将“三个”并重贯穿档案信息化工作始终

　　计算机网络的普及迎来了信息化时代，大大提高了各行各业的工作效率。本篇档案职称论文发表阐述了信息化时代档案管理面临的改革制约问题，认为全面实现档案管理的信息化应当建设专业人才队伍，统一档案信息化建设的标准与规范，将“三个”并重贯穿档案信息化工作始终。

　　推荐期刊：《档案与建设》Archives and Construction(月刊)1984年创刊，宣传贯彻党和国家关于档案工作的路线、方针、政策，繁荣档案学术，弘扬档案文化，发掘档案资源，指导档案业务。读者对象主要为档案、文秘及史学工作者。有英文目次及提要。本刊坚持为社会主义服务的方向，坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导，贯彻“百花齐放、百家争鸣”和“古为今用、洋为中用”的方针，坚持实事求是、理论与实际相结合的严谨学风，传播先进的科学文化知识，弘扬民族优秀科学文化，促进国际科学文化交流，探索防灾科技教育、教学及管理诸方面的规律，活跃教学与科研的学术风气，为教学与科研服务。

　　【关键词】档案信息化?问题?有效途径

　　随着信息化时代的到来和信息技术的不断深入发展，传统的档案管理已经不能跟上信息化时代的步伐。档案的管理已经不仅限于对档案进行保管和利用，还应该包括对档案的采集、整理、服务等，而在这整个过程中，都必须将信息化贯穿始终。也就是说，档案信息化是未来档案管理的全面发展趋势，必须重视档案的信息化建设。

　　一、档案信息化的定义

　　档案信息化，即由国家档案行政管理部门进行统一领导、组织以及规划，将现代化信息技术广泛应用于档案管理，对各种信息和资料进行收集、整理、归档、管理等。这个定义涵盖了四个标准，即全面实现档案管理的网络化跟数字化、全面实现档案信息资源的共享、全面实现档案管理模式的改革、全面实现档案从收集到利用全过程的一体化。

　　二、档案信息化建设面临的问题

　　(一)自身因素制约

　　当前很多地区都还是传统的档案馆，档案建设的重点仍然是对档案的保护和保管，确保档案资料的完整性。在这样的工作指导思想下，明显就没有对档案进行信息化规划，使得档案馆现有的布局与规划难以跟上信息化时代的发展需求，自然也就不能为档案的信息化建设和发展创建一个良好的发展平台，最终就阻碍了档案的信息化建设和发展。

　　(二)国家和政府的制约

　　档案信息化建设不是一朝一夕的事情，是一项具备系统性、复杂性和艰巨性的工作，在建设过程中要综合考虑多方面的问题，尤其需要国家和政府的大力支持。但事实上很多地区的档案信息化建设工作都还处于初级阶段，在技术上和组织上都缺乏强有力支撑，在管理、技术等方面更是没有统一的标准，缺乏规范性，这就更加剧了档案信息化建设的阻碍。

　　(三)硬件环境制约

　　档案信息化建设必须要有完善、统一的硬件环境，但因为一些档案馆在计算机软件开发方面没有规划性，导致开发出来和应用到实际中的软件在实用性、通用性等方面都表现出了滞后性。加之在计算机设备配备以及设备性能方面也没有统一标准，难以满足档案信息化建设的需求。

　　(四)专业人才缺乏

　　档案信息化建设必须要有专业的人才做基础，但实际上很多档案工作者的素质、能力都不高，对计算机知识以及操作技能知之甚少，这就导致信息化技术很难渗透到档案管理工作中，进而阻碍档案的信息化建设。此外，档案工作人员的配置也缺乏科学性和合理性，多数都是普通操作型人员，咨询服务、系统开发、信息导航等方面的专业人才十分缺乏。

　　(五)标准与规范未统一

　　很多地区档案馆在进行档案信息化建设时，都过于追求购买先进的设备和系统，缺少对档案标准化和规范化建设的重视，最终出现“有车无路”的情况，使得档案信息化建设受到各种阻碍，花费大量资金创建的档案信息系统难以发挥出实际效用，不能为经济和社会的发展提供有效服务。

