建立健全电子档案工作标准及规范

　　档案为单位提供了信息支持，是单位的重要资料来源。本篇档案论文对档案电子化管理进行了阐述，顺应新时代的变化要求，现代档案管理工作也向电子档案发展，但存在诸多问题，作者提出了加强专业人才的培养，完善维护电子文件真实性与安全性法规，建立健全电子档案工作标准及规范等等措施。

　　推荐期刊：省级期刊《档案管理》(双月刊)曾用刊名：(河南档案)1983年创刊，是档案专业的双月刊。其创刊宗旨是在传播档案学知识，交流工作经验，推动理论研究，提高档案工作者业务素质。坚持为社会主义服务的方向，坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导，贯彻“百花齐放、百家争鸣”和“古为今用、洋为中用”的方针，坚持实事求是、理论与实际相结合的严谨学风，传播先进的科学文化知识，弘扬民族优秀科学文化，促进国际科学文化交流，探索防灾科技教育、教学及管理诸方面的规律，活跃教学与科研的学术风气，为教学与科研服务。相关期刊有《档案与建设》《档案天地》.

　　【关键词】电子档案管理?问题?方案

　　档案是一个单位发展历程的记录，是一种重要的历史凭证，对单位的发展有着重要的意义。在过去，档案主要以纸质文件为主，保存大多使用卷盒、框架，工作量大，且易被损坏，给档案管理工作带来了诸多不便。近年来，信息化技术得到进一步发展，档案电子化管理与档案信息数字化，成为了档案工作的一个必然发展趋势。电子档案管理能够有效减轻劳动强度，在很大程度上提高了工作效率，为档案管理工作带来许多方便，但也不可避免地存在一些问题。在现代化进程日渐深入的情况下，档案管理软件系统开发步伐更快，电子档案管理将充分发挥出自身优势，促进档案管理工作水平的提升。

　　一、现代档案工作的转变

　　随着时代的发展及现代技术的进步，以往的档案管理方式已不能适应新时刊发展的要求，使得现代档案工作也发生了巨大转变，主要体现在以下几个方面：

　　(一)档案载体方面

　　在档案管理工作中，电子文件的传递速度及办公进度均较快，纸质文件逐渐被取代。电子图纸由于具有手工制作没有的优势，得到了广泛的应用。在现代的档案管理活动中，人们可利用计算机技术辅助设计，从而有效完成产品图纸从设计到存储、再到查询及修改的操作，方便、快捷。比如，生产一个大项目的产品，则会产生大量图纸，大部分又沿袭了老产品成果，保留电子图纸则会变得更方便、省时、省力。

　　(二)企事业档案分类方面

　　随着电子档案的出现，会打破以往的文书档案、产品档案、科技档案、会计档案、人事档案及基建档案等传统分类方式，进而转变为信息集成系统管理。在信息集成系统中，可设置相应的管理模块及流程。每一份完整的档案，均会分散在若干个管理系统中，然后由计算机根据相关指令进行工作目标的设置及类目的调整。尽管各企事业单位的信息分类会有差异，但通过计算机管理能提高其分类的科学性、规范性。

　　(三)档案接收与保管方面

　　在电子信息技术进步飞快的背景下，若档案人员不能在文件的形成及保管中充分利用电子技术，则可能导致文件缺失或不能被鉴定、保存及标目，或是无法检索利用。换言之，若档案人员无法将信息录入到信息集成系统中，将难以掌握到信息的重要部门，甚至无法接收档案。由于电子文件或电子图纸档案可能在任一时刻产生，这使得档案工作者将不能坐等档案的最后形成及归档，而是要求档案工作者需要在电子文件产生时则加强档案监督与指导职能。值得提醒的是，档案工作人员必须要有专人指导，才能掌握档案信息接收管理平台的运用技巧，进而保证档案信息的可靠性、实时性及有效性，实现对电子档案的有效管理。此外，当前的档案保管基本不再使用卷盒及框架作为装具，而是采用“虚拟库房”的存档方式。

　　二、电子档案管理面临的问题分析

　　(一)档案原件真实性方面的问题

　　电子文件极易被删改，而且改后基本不留痕迹。在运用计算机形成文件材料期间，拟稿者未留下个人笔迹，单位负责人也不可能在文件磁盘签发，这给日后档案使用者确认材料的真实性与权威性增加了难度。即便是软盘中内容被人删改，也很难发现或确认。

