整理好公证档案给予足够的重视，本文对公证档案的重要性和利用价值等方面的理解进行了总结。

　　【关键词】公证档案?管理工作

　　一、公证档案是组成国家档案的重要因素之一

　　立卷、归档公证文书材料的是一项法定职责，公证档案是实事求是的对公证当事人的民事和经济等活动进行客观的记录，并且对公证机构的监督和引导进行记录。用来作为公证过程的真实性和合法性的证明《公证法》第三十五条规定“公证机构应当将公证文书分类立卷、归档保存”。这个规定使公证文书材料的立卷归档成为一项法定职责。需要进行立卷、归档的材料都得具有相应的保存价值，如果归档不具备保存价值的材料，会占用档案存放处的库存，使管理和查找档案的难度增加.从而使管理成本变大。要按照规定整理公证档案，在整理公证档案时，需要重视文件的内容和形成时间。要保持文件材料在文件的来源、内容、形成时间、载体等方面的关联性。保持档案的自然性联系，使文件材料能相互证明。物质载体和记录方式都具有多样化形式，立卷归档应统一转为档案文件、信息的记录方式。《公证程序规则》第五十九条第二款对此进行了规定：不能附卷的资料，应当对其原件进行复印、物证照片及文字描述等记录方式存入附卷。另外，将立卷归档的文书材料做成公证档案是由国家规定的，必须将公证档案定期交由相关档案机构进行集中管理，所以说公证档案的所有权归属于国家，任何个人不能将其私有化。

　　二、公证档案具有重要的使用价值

　　按利用人利用档案的目的不同，档案具有作为凭证和参考两个方面的作用。首先是因为档案是一份原始性记录，具有无可替代的权威性。其次是公证文件材料几乎涉及到当事人的各个方面的社会活动，具有来源的广泛性。再次，立卷归档是经过系统的整理和集中管理，档案的形成具有条件性。最后是档案载体的多样性。依据一个记录历史事件全过程的档案，用档案以各种形式虚拟地全面显现历史事件的过程和场景。档案通过记录和反映人们的社会活动，可以用于人们总结经验后在进行学术研究作为重要的参考依据。公证档案所发挥的主要是其凭证作用，公证档案以法律的形式固定相关各方当事人的真实想法，从而有效保障自然人、法人和其他组织的合法权益

　　三、档案材料是档案质量的基础

　　公证档案是历史事实的记录，更是一种有意识、有选择的对事实进行的记录。首先取决于相关证据材料的收集。一个有效的收集包括要明确应收集对象、收集时间、空间、方式、方法、程序，收集人员要有相应的资格及其专业技能，在收集之后进行存储和保管等多个方面的内容。这样才能保证公证人员在公证业务过程中全面客观、准确有效的对证据材料进行收集。因此可以保证公证档案的质量，进而保证了公证业务的质量。

　　四、保管、整理好公证档案是公证机构的重要任务

　　对于公证文书的归档保存，《公证档案管理办法》提供了有力的制度保障，在公证档案的接收与整理、借调、查阅、保管期限、鉴定与销毁，统计与移交、保管和防护都作了比较详细和全面的规定。《公证法》把公证文书的立卷、归档保存进行了升级，使其成为具有法定程序公证活动，更成为公证机构的法定职责。以此为基础，在修订《公证程序规则》时，对公证登记与立卷归档再次进行程序方面的规定，所以说，在公证制度的建设中，公证档案是一个非常重要的因素，公证机构需要足够重视这项重要的工作任务。

　　(一)公证档案管理能大力支持公证机构的可持续发展

　　公证档案的责任者除了是指档案管理人员，还有从事于公证业务、信息管理、技术、保额及其他与公证档案的形成与管理相关的一切人员，建立与实施公证档案的管理系统工作，与机构各个方面的工作人员和工作内容都有一定的关联。应采用专门管理水平的人员、要求和办法进行档案的管理，需要对公证机构人员进行岗位职责的培训，用工作流程进行控制，采取多方面的努力来提高关于公证档案管理的水平。

　　(二)公证档案管理服务于档案的使用价值

　　在信息时代，对信息的处理能力比信息本身具有更重要的使用价值。近些年来，对公证档案信息的查询和利用越来越多，这就需要公证机构整合档案资源，利用计算机、信息和网络多方面的技术对馆藏资源进行数字化处理，提供网上查询服务平台，以此适应档案收藏增加载体多样化的需求，同时解决传统档案管理方式与档案内容量增大两者之间的矛盾。

　　(三)公证档案的借调与查阅管理

　　对于公证档案的借调与查阅工作，公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记表。因为公证档案不是普通的档案，不同于单位机关的一般性公证档案。其最重要的一个特点就是属于重要资料，具有非常特殊的意义，同时，有司法官司时，还可以作为起诉的证据文档，在作为起诉证据时，可以被法院直接采用，因此在对公证档案借调和查阅时应履行严格的登记手续，不能马虎大意，签订完登记手续后，还必须限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的官正管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查阅函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼代理的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交公证处的证明材料和当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借阅和查阅公证档案。凡事借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆，文件短缺，应当立即追查责任。

　　公证档案有一个重要的特点即档案利用率较高，档案的机密性强。经过公证多次试验证明，公证机关办理公证事项大部分都是涉及机密性较高的档案。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉，因此必须严格遵守保密制度。

　　(四)公证档案的保管和销毁管理

　　我国公证档案保管期限标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，保管管理工作十分重要，就目前而言，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种，每一种保管期限时间长短不一，根据实际情况而论。根据需求，如果是属于需要长远查考、利用的公证档案列为永久保存。鉴定公证档案保存价值的原则是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长;保存价值不大，保存期限就较短。那么，对于已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，因为公证档案的存在是十分重要的依据，如果销毁之后，如有专门想要查看的相关公证档案，就再也找不回来了。因此在处理超过保管期限公证档案时，一定要细心认真核实，必须依据《公证档案管理办法》的程序处理，按照规章制度，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

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文章名称： 公证档案的保管和销毁管理措施

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