环保档案标准化规范化管理的措施

　　本篇档案论文阐述了环保档案管理工作的规范化和标准化的重要性和措施。环保档案主要是由环保相关部门公文转化而成，公文制发质量会对于档案质量构成严重的影响。因此，构建完善的环保档案管理制度，提升环保档案质量，注重环保档案资料的信息化开发利用非常重要。

　　推荐期刊：《档案学研究》(双月刊)是创办于1987年的季刊，是中国档案学会会刊，它的任务是促进档案学研究，提高档案科学技术水平，组织和协调群众性档案学术研究活动，培养和提高广大会员和档案工作者的研究能力和学术水平，进行国际档案学术交流。本刊结合我国档案事业的实际，开展学术研究，促进档案资源的开发与利用，加强国际交流合作。

　　档案管理工作在信息时代显得尤为重要，特别是环保档案管理工作的规范化和标准化是有效实现现代环保档案管理模式的重要途径。正是基于这个背景，本文重点分析了实现环保档案管理工作的规范化和标准化的重要途径，从而为促进环保档案管理工作的规范和标准提供重要的理论支持。

　　【关键词】环保档案管理?规范化?标准化

　　一、引言

　　环保档案主要指的是人们在环境保护过程中所形成的历史记录，是国家和人民群众的重要财产，同时也是重要的社会资源。党的十八届三中全会以来，环境保护受到了前所未有的重视，也是促进社会和谐和可持续发展的重要前提，而环保档案管理工作对于促进环境保护和生态重建具有非常重要的作用。环保部门不仅仅是国家机关，同时又是一个重要的技术和服务部门，加强档案管理工作，防范档案资料损毁，维护档案的完整性和准确性，对于服务环境保护工作极为关键，更是促进社会和谐、社会经济可持续发展的重要工作。因此，本文重点分析了环保档案管理工作的标准化和规范化途径，以期为促进档案管理工作水平的提升提供一定的参考。

　　二、环保档案管理标准化和规范化的主要途径

　　(一)完善环境保护相关公文制发

　　从公文制发角度就要注重其规范化和标准化，从而为促进环保档案管理的标准和规范打下坚实基础。对此，需要从下面三个方面来完善：第一，公文用纸质量要高，幅面尺寸要统一规范，并符合国家标准。第二，制发公文必须要经过相关手续才能够签发，并且要符合审批权限，公文标题和内容格式都要符合标准。第三，公文字体要清晰，无论是草拟还是缮印，或是涉及到公文的批注和签字等，都要使用不会褪色的墨水和纸张，从而有利于公文的长期保存。

　　(二)实现文书处理的规范化和标准化

　　虽然文书处理和档案管理工作具有一定的独立性，但是文书和档案之间本身就具有紧密的联系。文书是档案的来源，档案是文书的最终归宿，所以，对文书工作进行细致化处理，就能为档案管理标准化打下坚实基础。如果档案管理工作为文书工作服务时，能够提出明确的规范和标准要求，那么档案管理的标准化和规范化就能够得到有效开展。因此，我们在实际工作过程中，要强化文书处理和档案管理之间的有机统一，加强系统化思维意识，并树立严格的文书处理的规范化和标准化要求，从而为现代档案管理工作中的标准和规范打下基础。

　　(三)构建完善的环保档案管理制度

　　环保档案管理工作标准化和规范化的开展和实施需要制度进行保障，因此，要从以下几个方面来构建完善环境保护档案管理制度：第一，要成立环保部门档案管理领导机构和鉴定机构，进行双规管理，鉴定小组负责对标准化和规范化工作进行监督，领导小组则对规范化和标准化管理工作进行推进。第二，要完善档案管理的各项制度，实行责任制，并制定档案管理工作的标准化和规范化标准以及具体的考核方法，从而有效促进档案管理工作的有效统一。第三，要制定标准化和规范化要求，比如档案的分类和编码以及系统排架，还有档案的归档时间和保管期限等，都需要进行严格设定，从而实现档案管理工作的标准化和规范化。

　　(四)完善立卷归档工作

　　实现环保档案管理工作的规范化和标准化，其目的就是要促进档案管理工作价值的最大化，档案资料的完整化和检索的快捷化。因此，立卷归档工作的完善，还需从以下几个方面来解决：