　　(二)档案内容保密性方面的问题

　　档案是对一个单位成长的记录，包括各种决策、发展目标及运行方式等机密性内容，关乎一个单位的生死存亡。因此，档案内容的保密性非常重要。然而，电子档案管理在内容的保密性上存在着很大风险，主要包括两个方面：第一，存储于网络某一设备的电子文件，均可经过使用网络的任一种终端设备获取;第二，存在于某一终端的电子文件，可同时发至若干个网络终端。从这两点来说，对于在规定时间内的需保密或限制使用的内容，存在着较大的安全保密隐患。

　　(三)电子档案保存长久性方面的问题

　　长久性也是档案的一个重要特征。由于档案本身的特殊性及重要性，要求档案应被长期、无损地保存，以便使用者检索及利用，为单位的发展、决策提供可靠性依据。近年来，办公自动化日渐深入，许多单位也逐步实现了无纸办公，各种决策、信息均已存入网络，然后使用计算机便可获取到需要的信息。该方法为档案归档提供了便利，但如果网络瘫痪或被毁，则很容易遭受病毒或“黑客”攻击，进而引发各类故障，导致电子文件缺失，文件将不复存在，给单位造成不可估量的损失。

　　(四)档案管理软件统一性方面的问题

　　尽管计算机技术发展迅速，但其软件研制速度要远远落后于硬件发展，无法满足存储各方面的发展要求。由于各地区的发展程度不同，所使用的档案系统也存在着差异，这必然会对各地区、各地方的档案应用及全国联网产生一定程度的影响。

　　三、解决方案分析

　　(一)加强专业人才的培养

　　进入到电子档案管理阶段后，拥有一批精通档案业务与计算机业务的专业人才至关重要。比如，可积极组织对档案管理人员的计算机知识与技术培训，提高其计算机运用能力;可通过送出国深造、招考等方式选拔精通档案管理业务及计算机技术的人才。通过各种方式，提升档案管理人员的综合素质及专业技能，使其能够灵活运用所需知识，以利于档案管理水平的提升。

　　(二)注重对维护电子文件真实性与安全性法规的完善

　　在电子文件的各个发展阶段中，从形成到处理，再到归档及保管、利用，信息均存在被更改或丢失的可能性。尽管有信息安全技术够完善，但也要有相应的管理制度为保障，才可确保其顺利实施。换言之，完善各种法规及管理体制，是维护电子档案原始性、真实性的重要前提，是保证其安全性的关键。所以，单位管理人员应加强完善关于维护电子文件真实性及安全性的各种标准与规范，以保证各部门能够依法管理电子文件及档案。

　　(三)建立健全电子档案工作标准及规范

　　在信息技术高速发展的时代下，电子文件的数量日益增多，故亟需一套合理、科学、严密的电子档案管理标准与规范，以保证电子档案管理的真实性、可靠性及安全性。因此，应建立并健全各种电子档案管理工作标准及规范，并用其对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等工作进行规范，使档案自形成起便得到有序、科学的管理。目前，该项工作是档案管理部门亟需解决的一个问题，也是一项基础性工作。

　　(四)加强先进电子档案管理软件的研发

　　鉴于电子档案管理工作的特殊性，亟需研发一种新型的档案管理软件。这种软件应具有统一的数据格式标准，且能兼容，以适应新时代电子档案管理工作的发展需要。因此，档案管理单位应加强新型管理软件的研发，并将其在全国档案系统中推广应用。通过这样，不但能够提升电子档案的管理水平，还能进一步保证电子档案的安全、保密及真实。

　　总而言之，在办公自动化普遍实现的时代下，加上信息高速公路的建成，给传统档案工作造成了重大打击，这也在一定程度上要求改革档案管理工作的方式与手段。在这样的情况下，档案部门应充分认识到当前局势，正确认识当前电子档案管理工作面临的问题，并及时采取有效的解决方案，不断提升档案工作水平。

　　电子档案管理论题拓展：虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。并能够实现对流程各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。

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文章名称： 建立健全电子档案工作标准及规范

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