　　三、档案信息化建设的有效途径

　　(一)强化档案信息化建设意识

　　档案部门要结合实际，从多方面强化档案管理人员、组织人员、档案管理部门等对档案信息化建设的认识，让他们意识到档案信息化建设的重要性和必要性;同时，强化对档案信息化建设有关法律法规的宣传，从法律层面强化他们的档案信息化管理和建设意识。让他们认识到档案管理工作不仅限于对资料进行保管，还应包含对资料的收集、整理、归档、利用等。只有强化了思想意识，才能在档案信息化建设过程中突破各种局限。

　　(二)落实基础设施的建设与合理分配

　　基础设备包括计算机网络系统以及档案信息化设备。计算机网络系统是档案传输、交换以及信息资源共享的平台，对纸质档案进行数字化处理和储存，创建配套的数据库，借助网络系统实现信息资源共享。档案信息化设备包括复印机、数码相机、打印机、计算机、计算机硬件和软件等，通过这些信息化设备能够实现档案资料的自动转化、表木、检索、储存、上载、标引、立卷等，最终实现档案收集-整理-归档-数字化处理-储存-传输-利用的一体化管理。购置齐全基础设施之后，还应结合档案部门的实际情况对设施进行合理分配，避免设施闲置和浪费。

　　(三)全面强化专业人才队伍建设

　　档案部门要结合档案工作人员实际情况，开展有针对性的思想教育、知识教育和能力培训。如开展思想教育，让档案工作人员树立牢固的档案信息化建设意识;开展知识教育，帮助档案工作人员及时掌握最新的计算机知识;开展能力培训，帮助档案管理人员掌握各种信息化设备的正确操作，为档案信息化建设奠定专业人才基础。此外，还应结合档案工作各个岗位的性质和特点以及档案人员的强项，对档案人员进行合理分配，确保档案信息化建设工作的高效性和连续性。

　　(四)统一档案信息化建设的标准与规范

　　档案部门应制定科学、合理、完善、统一的标准和规范，为档案信息化工作的开展提供有力依据和支撑。档案信息化建设的标准与规范包括档案收集标准、整理标准、分类标准、资源共享标准、传递标准、数据交换标准、服务标准等。如果没有这些标准与规范，档案信息化建设的工作就难以顺利开展，各类档案的收集、整理等都各有一套，这对档案信息资源共享的实现也是一大阻碍。具体可以统一制定《档案填写规范与收集标准》、《档案分类标准》、《纸质档案与电子档案转化标准》、《纸质档案提交标准》等，确保各个部门提交的档案都已严格依照统一标准进行的，促进档案信息化建设进程。

　　(五)将“三个”并重贯穿档案信息化工作始终

　　第一，软件和硬件并重。档案信息化建设过程中必须将软件跟硬件并重，重视软件的跟进以及应用管理，特别要重视操作人员综合素质的提升，这对档案信息化建设的成果有很大影响。同时要确保硬件的建设，紧抓人员的教育与培训，对档案工作人员进行集中辅导和个别指导，创造浓厚的学习氛围，提升人员的综合素质和能力。第二，资源整合和职能分配并重。对已有资源进行有效整合，打破各部门存在的封锁以及垄断现象，在坚持档案保密的基础上，强化信息数据、资料、政策、法律法规等的透明度，最大限度发挥档案信息的利用价值和效益。第三，加快建设和落实安全并重。档案信息化建设的最终目的就是实现档案资源的共享，实现档案资源的长久保存、充分利用，确保档案资源的完整性、真实性和科学性，迎合信息化时代人们对档案的需求标准，因此，必须要加快档案信息化建设的脚步。同时，还要落实档案资源的安全防范工作，认真研究各种计算机病毒，安装相应的杀毒软件、防火墙等，避免病毒入侵以及黑客侵袭，保证档案信息化管理系统运行的安全性、可靠性和长久性。

　　综上所述，在信息化时代的今天，档案信息化建设是必然的发展趋势，档案部门必须要重视档案的信息化建设，不断改进传统档案管理存在的不足，将信息化技术、知识和设备逐渐融入档案管理工作中，进而逐渐实现档案的全面信息化建设和发展，最大限度发挥档案信息的利用价值，突显出档案信息化管理在信息化时代的重要性。

　　档案信息化建设论题拓展：21世纪随着信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的一种战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设则是开发和充分利用这种信息资源的重要手段。随着信息技术的高速发展，给档案工作带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路，是为企业生产经营提供有效服务的重要举措，对于档案管理水平的提升具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。

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文章名称： 将“三个”并重贯穿档案信息化工作始终

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