　　第一，要准确把握文件立卷归档的实效性。当公文资料完成了相关阶段的任务之后，才能够给予立卷或者归档，如果这些文件还没有完成相关的使命，就不能够进行归档和立卷，否则，会造成档案管理工作的混乱。

　　第二，要明确立卷归档工作的重点内容，从而进行合理的立卷分工。立卷归档工作要坚持以自我为中心的原则，来明确立卷归档的重点和具体的分工工作，并在实际操作过程中需要对文件以及资料进行区别对待，特别是在内容以及形式或者作用等方面具有一定相似性的文件资料进行区分，出现了问题要具体分析，有效减少档案资料的重复性和信息的冗余度，这样才能够有效提升档案资料信息的利用率。

　　第三，要维护档案资料的完整性。在归档工作中要根据档案资料内容进行区别对待，把握重点内容，分清档案资料的主次关系，对档案资料的归档要严格把关，对不能够归档的文件要坚决给予制止，同时，对于那些可能散佚的文件要给予及时的补充和立卷归档。另外，在立卷归档过程中，要将同类且具有一定内在联系的文件资料统一分类，保存在同一组别中，以促进同一档案资料的完整性，特别是环保工作在时间上的延伸性和业务范围的跨度性都较大，这样才能够有效提升档案资料的利用价值。

　　(五)提升环保档案质量

　　对于环保有关案卷资料的收集要注重其资料的正确性，这是影响档案资料质量的关键要素，立卷方法及装订质量同样也影响到档案管理工作的标准化和规范化。因此，需要从以下几个方面来进行完善：第一，要保持文件资料的正确性，对档案资料进行筛选，防范虚假信息进入档案库。第二，要明确相关档案资料的标题，并且这些标题要符合检索便捷化原则，有助于使用人员检索，标题和内容要具有紧密的联系。第三，卷内排列要具有系统性，保管期限要明确，档案资料的秘密等级设置要合理科学。第四，档案卷皮书的撰写要整洁，使用正楷字撰写，案卷装订要符合标准，声像资料明确归类，且保持声音和视频的清晰度。第五，案卷装订要结实且美观，装订前要消除卷内文件中的金属物，同时对破损的文件进行及时的修订，从而保持档案资料的完整性和结实、整齐度。

　　(六)注重环保档案资料的信息化开发利用

　　随着信息技术的发展，档案管理工作的信息化系统管理已经成为必然的趋势。现代环保档案管理工作的重点就是信息系统的使用，这也是环保档案管理标准化和规范化的重要目的。那么，在信息化时代中，档案信息的标准化和规范化就要符合信息系统的需求，注重代码和内容的统一性，更加注重档案资料信息的准确性和电子化。特别是纸质档案公文转化成电子档案公文时，不仅仅要确保信息的完整性复制转化，同时也要符合档案信息化对标准化和规范化的需求。另外在信息化系统下，还要制定档案资料的安全规范，特别是加密模式的选择，同样也是档案信息规范化和标准化的重要方式。而在网络环境下的档案信息化管理，还需要注重档案信息的安全性，通过构建完善的安全体系防范档案资料的丢失和泄密，另外，对于档案信息的下载和使用也需要通过身份鉴别以及口令和密钥等形式来加强信息安全的管理，从而解决在信息化档案管理中存在的安全隐患问题。最后关键的是要对信息化档案数据库进行有效的管理和及时的备份工作，防范因数据库服务器的瘫痪引起的数据丢失问题，从而保障信息化系统下档案资料的完整性。

　　环保档案管理工作的标准化和规范化已是大势所趋，对此，档案管理工作人员需要不断增加自身综合素质，分析信息时代下对档案管理工作标准化和规范化的要求，从而实现传统手工档案管理模式向信息化档案管理模式的无缝转接。并且要努力认真学习信息时代下档案管理的相关标准，提升信息安全意识，只有如此，才能够有效提升环保档案管理工作水平，为促进环保档案管理工作的规范化和标准化打下坚实的基础。

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文章名称： 环保档案标准化规范化管理的措施

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